Digitale personalakte software vergleich

Die rexx Digitale Personalakte fasst alle relevanten Daten eines Mitarbeiters in einer komfortablen Übersicht zusammen. Stammdaten, Gehaltsdaten, Dokumente, E-Mails, Notizen, Aus- und Fortbildungsinformationen, Entwicklung, Skills, Organisationszugehörigkeit, Ausstattung, Vertragsdaten, Urlaubsdaten usw. Die Mitarbeiterverwaltung wird deutlich zeitsparender und effizienter durch die zentrale Datenhaltung.

Moderne Personalarbeit hat viel mit Mitentscheiden zu tun, mit Miteinander statt gegeneinander, faire und oftmals umfassende Leistungsbeurteilung. Bspw. durch ein 360 Grad Feedback. Dabei handelt es sich nicht nur um ein reines Feedback von der Führungskraft.

Es ist eher eine Rundumbetrachtung, die auch das Feedback von Kollegen, Kunde und sofern vorhanden Mitarbeiter einbezieht. Auch die eigene Sicht auf die eigene Person spielt dabei eine Rolle. Dieser Trend ist im HR bereits weit verbreitet.

Gut, wenn Ihre HR-Software dies, sowie Zielvereinbarungen hinterlegen und Erfolge messbar machen kann. Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Belegschaft, die mittelfristig in Rente gehen wird, kann Nachfolgeplanung innerhalb der HR-Software sinnvoll sein.

Finden Sie heraus, ob die für Sie interessanten HR-Software Anbieter die von Ihnen geforderten Anforderungen erfüllt. Machen Sie einen HR-Software Produktvergleich und nutzen Sie dafür unseren kostenfreien Produktkalkulator.

In vielen Betrieben gibt es Mitarbeiter, die in den nächsten fünf bis sieben Jahren in Rente gehen. Die Tatsache stellt das HR Management vor die Herausforderung viele Stellen im HR oder anderen Abteilungen neu besetzen zu müssen.

Grundsätzlich sollte die HR-Software per Klick die Altersstruktur der Belegschaft auswerten können. Grundlage der Daten ist meist die digitale Personalakte. Ziel der HR-Prozesse sollte eine frühzeitige Planung sein, um die Stellen zum gewünschten Zeitpunkt besetzen zu können.

Die hohe Zahl an Menschen, die in fünf bis sieben Jahren in Rente gehen, trifft viele Unternehmen. Stellen Sie im HR daher schon jetzt die Weichen Ihrer HR-Prozesse im Bewerbermanagement.

Damit Sie auch beim HR-Bewerbermanagement optimal ausgestattet sind, sollte Ihre HR Software über die Personalverwaltung und die digitale Personalakte auch Ihre HR-Prozesse im Bewerbermanagement abbilden.

Dazu gehört unter anderem:

Speicherung der Bewerberdaten
Matching/CV Parsing der Bewerberdaten mit dem Stellenprofil
Online-Bewerbungsfunktion
Genehmigungsverfahren innerhalb der HR-Software
Ausschreibung der Stelle
Organisation von Vorstellungsgesprächen
Zu- oder Absagen von Bewerbern
Umwandlung in digitale Personalakte bei Einstellung
u.v.m.

Manche HR-Software Anbieter ermöglichen auch die Erstellung von Stellenanzeigen und die Schaltung der Stelle auf Jobplattformen, Social Media Plattformen und/oder der eigenen Karriereseite.

Machen Sie den Preisvergleich und finden Sie heraus, was die Personalmanagement Software Produkte mit den jeweiligen Funktionen kosten. Nutzen Sie dafür unseren kostenfreien Preiskalkulator.

Reisekosten sind im Personalmanagement ein Thema, das immer wieder bearbeitet werden möchte. Fahrten zu Kunden, Schulungen, Baustellen, etc. stehen an der Tagesordnung.

Perfekt, wenn die HR-Software vom ausgewählten HR-Software Anbieter über die digitale Personalakte hinaus auch die Abrechnung der Reisekosten einfacher und effizienter gestalten kann. Durch eine Eingabemaske in der Personalmanagement Software können Mitarbeiter Reisekosten in Ihrem Mitarbeiterkonto per Klick anlegen und einreichen. Alle Daten sind in der digitalen Personalakte damit zusammengeführt und die Abrechnung kann über die HR-Software genehmigt und veranlasst werden.

Finden Sie den für Sie passenden HR-Software Anbieter. Wir unterstützen Sie gerne dabei.

Die besten Personalmanagement-Systeme im trusted-Test 2021 sind Personio, rexx Systems, HRworks und Kenjo. Diese zeichnen sich durch einen hohen Funktionsumfang und eine gute Usability aus. Durch den modularen und übersichtlichen Aufbau sind sie auch für Einsteiger:innen und kleinere Unternehmen im Wachstum interessant. Hinzu kommen die hohe Datensicherheit und ein aufmerksamer Support. Welches der getesteten Tools für welchen Teilbereich der HR am besten geeignet ist, lesen Sie im folgenden Bericht:

Das beste und umfangreichste System für Talentmanagement und Personalentwicklung bietet aktuell die Software-Suite von rexx Systems. Hier legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter:innen individuelle Ziele fest, terminieren Feedback- und Jahresgespräche und bewerten Ihre Talente in einer übersichtlichen Performance-Matrix. Weitere Tools im Vergleich, die über ein Talentmanagement-Modul verfügen, sind Personio, HRworks, Kenjo, BambooHR, HeavenHR, jacando, SP_Data, persis, hrtool24, Agenda und Fabasoft.

Das Talentmanagement-System von rexx gehört zu den umfangreichsten und detailliertesten im aktuellen Vergleich

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Wichtige Features für das Talentmanagement (oder “Talent Relationship Management”, TRM) und die Personalentwicklung sind etwa die Verwaltung und das Tracking individueller Ziele, Organisation von Fort- und Weiterbildungen, Workshops oder Events und die Potential-Leistungs-Analyse. Indem Sie ermitteln, welche Ihrer Mitarbeiter:innen das größte Potential haben, sind Sie in der Lage, diese Talente gezielt zu fördern und so etwa auf die Beförderung in eine höhere Stellung vorzubereiten.

Weitere Talentmanagement-Systeme im Vergleich

Weitere Tools, die sich voll und ganz dem Talentmanagement verschrieben haben, finden Sie auch im übersichtlichen Talentmanagement-Vergleich von trusted.de. Hier entdecken Sie dedizierte Systeme für Personalentwicklung und Zielmanagement wie Cornerstone, Haufe, Lumesse, PeoplePath oder TalentSoft und finden alle Infos zu den Talentmanagement-Features von rexx oder jacando Talent.

Eines der besten On- und Offboarding-Tools im aktuellen Personalmanagement-Vergleich ist ohne Frage Kenjo. Die individuellen und benutzerdefinierten Workflows erlauben es Ihnen, Neuzugänge automatisch in den Onboarding-Prozess zu überführen und entsprechende Aufgaben für Ihr Team dafür anzulegen. So richten Sie schnell alle relevanten Zugänge ein, versorgen neue Mitarbeiter:innen mit Arbeitsmaterial oder weisen ihnen einen “Buddy” zu, der sie in den ersten Wochen und Monaten betreut.

Mithilfe von Kenjo planen Sie beispielsweise Onboarding-Projekte und steuern diese mit individuellen Workflows

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.com

Weitere Tools, die ein On- und Offboarding-Modul mitbringen, sind Personio, rexx, jacando, BambooHR, HeavenHR, persis, kiwiHR und hrtool24. On- und Offboarding sind zwei Kernaufgaben des Personalwesens. Hier geht es darum, neue Mitarbeiter:innen optimal ins Team einzugliedern oder daraus auszugliedern.

Onboarding - Aufgaben und Features

Im Onboarding sollen die Neuzugänge mit den wichtigsten Infos versorgt werden: Wo liegen die Aufgaben, wer sind die wichtigsten Ansprechpartner:innen, wie ist das Unternehmen strukturiert, etc. Zu den wichtigsten Features gehören beispielsweise übersichtliche Orgcharts, Telefonlisten, Kommunikationstools, die Terminierung von Feedbackgesprächen und Einführungsveranstaltungen sowie die Aufgabenverwaltung - sowohl für alle am Onboarding-Prozess beteiligten, als auch für das neue Teammitglied. Ein Beispiel:

Im Offboarding relevante Features sind die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder Referenzen sowie die Nachfolgeplanung. Im weitesten Sinne gehört also auch das Recruiting oder die interne Besetzung von Stellen zum nötigen Funktionsumfang für ein reibungsloses Offboarding Ihrer Mitarbeiter:innen.

Besonders umfangreiche Features für die Lohn- und Gehaltsverwaltung bringt im aktuellen Vergleich HRworks mit. Durch die eingebrachten steuerrelevanten Daten aus dem Mitarbeiter:innen-Self-Service (Belege, Spesen, etc.) und die Partnerschaft mit DATEV lässt sich in HRworks die Gehaltsabrechnung beinahe vollständig automatisieren. Tools mit ähnlichen Modulen sind etwa Personio (ebenfalls mit DATEV-Schnittstelle), rexx, BambooHR, HeavenHR, SP_data, persis, kiwiHR oder Agenda.

Besonders umfangreich fällt in HRworks der Finanz-Bereich aus, in dem Sie Reisekosten und Spesen abrechnen und die vorbereitende Lohnbuchhaltung durchführen

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.com

Die vorbereitende Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten Features eines modernen Personalmanagement-Systems und ist für jede Firma verpflichtend. Zu den wichtigsten Features diesbezüglich gehört die Berechnung des Arbeitsentgelts, das Tracking der geleisteten Arbeitsstunden (Zeiterfassung), die Berechnung des Steuervorabzugs auf Basis der jeweiligen Steuerklasse, Berechnung der Sozialversicherungsbeträge und das Aushändigen der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung; beispielsweise per E-Mail oder als PDF.

Die wenigsten Personalmanagement-Systeme verfügen über alle diese Möglichkeiten. Vor allem die Berechnung der Steuerabzüge anhand der Steuerklasse ist eher eine Funktion, die in modernen Buchhaltungs-Systemen zu finden ist, und wird aufgrund der Komplexität oft aus der Personalverwaltung ausgeklammert. Eine Alternative sind allerdings Systeme mit einer Anbindung oder Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware DATEV. Dadurch landen alle gehaltsrelevanten Daten automatisch im System und können dort weiterverarbeitet werden.

Über das im Vergleich umfangreichste Recruiting-Modul unter den getesteten Personalmanagement-Lösungen verfügt aktuell der Testsieger Personio. Mit dem optional zubuchbaren Bewerbermanagement schreiben Sie zwischen 5 und unbegrenzt viele Stellen parallel aus, erstellen eine eigene Karriereseite, streuen ihre Stellen auf bis zu 500 Jobbörsen und verwalten eingehende Bewerbungen. Auch Kenjo, rexx, jacando, BambooHR, HeavenHR, persis hrtool24 und Fabasoft verfügen über eigene Recruiting-Module.

Mit Personio erstellen Sie beispielsweise Stellenanzeigen in Ihrer individuellen CI und veröffentlichen diese auf Ihrer Karriereseite

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Eine der wichtigsten Aufgaben einer HR-Software ist die Personalbeschaffung, beziehungsweise das Recruiting. Damit werden alle Prozesse bezeichnet, die mit dem Suchen, Auswählen und Einstellen passender Kandidat:innen für eine vakante Stelle zusammenhängen. Oft (aber nicht immer) gehört auch das Talentmanagement zum Funktionsumfang eines Bewerbermanagement-Systems.

Spezielle E-Recruiting-Software unterstützt Unternehmen beispielsweise durch Funktionen wie einen Stellenanzeigen-Editor (für Stellenausschreibungen im individuellen Corporate Design), eine simple Online- oder One-Click-Bewerbung für Ihre Bewerber:innen oder das Active Sourcing, also die aktive Suche nach passenden Talenten auf Recruiting-Kanälen wie Sozialen Netzwerken oder Online-Jobbörsen.

Mithilfe von Multiposting streuen Sie Stellenausschreibungen auf vielen verschiedenen Jobplattformen und -börsen

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.com

Auch die Veröffentlichung Ihrer Stellenausschreibung auf vielen verschiedenen Kanälen und Jobbörsen via “Multiposting” ist ein Feature von Recruiting-Softwares und -Modulen.

Weitere Bewerbermanagement-Systeme im Vergleich

Sind Sie auf der Suche nach einer umfangreichen Bewerbermanagement- bzw. Recruiting-Lösung, schauen Sie sich den Bewerbermanagement-Test 2021 von trusted an. Hier entdecken Sie viele weitere Recruiting-Lösungen wie Recruitee, Prescreen oder softgarden und erfahren in umfassenden Testberichten alles über das Bewerbermanagement von Personio, rexx, Kenjo und Co.