Was versteht man unter dem Begriff Zeitmanagement?

Zum erfolgreichen Zeitmanagement gehört, sich selbst besser zu managen und seine Aufgaben effektiv zu strukturieren. Es ist oft Ausdruck dafür, dass sich Menschen sich gut organisieren und Aufgaben planen und priorisieren können. Erfolgreiches Zeitmanagement ist nicht immer einfach und erfordert mitunter viel Disziplin – aber lernen kann es jeder. Wie teile ich meine Arbeitszeit sinnvoll ein? Wie nutze ich den Tag ohne mich zu verzetteln? Die besten Tipps und Zeitmanagement-Methoden plus 10 Dinge, die erfolgreiche Zeitmanager tun…

Definition: Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Die Zeit läuft. Und läuft. Und läuft. Und immer zu schnell. Wie soll ich das alles nur an einem einzigen Tag schaffen? Diesen Papierstapel abtragen, diese Masse an Mails, dieses Chaos auf meinem Desktop beseitigen? Fragen, die Sie sich vermutlich auch regelmäßig stellen.

Das sogenannte Zeitmanagement soll dabei helfen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb eines zur Verfügung stehenden Zeitraums zu erledigen. Zwar unterscheiden dabei manche noch zwischen „persönlichem Zeitmanagement“ und „Zeitwirtschaft“ – ganz korrekt sind jedoch beide Begriffe nicht. Denn die Zeit selbst lässt sich nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal, ob wir ihn managen oder nicht. Das ist einerseits höchst gerecht, andererseits lässt sich auch nicht verleugnen, dass das einigen Menschen mehr Probleme bereitet als anderen.

Wir nutzen nicht die Zeit, die wir haben

Der Begriff Zeitmanagement trifft daher nicht wirklich den Kern des Problems. Es geht nicht darum, Zeit zu managen, sondern vielmehr die eigene (oder generelle) Arbeitsweise. Schon der römische Philosoph Lucius Annaeus Seneca erkannte:

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Wer seinen Arbeitsalltag besser in den Griff bekommen will, kann und sollte sich daher die folgenden Prinzipien zu Herzen nehmen. Sie zu befolgen, spart nicht nur wertvolle Zeit – man kann danach auch früher Feierabend machen. Und das erhöht sogar die Lebensqualität.

4 Zeitmanagement Methoden, die wirklich funktionieren

Zeitmanagement: Methoden, Tools und Tipps erfolgreicher Zeitmanager

Sie setzen Limits

Manchmal kommt man einfach nicht voran. Manchmal hakt es. Und zwar gewaltig. Dagegen gibt es ein Mittel: Druck – und eine Deadline. Nur wer unter einem gewissen Druck steht, eine Aufgabe lösen zu müssen, geht auch mit entsprechender Energie an die Sache. Den Druck muss aber gar nicht Ihr Vorgesetzter erzeugen. Das können Sie auch selbst, indem Sie sich immer wieder knackige Zeitlimits für Ihre Aufgaben setzen. Das geht ganz praktisch: Einfach Wecker im Handy stellen oder eine Timing-App nutzen.

Kennen Sie die 72-Stunden-Regel? Sie sagt: Alles, was Sie sich vornehmen, müssen Sie auch innerhalb von 72 Stunden beginnen, sonst sinkt die Chance, dass Sie das Projekt jemals umsetzen, auf ein Prozent. Schuld daran ist nicht nur der innere Schweinehund, sondern meist mangelnde Entschlossenheit. Wer sich einer Sache ganz verschreibt, mit Herzblut und Leidenschaft, der will damit auch loslegen. Und der erste Schritt ist dabei der Wichtigste. Denn auch das eint Erfolgreiche: Sie halten den Graben zwischen Entschluss und Erledigung sehr schmal.

Sie delegieren

Sie können nicht alles alleine machen. Müssen sie auch gar nicht. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, auf die Dinge, in denen Sie am besten sind. Und überlassen alles andere denen, die mehr davon verstehen. Ideal dazu: die sogenannte Eisenhower-Matrix:

Sie monotasken

Multitasking – klingt gut, ist schlecht. Effektiver ist es, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Darauf deuten Studien immer wieder hin. Übrigens auch dann, wenn Sie eine Frau sind.

Sie bereiten Häppchen zu

Nicht im kulinarischen Sinn, mit Schinken oder Käse. Sondern im organisatorischen: Vor langwierigen, komplexen Aufgaben steht man oft wie vor einer großen Mauer. Was nur allzu leicht in Frust und Aufschieberitis umschlägt. Deshalb: Schneiden Sie eine große Aufgabe lieber in viele kleine Stücke – sogenannte Meilensteine -, die Sie nach und nach abtragen.

Die sogenannte SMART-Methode soll beim Formulieren von Zielen helfen, wobei im Vordergrund steht, diese zunächst möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. Die Methode selbst wurde schon im Jahr 1956 entwickelt und ist ebenfalls ein Akronym. Es steht für:

1. Spezifisch
   Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
2. Messbar
   Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten.
3. Attraktiv
   Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen.
4. Realistisch
   Was Sie sich vornehmen muss natürlich auch machbar sein.
5. Terminiert
   Das bedeutet, die Aufgaben zeitlich bindend zu planen. Zum Beispiel: „Bis Ende des Jahres will ich zehn Prozent mehr Gehalt verdienen.“

Sie planen im Voraus

Betriebsam sein und produktiv – das ist nicht das Gleiche. Legen Sie sich einen durchdachten Tages- und Wochenplan zurecht. Nichts ist schlimmer als ein Tag voller Stress und Zeitdruck, der ins große Nichts führt. Andersrum ist besser: Produktiv arbeiten und früher fertig sein.

Sie priorisieren

Stichwort Prokrastination: Nicht immer ist die lange Bank der schlechteste Ort für eine Aufgabe. Schließlich ist nicht jede überlebenswichtig und unaufschiebbar. Die wichtigsten To-dos verdienen Ihre Aufmerksamkeit jetzt, hier und sofort, alle anderen dürfen Sie getrost auch mal schieben. Darum: Schärfen Sie Ihre Sinne und lernen Sie, Wichtiges von GANZ Wichtigem zu unterscheiden.

Die 40-30-20-10-Regel ist eine simple Methode aus dem Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und ihnen angemessen viel Zeit zu widmen. Im konkreten Fall widmen Sie 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit der Aufgabe mit der höchsten Priorität, 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe, 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben.

Die Zeitmanagement-Methode hat Schwächen, da sie nur von maximal drei wirklich wichtigen Aufgaben am Tag ausgeht. Das trifft natürlich nicht immer zu. Gleichzeitig zeigt die Regel aber auch, dass effektives Zeitmanagement immer radikal sein muss. Die einzelnen Prozentzahlen sind daher eher als Richtgrößen zu begreifen, das Prinzip dahinter ist entscheidend.

Sie kapseln sich ab

Wenigstens zeitweise. Social Media, E-Mails, Karrierebibel — alles wunderbare Hilfsmittel und Zeitvertreibe. Aber eben auch Zeitfresser. Richten Sie sich daher Zeitfenster ein, in denen Sie sich von nichts ablenken lassen, in denen alle Störquellen deaktiviert sind. Wenn Sie sich im Netz über das Weltgeschehen informieren wollen, dann immer zu bestimmten Zeiten am Tag — und nicht immer wieder zwischendurch.

Sie folgen Routinen

Wer planlos in den Tag stolpert, ist anfälliger für Ablenkungen. Frühmorgens joggen, dann zur Arbeit, 15 Minuten E-Mails bearbeiten, die folgenden zwei Stunden das aktuelle Projekt vorantreiben. So könnte Ihre Tagesroutine aussehen. Positiv: Routinen üben sanften Druck auf Sie aus und wirken zudem durch die Kraft der Gewohnheit.

Sie schreiben mit

To-do-Liste, Kalender, Zeitplan – zu einem guten Zeitmanagement gehört das richtige Equipment in der Westentasche. Wer gut organisiert ist, spart automatisch Zeit. Und Dinge aufzuschreiben, macht sogar noch erfolgreicher, weil es das Gedächtnis trainiert und die Merkfähigkeit erhöht.

Sie denken realistisch

Ein Treffen beim Kunden? Okay, halbe Stunde hin, eine Stunde vor Ort, halbe Stunde zurück, fertig, nächster Termin. Fehler! Planen Sie ausreichend Puffer ein, denn Störfaktoren lassen sich nie komplett ausschalten. Eine Reifenpanne, ein unerwarteter Anruf, eine mit Kaffee bekleckerte Bluse: Lieber den Plan entzerren als vollstopfen.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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Zeit ist eine wichtige Ressource, die begrenzt zur Verfügung steht. Deshalb ist ein geschickter Umgang mit verfügbarer Zeit ein zentraler Faktor im Arbeitsleben. Ein kluges Zeitmanagement erhöht die Produktivität des Einzelnen und von Unternehmen. Dabei stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, die zur Planung und Einteilung von Arbeitszeit dienen. Moderne Software nimmt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle ein.

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Ziele von Zeitmanagement

Ausreichend Zeit ist eine notwendige Voraussetzung für alle Arbeiten und Projekte, ob im persönlichen Alltag oder im Arbeitsleben. Gleichzeitig handelt es sich dabei um eine Ressource, die sich, einmal verbraucht, nicht zurückgewinnen lässt. Hier setzt Zeitmanagement an. Sein zentrales Ziel besteht darin, vorhandene Zeit sinnvoll einzuteilen und effizient zu nutzen. Das sorgt für reibungslose Workflows und eine hohe Produktivität. Gleichzeitig ist es ein effektives Mittel gegen Stress und fördert eine gesunde Work-Life-Balance.

In diesem Zusammenhang geht es darum,

• eine Übersicht über anstehende Arbeiten zu erhalten,
• Aufgaben sinnvoll zu priorisieren,
• Zeitfresser zu identifizieren und gezielt auszuschalten und
• Projekte komplett zu bearbeiten und abzuschließen.

Was im ersten Moment einfach klingt, ist oft eine echte Herausforderung. Denn Zeitmanagement bedeutet auch, eingefahrene Muster und Routinen aufzubrechen. Zudem führt es nur zum Erfolg, wenn es dauerhaft und konsequent angewendet wird. Dafür sind Disziplin und eine klare Motivation notwendig.

Methoden im Zeitmanagement

Arbeitnehmern und Arbeitgebern stehen verschiedene Methoden des Zeitmanagements zur Verfügung. Dazu gehören die Eisenhower-Methode oder die 80:20-Methode (Pareto-Prinzip). Letztere beinhaltet, 80 Prozent der anstehenden Aufgaben in 20 Prozent der verfügbaren Zeit zu erledigen. Bei der Eisenhower-Methode findet eine Einteilung von Arbeiten in vier Kategorien statt. Ausschlaggebend dafür sind die beiden Parameter Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Ein zentrales Element aller Methoden im Zeitmanagement ist eine klare Priorisierung. Außerdem betonen Experten die Bedeutung der Schriftlichkeit. Demnach ist das Ergebnis besser, wenn man die eigene Zeitplanung für größere und kleinere Zeiträume schriftlich festlegt. Im modernen Arbeitsleben findet in diesem Zusammenhang spezielle Software Anwendung. Das beginnt bei Tagesplanern und reicht bis hin zu ausgefeilten Programmen für die Strukturierung des Arbeitsalltags.

Eine geschickte Zeitwirtschaft lohnt sich auch in der Freizeit

Die Vorteile eines intelligenten Zeitmanagements lassen sich sogar abseits der Arbeit nutzen. So lassen sich dieselben Methoden anwenden, um anstehende Aufgaben im Haushalt und private Termine zu priorisieren und zu planen. Auf diese Art erhält der Alltag mehr Struktur. Eine einfache Kalendersoftware oder ein Kalender auf Papier genügen oft, um von den Vorteilen einer geschickten Einteilung von Zeit in der Freizeit zu profitieren.