Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen. Ziel ist einerseits, selbst auf die relevanten Dokumente zugreifen zu können, und andererseits, dem Finanzamt den Zugriff auf die Geschäftsunterlagen gewähren zu können – insbesondere im Falle von Betriebsprüfungen. Die Aufbewahrungspflicht von Büchern und Unterlagen ist sowohl im Steuerrecht als auch im Handelsrecht geregelt: Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO):Die Abgabenordnung bestimmt als elementaren Teil des Steuerrechts, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen (§147 AO). Demnach obliegen alle Unternehmer:innen, die zur Buchführung verpflichtet sind, auch der Aufbewahrungspflicht nach dem deutschen Steuerrecht. Mit § 140 AO geht diese Aufzeichnungspflicht jedoch über das Steuerrecht hinaus. Wer seine Bücher nach anderen Gesetzen führt, hat die Besteuerung nach diesem Gesetz entsprechend zu erfüllen. So haben einige Kaufleute das Handelsrecht (HGB) zu beachten. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet mit § 257 alle Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen. Die Buchführung muss nach § 238 HGB außerdem so gestaltet werden, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten (z. B. dem Finanzamt) lückenlos nachvollzogen werden können. Im Zusammenhang mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht kommt der revisionssicheren Archivierung eine besondere Bedeutung zu. Auf unserer Infoseite zu den GoBD können Sie nachlesen, welche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern zu erfüllen sind: Prinzipiell gilt: Wer buchführungspflichtig ist, muss ebenso dafür sorgen, dass seine Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Zu den Aufbewahrungspflichtigen gehören also nicht nur Handelsgesellschaften (GmbH, OHG, KG, AG etc.), sondern auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten:
Für steuerrelevante Geschäftsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von 6 oder sogar 10 Jahren. Die jeweiligen Fristen sind in der Abgabenordnung festgelegt: Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO für folgende Dokumente:
Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt entsprechend für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen:
Konkret gehören hierzu z. B:
Die genauen Fristen einzelner Dokumente, die v.a. bei einer Betriebsprüfung relevant sind, entnehmen Sie unserer praktischen, alphabetisch geordneten Übersicht, die Sie hier als PDF-Dokument kostenfrei herunterladen können. Unternehmer:innen oder Kaufleute verstoßen gegen ihre Aufbewahrungspflicht, wenn sie aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der entsprechenden Frist beiseiteschaffen, verheimlichen, zerstören oder beschädigen und dadurch die Übersicht über ihre Vermögensgegenstände erschweren. Mit der Nichteinhaltung der festgesetzten Aufbewahrungsfristen nach Handelsrecht, Steuerrecht oder anderen Rechtsprechungen liegt also auch eine Verletzung der Buchführungspflicht vor. Zum Strafvollzug können verschiedene Rechtsgrundlagen herangezogen werden. U. a. sind die rechtlichen Konsequenzen im Strafgesetzbuch (StGB) sowie in der Abgabenordnung (AO) verankert
Anders als Unternehmer:innen und Kaufleute sind Privatpersonen nicht von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht oder Handelsrecht betroffen. Für einige Dokumente ist es jedoch empfehlenswert, eine gewisse Frist vor der Entsorgung abzuwarten. Denn für Privatpersonen können die Aufbewahrungsfristen z. B. im Rahmen ihrer Steuererklärung von Bedeutung sein. Damit das Finanzamt bei Bedarf auf steuerrelevante Informationen zugreifen kann, empfehlen wir folgende Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten privaten Dokumente: Rechnungen und Quittungen:
Kontoauszüge und Bankunterlagen:
Steuerunterlagen und Steuerbescheide:
Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen:
Versicherungsunterlagen und -policen:
Mietverträge:
Zeugnisse und Urkunden:
Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das entsprechende Dokument de facto entstanden ist. Beispiel Jahresabschluss: Der Jahresabschluss für 2020 wurde erst im darauffolgenden Juni 2021 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt daher erst am 01.01.2022 und dauert bis zum 31.12.2031. Die Unterlagen dürfen Sie also erst ab dem 01.01.2032 entsorgen – und auch nur dann, wenn die Unterlagen nicht mehr für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind. Wenn Ihre alten Unterlagen etwa für eine Betriebsprüfung benötigt werden, müssen diese über die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren hinaus aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Unterlagen, bei denen lediglich eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht besteht. Archivierung bedeutet nicht, dass Sie ein Archiv im Keller einrichten und Ihre Akten dort über Jahre hinweg lagern müssen. Heutzutage liegen schließlich Daten und Unterlagen meist in digitaler Form vor. Nutzen Sie hierfür digitale Archive in Form von Archivierungssoftware. So sparen Sie nicht nur Lagerraum, sondern erfüllen gleichzeitig Ihre Pflicht zur revisionssicheren Archivierung – ganz nach den Anforderungen der GoBD. |