Wann muss ich als Kleinunternehmer Steuern zahlen?

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG brauchen für ihre Umsätze keine Umsatzsteuer zu zahlen. Kleinunternehmer ist derjenige, dessen Umsatz

• im Vorjahr nicht höher war als 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) und
• im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 EUR sein wird.

Werden beide Grenzwerte nicht überschritten, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben, d. h., die Umsätze unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Die Kehrseite ist, dass auch der Vorsteuerabzug entfällt. Wer dies nicht will, kann seine Umsätze freiwillig der Umsatzsteuer unterwerfen (= Option zur Umsatzsteuer). An diese Wahl ist der Unternehmer für insgesamt 5 Jahre gebunden.

Nach Ablauf eines jeden Jahres muss geprüft werden, ob die Umsatzgrenze von 17.500 EUR unter- oder überschritten wird. Sinkt der Umsatz, sodass der Grenzwert von 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) nicht überschritten wird, kann ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung vollzogen werden. Weist der Unternehmer nach wie vor die Umsatzsteuer aus, optiert er automatisch zur Umsatzsteuer. Daran ist er dann für die nächsten 5 Jahre gebunden.

Überschreitet der Unternehmer den Grenzwert, muss er ab dem 1.1. des nächsten Jahres seine Umsätze der Umsatzsteuer unterwerfen und dementsprechend in seinen Rechnungen Umsatzsteuer offen ausweisen. Wird die Umsatzsteuer in der Rechnung nicht ausgewiesen, muss die Umsatzsteuer aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.

In diesem Zusammenhang spielt es keine Rolle, ob die Grenze bewusst überschritten wurde und ob bekannt war, welche Konsequenzen damit verbunden sind.

Die Grenze von 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) ist starr, sodass auch ein geringfügiges Überschreiten die Anwendung von § 19 UStG ausschließt. Im entschiedenen Fall erzielte der betreffende Kleinunternehmer Umsätze von 18.172 EUR. Er war der Auffassung, dass bei einer so geringfügigen Überschreitung der Umsatzgrenze die Kleinunternehmerregelung Anwendung finden müsse. Aber nach Ansicht der Finanzrichter schließt auch ein nur geringfügiges Überschreiten der Umsatzgrenze die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aus.

Der Unternehmer wird die Umsatzsteuer, die er versehentlich nicht berechnet hat, nicht nachberechnen können, wenn es sich um Privatkunden handelt, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Bei umsatzsteuerpflichtigen Kunden ist dies anders, weil sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und ihnen deshalb durch eine Nachberechnung der Umsatzsteuer kein Nachteil entsteht.

Herr Krause hat seinen Kunden im Jahr 02 keine Umsatzsteuer berechnet, obwohl er im Jahr 01 die Kleinunternehmergrenze von 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) überschritten hat. Im Jahr 03 gibt er seine Umsatzsteuererklärung ab. Daraufhin teilt ihm das Finanzamt mit, dass er für seine Umsätze seit dem 1.1.02 Umsatzsteuer zahlen muss.

Mit seinen Unternehmerkunden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, hat er im Jahr 02 einen Umsatz von 12.000 EUR abgerechnet. Wenn Herr Krause die Umsatzsteuer herausrechnet, kostet ihn das (12.000 EUR : 119 × 19 =) 1.915,97 EUR. Herr Krause zahlt diesen Betrag, ohne dass seine Kunden die Vorsteuer geltend machen können. Gelingt es ihm aber, in Abstimmung mit seinen Unternehmerkunden die Umsatzsteuer nachzuberechnen, sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Hat ein Unternehmer – aus welchem Grund auch immer – keine Umsatzsteuer berechnet, kann er finanzielle Nachteile vollständig vermeiden, wenn er seinen Kunden die Umsatzsteuer nachberechnen kann. Seinen Kunden entsteht kein Nachteil, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Sinkt der Umsatz eines Unternehmers unter den Grenzwert von 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) wird er automatisch Kleinunternehmer. Stellt er seinen Kunden weiterhin Umsatzsteuer in Rechnung, obwohl er Kleinunternehmer ist, macht er automatisch von der Möglichkeit Gebrauch, zur Umsatzsteuer zu optieren. Selbst wenn der Unternehmer sein Wahlrecht unbewusst ausübt, ist er daran für 5 Jahre gebunden.

Wenn die Umsätze in die Richtung der kritischen Umsatzgrenze von 17.500 EUR (ab 2020: 22.000 EUR) sinken, muss der Unternehmer prüfen, ob er bereits Kleinunternehmer geworden ist. Sinkt sein Umsatz tatsächlich unter den Grenzwert, sollte er bewusst entscheiden, ob er seine Einnahmen weiterhin der Umsatzsteuer unterwirft oder die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt.

Vorsicht! Waren die Umsätze als Kleinunternehmer von Anfang an umsatzsteuerfrei, konnte der Un...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Finance Office Premium 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Kleinunternehmerregelung bietet bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen. 
• Kleinunternehmer dürfen im vorherigen Geschäftsjahr max. 22.000 € Umsatz erwirtschaftet und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich max. 50.000 € erwarten. 
• Es gibt viele Sonderregelungen zur Kleinunternehmerregelung, die zu beachten sind.
• Für 2022 gilt: Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer i.H.v. 22.000 Euro pro Jahr bleibt gleich.

Die Kleinunternehmerregelung befreit den Unternehmer davon, Umsatzsteuer zu erheben. Sie stellt damit eine steuerliche und bürokratische Entlastung dar.  

Festgehalten ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 Abs. 1 UStG.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung 

Vorteile

Nachteile

• Kein Vorsteuerabzug möglich: Wenn der Kleinunternehmer Waren kauft, kann er sich die MwSt. nicht vom Finanzamt zurückholen. 
• Image als „kleiner Fisch“ 

Die Kleinunternehmerregelung ist sinnvoll, wenn man: 

• Privatkunden bedient (Geschäftskunden erhalten USt. ohnehin zurück) 
• Geringen Wareneinsatz hat (da kein Vorsteuerabzug) 
• Vorsichtig in die Selbstständigkeit starten möchte (evtl. im Nebenerwerb) 

Prinzipiell dürfen alle Selbstständigen, Unternehmer und Freiberufler die Kleinunternehmerreglung nutzen. Der Kleinunternehmer ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden.  

Die einzige Bedingung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Umsatz. Dieser muss unter einer bestimmten Grenze liegen (Umsatzgrenze). 

Umsatz bis 22.000 Euro/Jahr = Kleinunternehmerregelung möglich 

Solange die Umsatzgrenze von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschritten wird, kann die Kleinunternehmerregelung 2022 genutzt werden. Wer diese Grenze überschreitet, muss zum Anfang des nächsten Geschäftsjahres zur Regelbesteuerung wechseln. 

Umsatz über 22.000 Euro/Jahr = Regelbesteuerung im nächsten Jahr 

Auf Basis dieser Umsatzgrenze haben Unternehmer die Wahl die Kleinunternehmerregelung bei der Gründung oder im laufenden Betrieb zu beantragen.  

1. Kleinunternehmerregelung bei Gründung 

Gründer haben im steuerlichen Erfassungsbogen die Option die Kleinunternehmerregelung auszuwählen.  

Bei der Angabe der zu erwartenden Umsätze müssen dafür zwei Punkte zutreffen: 

• Umsatz im Gründungsjahr nicht höher als 22.000 Euro  
• Umsatz für das 2. Jahr nicht höher als 50.000 Euro 

Umfasst das Gründungsjahr statt der vollen zwölf nur sechs Monate, muss die Umsatzhöhe anteilig berechnet werden. Im Klartext: Wer im Juni gründet, darf bis zum Jahresende nur 11.000 Euro umsetzen. 

Wenn Gründer glauben, dass sie diese Grenze(n) überschreiten werden, entfällt die Option auf die Kleinunternehmerregelung.  

Wichtig: Wenn zum Zeitpunkt der Gründung trotz niedriger Umsatzerwartung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wurde, ist ein Wechsel erst nach fünf Jahren wieder möglich. 

2. Wechsel zur Kleinunternehmerregelung von Regelbesteuerung

Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss drei Voraussetzungen erfüllen: 

• Umsätze im Vorjahr nicht höher als 22.000 Euro  
• Erwartete Umsätze für das aktuelle Jahr nicht höher als 50.000 Euro 
• Keine 5-Jahres-Sperre wegen Verzichts der Kleinunternehmerregelung 

Achtung: Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss bei den Vorjahresumsätzen die Bruttoumsätze (also inkl. USt.) heranziehen. 

Sobald Selbstständige ihre Arbeit angemeldet haben, müssen sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Erfüllt die Umsatzprognose die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, wird auf Seite 17 bei Punkt 123 ein Kreuz gesetzt (siehe Grafik).  

Bereits auf dem Markt tätige Unternehmer können die Kleinunternehmerregelung beantragen, müssen dafür aber einige Dinge beachten. 

1. Umsatzhöhen und -grenzen prüfen 

• Wurde im vergangenen Geschäftsjahr ein Umsatz von 22.000 Euro nicht überschritten? 
• Werden im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich Umsätze unter 50.000 Euro erzielt? 

2. Formlosen Antrag stellen 

Der Unternehmer verschickt einen formlosen Antrag an das zuständige Finanzamt mit folgender Formulierung: 

„Hiermit möchte ich zum TT/MM/JJJJ die Kleinunternehmerregelung anwenden.“ 

Die Bestätigung des Finanzamtes erfolgt nach einer Überprüfung des Antrages dann schriftlich mit der Post 

Sonderfall: Verzicht auf Kleinunternehmerregelung bei Gründung 

Wer zur Zeit der Gründung die Kleinunternehmerregelung (KUR) nicht in Anspruch genommen hat, obwohl die Voraussetzungen dafür gegeben waren, kann sie nach frühestens fünf Jahren nutzen. 

Ist diese Sperrfrist verstrichen, reicht dieser Satz ans zuständige Finanzamt: 

„Ich möchte meinen Verzicht der Kleinunternehmerregelung zum TT/MM/JJJJ widerrufen.“ 

Wer eine ausführlichere Formulierung benötigt, sollte sich unser kostenfreies Muster zur Wahl und zum Widerruf der Kleinunternehmerregelung anschauen.

4. Kleinunternehmer-Rechnung: Der wichtige Satz 

Nach Beantragung bzw. Bewilligung muss die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung auf sämtlichen zu stellenden Rechnungen angegeben werden. Dabei muss der Kleinunternehmer sich auf das entsprechende Gesetz beziehen.  

Ein beispielhafter Satz für die Rechnung mit Kleinunternehmerregelung: 

Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer. 

Gemäß der Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. 

Einen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Wichtig ist, dass auf jeder Rechnung erkennbar auf die Nichterhebung der Umsatzsteuer sowie auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hingewiesen wird. 

Bis auf die Umsatzsteuer ist der Kleinunternehmer steuerpflichtig wie jeder andere Unternehmer auch. Grundsätzlich muss ein Kleinunternehmer also bis auf die Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die ein Regelunternehmer auch zahlt.  

• Einkommensteuer für Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit Kleinunternehmerstatus 
• Gewerbesteuer, wenn der Kleinunternehmer Gewerbetreibender ist. Ein freiberuflicher Kleinunternehmer bezahlt keine Gewerbesteuer. Kleingewerbetreibende und GbRs als Kleinunternehmer zahlen aufgrund der Freibeträge von 24.500 € keine Gewerbesteuer.  
• Körperschaftsteuer für Kapitalgesellschaft mit Kleinunternehmerstatus wie mbH oder UG (haftungsbeschränkt)  

Kleinunternehmer und USt.IdNr. - Verliere ich meinen Status?

Ein Kleinunternehmer muss keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen - aber er kann. Die Kleinunternehmerregelung bleibt davon unberührt. Auch mit einer USt.IdNr. muss der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Weitere Details zu dem Thema findet ihr auf unserer Seite für Umsatzsteuer-ID.

Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts an der jeweils geltenden Buchführungspflicht. Folgende Dinge sind zu beachten:

Bei der Buchhaltung helfen digitale Buchhaltungsprogramme. Auch hier bieten wir ein kostenloses Angebot sowie einen umfassenden Vergleich führender Buchhaltungsprogramme.

Umsatzgrenze ist personengebunden 

Die Kleinunternehmerregelung ist an die Person des Unternehmers gebunden und nicht an seinen Betrieb. Wer als Kleinunternehmer beispielsweise 3 UGs besitzt, darf die Umsatzgrenze von 22.000 Euro insgesamt nicht überschreiten. Jede UG dürfte also bis zu 7.333 Euro umsetzen. 

Umsatz vs. Gewinn: Wie viel darf ein Kleinunternehmer verdienen?

Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Umsatz entscheidend – dieser liegt bei 22.000 Euro Umsatz pro Jahr. Der Verdienst des Kleinunternehmers, also wie viel Geld am Ende des Monats in seiner Tasche verbleiben, ist dabei unwichtig. 

6. Kleinunternehmerregelung Kompakt

• Die Kleinunternehmerregelung bietet eine bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen. 
• Sie ist in § 19 UStG geregelt. 
• Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständige können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn sie im vorigen Geschäftsjahr maximal 22.000 € Umsatz erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 € voraussichtlich nicht überschreiten wird. 
• Kleinunternehmen haben keine Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen keine Umsatzsteuer zahlen, bekommt aber auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet. 
• Der Kleinunternehmer arbeitet meist mit Privatkunden und hat wenig Wareneinsatz. 
• Wer bei Gründung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. 

Autor: Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.