Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wenn Sie über Ihr Gmail-Konto E-Mails von einem Gerät oder einer App senden möchten, bitten Sie Ihren Administrator um Hilfe. Er kann Geräte und Apps entsprechend einrichten, z. B. so, dass E-Mails von gängigen Druckern und Scannern wie Canon, Epson, HP, Ricoh oder Xerox über Google Workspace gesendet werden. Hinweis: Ihre Supportstufe umfasst möglicherweise keinen Support für Produkte von Drittanbietern. Sollte dies der Fall sein, können Sie sich an den Support des Anbieters für das entsprechende Gerät oder die App für E-Mails wenden. Am besten senden Sie E-Mails über solche Geräte mit dem SMTP-Relay-Dienst von Google Workspace, da die Authentifizierung hier über IP-Adressen erfolgt. Über den SMTP-Relay-Dienst können Nachrichten von Geräten und Apps an beliebige Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden. Diese Option ist am sichersten. Wenn Sie die alte kostenlose Version der G Suite haben, führen Sie ein Upgrade auf Google Workspace durch, um diese Funktion zu nutzen. Ein Nutzer kann Nachrichten an bis zu 10.000 Empfänger pro Tag weiterleiten. Port 25, 465 oder 587 Secure Socket Layer-Protokolle (SSL-Protokolle)/Transport Layer Security-Protokolle (TLS-Protokolle) Dynamische IPs sind zulässig, für die Authentifizierung ist aber möglicherweise eine statische IP-Adresse erforderlich. Statische IP-Adresse oder gültige Anmeldedaten eines Nutzers Stellen Sie auf dem Gerät oder in der App über einen der folgenden Ports eine Verbindung mit smtp-relay.gmail.com her: 25, 465 oder 587. Je nachdem, was durch das Gerät oder die App unterstützt wird, können Sie weitere Einrichtungsoptionen verwenden, um E-Mails von Druckern, Scannern oder Apps zu senden. Wenn Sie eine Verbindung über SSL oder TLS herstellen, können Sie mit smtp.gmail.com als Server E-Mails an beliebige Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation senden. Dazu müssen Sie sich mit Ihrem Gmail- oder Google Workspace-Konto und Ihren Passwörtern authentifizieren. Bei älteren Scannern oder Druckern wird OAuth unter Umständen nicht unterstützt, sodass Apps und Geräte Ihre Google-Kontodaten ohne Ihren Nutzernamen oder Ihr Passwort zu verwenden teilen können. Führen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte aus, bevor Sie das Gerät einrichten: 2.000 Nachrichten pro Tag. Port 465 (SSL erforderlich) Port 587 (TLS erforderlich) Dynamische IPs zugelassen Für die Authentifizierung ist Ihre vollständige Gmail- oder Google Workspace-E-Mail-Adresse () erforderlich.
Mit dieser Option können Sie Nachrichten nur an Gmail- oder Google Workspace-Nutzer senden. Dafür ist keine Authentifizierung erforderlich und Sie können keine Nachrichten an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden. Falls Ihr Gerät oder Ihre App kein SSL unterstützt, müssen Sie den eingeschränkten SMTP-Server aspmx.l.google.com verwenden. Voraussetzungen
App oder Gerät mit dem eingeschränkten Gmail-SMTP-Server einrichten
Wenn Ihr Gerät z. B. von der IP-Adresse 123.45.67.89 aus sendet, fügen Sie Ihrem TXT-Eintrag für SPF genau diese Adresse hinzu. Entfernen Sie die Google Workspace-Mailserver nicht aus dem TXT-Eintrag: v=spf1 ip4:123.45.67.89 include:_spf.google.com ~all
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HP-Drucker. Wer einen aktuellen HP-Drucker hat, nutzt wahrscheinlich die App HP Smart. © Stiftung Warentest / Ralph Kaiser Die App HP Smart nervt mit Kontozwang fürs Scannen. Außerdem wirbt sie für den Dienst HP+. Nur: Wer sich einmal dafür entscheidet, muss für immer dabei bleiben. Die PC-Software „HP Smart“ dient dazu, HP-Drucker in Betrieb zu nehmen, und bietet nach der Ersteinrichtung einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen. Doch beim Betrieb mit Multifunktionsdruckern verlangt sie für den Zugriff auf die Scan-Funktion, ein Nutzerkonto bei HP einzurichten. Mit Blick auf Handhabung und Datenschutz ist es wenig erfreulich, für eine Hauptfunktion eines Kombidruckers ein Konto einrichten zu müssen. Zumal, wenn dafür auch noch eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Im Drucker-Test der Stiftung Warentest führt das darum zur Note Ausreichend in der Bedienung. Ärgerlich. Zum Scannen verlangt die HP-Smart-App ein Nutzerkonto. © Quelle: Hewlett Packard, Screenshot Stiftung Warentest Zum Glück lässt sich das Problem aber recht leicht umgehen: Man muss nur ein anderes Programm zum Scannen nutzen als HP Smart. Das kann zum Beispiel das Windows-eigene Tool Windows-Fax und -Scan sein, zu finden im Startmenü unter „Windows-Zubehör“. Wer mehr Funktionen braucht, kann zu kostenlosen Programmen wie zum Beispiel dem quelloffenen NAPS2 greifen. Für beide Lösungen braucht man kein Nutzerkonto – warum auch? Beim Einrichten bestimmter Tintendrucker-Modelle – die mit einem „e“ am Ende des Namens wie beispielsweise der Officejet 8012e – verwirrt HP Smart neuerdings zusätzlich. Die Nutzer werden aufgefordert, einen Dienst namens „HP+“ zu aktivieren. Dieser Dienst ermöglicht es, Druckaufträge übers Internet auch aus der Ferne zu erteilen und soll per „Fernüberwachung“ für mehr Sicherheit sorgen. Zusätzlich lockt HP bei Aktivierung von HP+ mit einer Garantieverlängerung um ein Jahr und einem kostenlosen Probe-Zeitraum für das Tinten-Abo „Instant Ink“. Dessen Dauer variiert je nach Druckermodell. Verwirrend. Bei Druckern mit einem „e“ am Namensende wirbt HP Smart für HP+. © Quelle: Hewlett Packard, Screenshot Stiftung Warentest
Unabhängig. Objektiv. Unbestechlich. Mehr erfahrenErst auf der nächsten Seite im Einrichtungs-Dialog enthüllt HP die Nachteile – garniert mit kleinen grünen Häkchen, die sie wohl wie Vorteile aussehen lassen sollen. Zur Nutzung ist – wieder einmal – ein Nutzerkonto nötig. Ist HP+ einmal aktiviert, muss der betroffene Drucker immer mit dem Internet verbunden sein, um zu funktionieren. Und ein Betrieb mit günstiger Tinte von Drittanbietern ist danach nicht mehr möglich. Lebenslänglich. HP+ verhängt Konto-, Online- und Originaltinten-Zwang – und zwar für immer. © Quelle: Hewlett Packard, Screenshot Stiftung Warentest Besonders erstaunlich: Einmal aktiviert, lässt sich HP+ für den betroffenen Drucker nie wieder abschalten. Wer keine Lust auf ein HP-Konto hat oder seinen Drucker irgendwann mal offline oder mit Fremdtinte betreiben will, sollte also die Finger von HP+ lassen. Tipp: Günstige Tintenpatronen von Drittanbietern finden sie in unserem Druckertinten-Test. Noch etwas anders ist die Lage bei Laserdruckern. Laut HP gibt es sie jeweils in zwei Varianten: Einmal mit und einmal ohne „e“ am Ende. Bei HP-Laserdruckern, deren Modellbezeichnung mit einem „e“ endet, ist HP+ bereits ab Werk aktiviert und lässt sich auch nicht mehr abschalten. Drucker, die nur online funktionieren, Scannen nur mit Nutzerkonto: Mit HP Smart und HP+ versucht HP offenbar zunehmend, sich vom klassischen Gerätehersteller zum internetbasierten Dienstleister zu entwickeln. Wer das nicht mag, sollte zumindest von HP-Laserdruckern mit einem „e“ am Ende der Modellbezeichnung Abstand nehmen. Bei anderen HP-Druckern lassen sich Konto- und Online-Zwang zumindest bisher noch umgehen.
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