Wo kann ich eine beglaubigte kopie machen lassen

Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie eines Dokuments mit einer amtlichen Beglaubigung. Eine amtliche Beglaubigung ist eine Bestätigung, dass die Kopie dem Original entspricht. Viele Behörden wollen nicht das Original, sondern eine beglaubigte Kopie des Originals, da das Original nicht verloren gehen darf.

Auf der beglaubigten Kopie steht, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Dieser Vermerk wird mit einem besonderen Stempel (Emblem oder Dienstsiegel) und der Unterschrift der Person, die die Beglaubigung durchgeführt hat, versehen. Der Stempel muss auf allen Seiten des Dokuments zu sehen sein.

Bitte beachten Sie:  Die meisten Behörden akzeptieren keine beglaubigten Kopien von beglaubigten Kopien. Sie brauchen eine beglaubigte Kopie des Originals. Wenn Sie zum Beispiel eine beglaubigte Kopie aus Afghanistan haben und von dieser eine beglaubigte Kopie in Deutschland machen lassen, akzeptieren die Behörden diese vielleicht nicht.

Sie können Kopien beglaubigen lassen, zum Beispiel eine Kopie von einem Schulzeugnis. Eine Beglaubigung bestätigt, dass die Kopie dasselbe zeigt wie das Original.

Das Bürgeramt beglaubigt Kopien in zwei Fällen:

• Das Original stammt von einer Behörde.
• Sie benötigen die Kopie für eine Behörde.

Öffentliche Beglaubigungen und Beglaubigungen für das Ausland

• In anderen Fällen und wenn Sie eine öffentliche Beglaubigung benötigen, wenden Sie sich bitte an ein Notariat. Notariate in Berlin finden Sie zum Beispiel bei der Berliner Notarkammer (unter "Weiterführende Informationen").
• Wenn Sie eine Beglaubigung im Ausland vorlegen wollen, kann es zusätzliche Anforderungen geben (unter "Weiterführende Informationen").

• Im Allgemeinen ist für Schriftstücke in anderen Sprachen zusätzlich eine deutsche Übersetzung eines öffentlich vereidigten Dolmetschers beizufügen.
• Ist für die Verwendung ausländischer öffentlicher Urkunden, wie zum Beispiel Zeugnisse oder Diplome, die im Inland vorgelegt werden sollen, eine Legalisation/Apostille notwendig, kann dies nur durch das jeweilige Ursprungsland vorgenommen werden (unter "Weiterführende Informationen").

Voraussetzungen

• Amtliches Dokument oder Kopie für eine Behörde
  

  Entweder das Original stammt von einer Behörde. Oder die Kopie ist für eine Behörde bestimmt.

• Die Beglaubigung ist nicht einer anderen Behörde vorbehalten
  

  Kopien von bestimmten Dokumenten können Sie nur bei derjenigen Behörde beglaubigen lassen, die das Original ausgestellt hat. Dazu zählen:
  

  • Auszüge aus dem Grundbuch,
  • Auszüge aus dem Handelsregister,
  • Auszüge aus dem Vereinsregister,
  • Geburtsurkunden, Eheurkunden, Sterbeurkunden und andere Personenstandsurkunden,
  • Auskünfte aus dem Liegenschaftskataster.
  • Ist für die Verwendung ausländischer öffentlicher Urkunden, wie zum Beispiel Zeugnisse oder Diplome, die im Inland vorgelegt werden sollen, eine Legalisation/Apostille notwendig, kann dies nur durch das jeweilige Ursprungsland vorgenommen werden.

• Das Original ist unverändert
  

  Wenn das Original aussieht, als sei es verändert worden, beglaubigen wir die Kopie nicht.
  Beispiele: Lücken, Durchstreichungen, Korrekturflüssigkeit („Tipp-Ex“)

• Das Original ist vollständig
  

  Wenn Sie nur einen Teil des Originals vorlegen, beglaubigen wir die Kopie ebenfalls nicht.
  Beispiel: Sie bringen von einem Original mit mehreren Seiten nur eine Seite mit.

• ggf. Beauftragung einer anderen Person
  

  Eine persönliche Vorsprache ist nicht erforderlich. Sie können auch eine andere Person die Beglaubigung von Kopien vornehmen lassen. Dafür ist keine Vorlage einer Vollmacht notwendig.

Erforderliche Unterlagen

• Original
• Kopie
• ggf. deutsche Übersetzung für Schriftstücke in anderer Sprache durch öffentlich vereidigte/n Dolmetscher/in

  Im Allgemeinen ist für Schriftstücke in anderen Sprachen zusätzlich eine deutsche Übersetzung eines öffentlich vereidigten Dolmetschers beizufügen, wenn sich die beglaubigende Stelle anders kein Bild vom Inhalt machen kann. In Ausnahmefällen kann bei Vorhandensein von ausreichenden Sprachkenntnissen auf eine Übersetzung verzichtet werden. Die Entscheidung kann jedoch erst nach Vorlage des Dokumentes erfolgen.

5,00 Euro je Seite

Die Gebühren können höher sein, falls Original und die Kopie schwierig miteinander zu vergleichen sind, zum Beispiel bei technischen Zeichnungen oder bei chemischen Formeln.

Rechtsgrundlagen

Bei einem Schulzeugnis handelt es sich um ein amtliches Dokument. In der Regel benötigen es zum Beleg Ihrer Qualifikationen, wenn Sie sich auf einen Job bewerben. Wenn Sie ein Studium aufnehmen oder eine Ausbildung absolvieren möchten, ist das Zeugnis ebenfalls ein essentieller Bestandteil der Bewerbungsunterlagen. In vielen Fällen reicht es aus, wenn Sie das Zeugnis einscannen und digital absenden oder wenn Sie es kopieren und einer postalischen Bewerbung die einfache Kopie des Zeugnisses beifügen. In einigen Fällen ist es jedoch erforderlich, dass statt einer einfachen eine beglaubigte Kopie eingereicht wird. Erfahren Sie hier, wann Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen müssen und wo dies möglich ist.

Eine Beglaubigung hat den Zweck, die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen. Zwar ist die Fälschung eines Zeugnisses kompliziert, aber nicht unmöglich, weshalb es Einrichtungen und Institutionen gibt, die bei einer Bewerbung eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses verlangen.

Gut zu wissen: Beglaubigt wird immer eine Kopie des Zeugnisses, die dem potenziellen Arbeitgeber übergeben wird. Das Originalzeugnis behalten Sie grundsätzlich in Ihrem Besitz.

Wann Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen müssen

Sie müssen ein Zeugnis nicht grundsätzlich beglaubigen lassen. In vielen Bereichen ist es möglich, eine einfache -unbeglaubigte- Zeugniskopie einzureichen. Erkundigen Sie sich vorab, ob die Beglaubigung notwendig ist oder nicht. Reicht ein einfach kopiertes Dokument aus, sparen Sie viel Geld.

Hier handelt es sich in der Regel um eine Einzelfallentscheidung. Die Stellen, bei der Sie Kopien des Zeugnisses vorlegen müssen, teilen Ihnen mit, ob Sie das Zeugnis beglaubigen lassen müssen oder nicht. Es gibt keine eindeutige Vorschrift. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie nachfragen, ob Ihre Kopien beglaubigt sein sollten oder nicht.

Hier wird im Bewerbungsverfahren häufig eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses verlangt: 

• bei Universitäten (in der Regel nur bei der Erstbewerbung)
• Behörden als Arbeitgeber

Bei allen übrigen Arbeitgebern gilt: fragen Sie nach, sofern nicht bereits eine eindeutige Form der gewünschten Zeugniskopie mitgeteilt wurde!

Wann reicht eine einfache Zeugniskopie?

Als Alternative zur beglaubigten Variante der Zeugniskopie können Sie die Dokumente einfach kopieren und einreichen. An vielen Stellen ist dies ausreichend. Somit können Sie sich die Kosten für den amtlichen oder öffentlichen Weg sparen. Mitunter ist es notwendig, die Originale vorzulegen. So können Sie ebenso nachweisen, dass es sich um echte Dokumente handelt.

Sie wissen nicht, ob einfache Zeugniskopien ausreichen? Auch hier gilt, dass Sie nachfragen müssen. Da die Vorschriften, wie bereits erwähnt, nicht einheitlich sind, erfahren Sie durch Ihre Nachfrage, wie Sie es richtig machen.

Wo kann ich ein Zeugnis beglaubigen lassen?

Diese Stellen können Sie mit einer Zeugnisbeglaubigung beauftragen:

• Bürgeramt Ihrer Gemeinde
• Notar
• Schule, die das Original ausgestellt hat
• Pfarrer
• zusätzlich in Hessen: das Ortsgericht

Das Zeugnis amtlich oder öffentlich beglaubigen lassen

Sie können sich entscheiden, ob Sie das Duplikat Ihres Zeugnisses amtlich oder öffentlich beglaubigen lassen möchten. Öffentliche Beglaubigungen nehmen Notare vor. Andere Behörden, etwa das Bürgeramt, bieten Ihnen amtliche Beglaubigungen an. Für welche Variante Sie sich entscheiden, ist nicht zuletzt von dem Zweck abhängig, zu dem Sie das Zeugnis beglaubigen lassen möchten. Für die Nutzung der beglaubigten Kopie im Rahmen einer Bewerbung ist eine amtliche Beglaubigung in der Regel ausreichend.

Bürgeramt

Im Bürgeramt können Sie eine beglaubigte Zeugniskopie recht einfach während der normalen Öffnungszeiten erhalten. Nehmen Sie das Originalzeugnis und eine gut leserliche Kopie mit. Sie können das Duplikat auch von einem Mitarbeiter der Behörde anfertigen lassen. Dann müssen Sie aber damit rechnen, dass Sie Gebühren zu zahlen haben.

Sie können beim Bürgeramt nur die amtliche, nicht aber die öffentliche Beglaubigungsvariante wählen. Wie es der Name bereits verrät, können Sie die Kopien für amtliche Zwecke, etwa die Vorlage des Zeugnisses bei einer Behörde, nutzen.

Notare

Notare sind Kraft ihres Amtes befugt, eine beglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses anzufertigen. Auch hier legen Sie das Original vor. Wenn Sie die Dienstleistung von einem Notar vornehmen lassen möchten, benötigen Sie in der Regel einen Termin. Der Notar beglaubigt in der Regel keine Dokumente zwischendurch. Sie können das Duplikat bereits zu Hause anfertigen lassen. Mit dem Siegel bestätigt der Notar, dass er das Original gesehen hat und dass es sich um ein echtes Dokument handelt.

Sie erhalten ein öffentlich beglaubigtes Zeugnisdokument, wenn Sie einen Notar mit der Dienstleistung beauftragen. Im Unterschied zu den amtlichen Beglaubigungen enthalten die Kopien ein Siegel. Sie können diese Kopien auch für die Vorgabe bei den Behörden nutzen.

Pfarrer

Dass Sie Zeugnisse bei Ihrem Pfarrer beglaubigen lassen dürfen, wissen die wenigsten Menschen. Es ist aber möglich. Beachten Sie, dass sich die Berechtigung nur auf Zeugnisse beschränkt, die Sie im Original vorlegen. Für andere Dokumente gilt diese Berechtigung nicht.

Spezielle Regelungen für die Beglaubigung von Zeugniskopien

Gegenüber anderen Dokumenten gelten hinsichtlich der Beglaubigung von Zeugnissen besondere Vorschriften. So dürfen Schulen und ein Pfarrer ausschließlich Zeugnisse beglaubigen. Notare und Bürgerämter sind hingegen befugt, auch für weitere Dokumente beglaubigte Kopien auszuhändigen.

Ablauf einer Beglaubigung - Das Wichtigste ist die Unterschrift

Bringen Sie zur beglaubigenden Stelle das Originalzeugnis und eine einfache Kopie des Zeugnisses, welche beglaubigt werden soll. 
Bei der jeweiligen Stelle wird die Zeugniskopie mit dem Original abgeglichen. Stimmt die Kopie mit dem Original überein, bestätigt die beglaubigende Person mit ihrer Unterschrift auf der Kopie, dass sie die Zeugnisse im Original gesehen hat.

Kosten für die Beglaubigung

Wenn Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, kann dies Gebühren kosten. Schulen und Pfarrhäuser bieten diese Dienstleistung häufig kostenlos an. Wenn Sie die Bürgerämter oder einen der niedergelassenen Notare aufsuchen, zahlen Sie zwischen fünf und zehn Euro pro Auftrag. Sollten Sie mehrere Zeugnisse einreichen, können die Kosten auch bei einem Euro pro Normseite liegen. Die Gebühren für die Beglaubigung der Zeugniskopie sind in der Regel sofort fällig.

Reichen Sie mehrere Zeugnisse ein, um Kopien anfertigen zu lassen, bekommen Sie in der Regel keinen Rabatt. Die Behörden definieren üblicherweise einen festen Preis, den Sie für jedes der Dokumente verlangen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die entsprechenden Kosten einkalkulieren.

Fazit

Möchten Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, können Sie dies beim Bürgeramt, in einer Pfarrstelle, aber auch bei einem der niedergelassenen Notare in Auftrag geben. Beachten Sie, dass Sie das Zeugnis für die Beglaubigung immer im Original vorlegen müssen. Es erfolgt ein Vergleich des Originals mit der Zeugniskopie. Ziel ist es, die Feststellung zu treffen, ob die Kopie dem Originalzeugnis entspricht. Wenn dem so ist, bestätigt der Mitarbeiter der jeweiligen Behörde dies mit einer Unterschrift. Das Beglaubigen kostet Gebühren, die sofort fällig werden. Da Sie das in einem Bewerbungsverfahren einzureichende Zeugnis nicht immer beglaubigen lassen müssen, ist es empfehlenswert, sich vorab nach den Vorgaben zu erkundigen. Eventuell können Sie Gebühren sparen, wenn Sie eine einfache Abschrift des Zeugnisses vorlegen.