Dokumente scannen Sie heutzutage mit den meisten Multifunktionsgeräten im Nu | © Bild: 71694013 - lofilolo, depositphoto.com Obwohl es sich dabei schon lange um keine Neuheit mehr handelt, ist das Scannen im Arbeitsalltag so wichtig wie eh und je. Dokumente scannen Sie nicht ohne guten Grund: Digitale Archive helfen dabei, unnötige Papierlast zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass wertvolle Informationen, wichtige Korrespondenz und sonstige Dinge, die aufgehoben werden müssen, dauerhaft gespeichert werden können, ohne den Anstieg von gefüllten Aktenordnern im Büro voranzutreiben. Show
Selbstverständlich kann ein Scanner mit verschiedenen Arten von Software und Apps betrieben werden. Wie Sie mit den unterschiedlichen Programmen umgehen und was Sie beim Einscannen von Texten und Bildern beachten müssen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. Arbeitsgrundlagen für erfolgreiches ScannenWenn Sie Bilder oder Dokumente scannen möchten, benötigen Sie natürlich die passende Hardware. Üblich sind dabei zwei verschiedene Varianten:
Die zweite Variante kommt heutzutage in Büros oder Arbeitszimmern häufiger zur Anwendung, da es selbstverständlich praktischer ist, gleich mehrere Geräte in einem einzigen Gehäuse vereint zu haben. Dies spart Platz, Strom und befreit den Nutzer überdies von der Notwendigkeit, sich mit mehreren Geräten vertraut machen zu müssen. Zudem können Sie mit dem Multifunktionsgerät beispielsweise auch Dokumente scannen und per E-Mail verschicken, ohne dabei mehrere komplizierte Arbeitsschritte ausführen zu müssen. Größere Scanner ohne nennenswerte Zusatzfunktionen, dafür mit sehr hochprofessioneller Auflösung, finden Sie hauptsächlich in Copy-Centern und Druckmanufakturen vor. Ein klassischer Flachbettscanner | © Bild: 13319500 – Lusoimages, depositphoto.comWie Sie Ihre Dokumente scannen könnenAbhängig von dem Gerät, welches Sie besitzen, funktioniert der Scan von Dokumenten immer etwas anders. Im Fall des Flachbettscanners öffnen Sie die Abdeckung und legen das zu scannende Dokument auf die Glasplatte. Über den Rechner oder das Gerät selbst können Sie den Scan initialisieren; das Ergebnis erscheint in der von Ihnen verwendeten Scanner-Software. Hier können Sie nun, abhängig von dem Programm, verschiedene Formen der Nachbearbeitung anwenden, das Dateiformat wählen und das Dokument entsprechend Ihren Wünschen archivieren. Insbesondere dann, wenn Sie mehrere Dokumente scannen wollen, um diese anschließend zu versenden oder zu archivieren, lohnt sich die Verwendung eines Multifunktionsgerätes mit Vorlageneinzug. Denn über diesen können Sie die zu scannenden Papiere einfach durchlaufen lassen und auf diese Weise das Scannen und Archivieren quasi als Stapelverarbeitung erledigen. Dokumente scannen: Einstellungen für optimale ErgebnisseÜber die von Ihnen verwendete Software treffen Sie die benötigten Einstellungen für den Scanvorgang. Die wesentlichen Einstellungen sind dabei wie folgt: AuflösungDieser Aspekt ist besonders wichtig, wenn Sie Dokumente scannen. „Auflösung“ bedeutet, grob gesprochen, die Schärfe, mit der Text und Bilder beziehungsweise Grafiken dargestellt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise ein Textdokument scannen möchten, ist eine voreingestellte Auflösung von 300 dpi (dots per inch; zu Deutsch: Punkte pro Zoll – also die Anzahl an einzelnen Punkten, die auf einen Zoll Papier gedruckt werden) völlig ausreichend, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Weiterhin genügt eine Farbeinstellung von 24 Bit für ein adäquates Ergebnis. FarbeinstellungenFür den Scan von Textdokumenten sollten Sie die Einstellung „Schwarz-Weiß“ nutzen und wählen Sie 1Bit aus, um zu gewährleisten, dass keine unnötigen Farbinformationen übermittelt werden. Auf diese Weise erreichen Sie, dass sich der benötigte Speicherplatz für das gescannte Dokument deutlich reduziert. Wenn Sie Bilder und Grafiken scannen möchten, können Sie in den Einstellungen zwischen Farbe und Graustufen wählen. Grundsätzlich gilt: je höher die Auflösung ist und je mehr Farbinformationen mitgescannt werden müssen, desto größer ist am Ende die gescannte Datei. Heutzutage sind größere Dateien für die Archivierung nicht mehr sonderlich problematisch, da die modernen Rechner und externen Festplatten über große Speicherkapazitäten verfügen. Problematisch kann es indes werden, wenn Sie Dokumente scannen und per E-Mail verschicken möchten. Handelt es sich beispielsweise um ein gescanntes Foto in hoher Auflösung, kann die Dateigröße schnell einmal das übersteigen, was Ihr Provider als Dateigröße für E-Mail-Anhänge zulässt. DateiformatAuch das Format selbst hat Einfluss auf die Größe, welche die Datei mit dem gescannten Bild oder Text hat. Für Bilder bieten sich die Formate TIFF, BMP, JPEG oder PNG an:
Wenn Sie Textdokumente scannen und speichern möchten, bietet sich das Format GIF an. Hier ist eine beschränkte Farbwahl völlig ausreichend. Außerdem benötigen Sie nicht viel Speicherplatz und müssen keinerlei Qualitätseinbußen befürchten, wenn Sie Dokumente scannen. PDF ist ein Thema für sich und wird später in diesem Artikel ausführlich behandelt. Dokumente scannen: Anleitung mit den simpelsten SchrittenSelbstverständlich ist das exakte Vorgehen beim Einscannen von Texten und Bildern abhängig davon, welche Software Sie benutzen und welche Einstellungen Sie vornehmen. Ein paar grundsätzliche Regeln lassen sich aber aufstellen und sollen an dieser Stelle aufgelistet werden.
Dokumente als PDF scannenEs gibt noch ein weiteres beliebtes Dateiformat, in welchem Dateien gespeichert werden können, wenn Sie Dokumente scannen: PDF von Adobe gehört schon seit jeher zu den Favoriten vieler Textverarbeiter. Beim Druck verbraucht es weniger Papier als andere Formate, es ist einfach zu bearbeiten und kompatibel mit allen modernen Betriebssystemen. Das Abspeichern von gescannten Dokumenten als PDF-Datei erfordert ein spezielles Programm von Adobe, ist aber an und für sich kein Hexenwerk. PDF gehört nach wie vor zu den beliebtesten Dateiformaten | © Bild: 77106255 – Vladvm, depositphoto.comZunächst benötigen Sie das Programm Adobe Acrobat Pro DC (Document Cloud). Dabei handelt es sich um eine äußerst vielseitige Anwendung, die es Ihnen nicht nur gestattet, PDFs zu erstellen, sondern diese auch direkt zu bearbeiten, Unterschiede zwischen zwei Versionen eines PDFs zu ermitteln und gescannte Dokumente in editier- und durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Leider ist dieses Programm nicht kostenlos, sondern kostet im Jahresabo 17,84€ pro Monat (Stand: Juni 2018). Allerdings können Sie das Programm vorab auch kostenlos testen. Haben Sie es installiert, gehen Sie folgendermaßen vor:
Allgemeine Tipps zum Scannen von DokumentenIm folgenden Absatz finden Sie einige allgemeingültige Tipps und Hinweise insbesondere in Zusammenhang mit dem Format PDF, die Ihnen helfen können, wenn Sie Dokumente scannen möchten. Beachten Sie dabei immer, dass Sie selbst entscheiden müssen, welche Ansprüche Sie an Ihre Dateien stellen. Bilder verlustfrei komprimierenUm ein eingescanntes Bild verlustfrei komprimieren zu können, wählen Sie den Punkt „Optimierungsoptionen“ im Dialogfeld „Gescannte PDF-Datei optimieren“ aus. Dort klicken Sie den Punkt „CCITT Group 4“ an. Mit dieser lassen sich sowohl Farb- als auch Schwarzweißbilder komprimieren. Rasterungs- und HalbtoneinstellungenFalls Sie diese Einstellungen nutzen wollen, um die Qualität von Bildscans zu verbessern: beachten Sie dabei, dass diese zwar zur Verbesserung von Bildscans geeignet sind, die Texterkennung jedoch erschweren und somit die Qualität in Mitleidenschaft gezogen wird. Texte auf farbigem PapierWollen Sie Dokumente scannen, die auf farbigem Papier gedruckt wurden, sollten Sie die Heiligkeit und die Kontrastierung um etwa 10 Prozent erhöhen. Alternativ können Sie auch den Farbfilter verwenden – vorausgesetzt, ihr Gerät verfügt über so eine Funktion. Gegebenenfalls müssen Sie sich ein bisschen länger an den Einstellungen versuchen, bis Sie ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielen. Text hervorhebenWenn Ihr Scanner eine händige Einstellungsmöglichkeit für die Helligkeit bietet, können Sie diese nutzen, um beispielsweise die Schrift eines gescannten Dokumentes hervorzuheben. Stehen die Buchstaben und sonstige Zeichen dabei nah nebeneinander, müssen Sie die Helligkeit erhöhen, während bei weiter auseinander stehenden Buchstaben eine dunklere Einstellung angemessen ist. Dokumente mit Smartphone und Tablet scannenLängst haben sich mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet in unserer Gesellschaft als vielseitige Helfer etabliert. Mithilfe verschiedener kleiner Programme, die allgemein als Apps (Applikationen) bezeichnet werden, können Sie Dokumente scannen, ohne dabei einen klassischen Scanner besitzen zu müssen. Gescannte Dokumente können direkt gespeichert oder zur Weiterverarbeitung an den Drucker gesendet werden. Mit der richtigen App lassen sich nicht nur QR-Codes, sondern auch Texte und Bilder per Smartphone scannen. | © Bild: 10654126 – bloomua, depositphoto.comACHTUNG: nicht jede App ist mit jedem Drucker oder jedem Smartphone kompatibel. Entscheidend ist das vom Smartphone verwendete Betriebssystem (beispielsweise Android oder iOS) sowie die Frage, ob es sich bei der App um eine spezielle Entwicklung des Druckerherstellers handelt, dem vor allem aus monetären Gründen daran gelegen ist, dass nur seine Produkte in Verbindung mit seinen Endgeräten verwendet werden. Im Folgenden finden Sie nun einige Empfehlungen für Scan-Apps. Diese Liste erhebt selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie persönlich weitere und andere Empfehlungen für Scan-Apps haben, würden wir uns darüber freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren dieses Artikels mit uns teilen. CamScannerDiese App des Entwicklers INTSIG Information Co., Ltd ist sowohl für das Google-Betriebssystem Android als auch für das Apple-System iOS verfügbar. Dabei handelt es sich nicht nur um einen mobilen Scanner, mit dem Sie Dokumente aller Art scannen und als PDF abspeichern können. Vielmehr können Sie auch Texte aus Bildern extrahieren, PDF- und JPEG-Dateien direkt in sozialen Medien teilen, eine Cloud-Print- und Faxfunktion nutzen und Vieles mehr. Die App ist sowohl mit Smartphones als auch mit Tablets nutzbar. Genius ScanAuch diese Scanner-App kann mit iOS oder Android verwendet werden und erlaubt es, gescannte Bilder und Texte als PDF abzuspeichern. Die App erkennt Seitenrahmen automatisch und korrigiert eventuelle Unstimmigkeiten in der Perspektive, so dass es nicht notwendig ist, perfekte Bilder des zu scannenden Contents aufzunehmen. Unkomplizierter Direktexport in Cloud-Speicher und Programme wie Dropbox, Evernote, Google Drive etc. ist ebenso möglich wie das Teilen von Dokumenten bei Twitter, Facebook und anderen sozialen Medien. Finescanner ProNur für das iPhone mit vollem Funktionsumfang verfügbar, aber insbesondere dort ein nützliches und vielseitiges Helferlein: Die App Finescanner Pro aus dem Hause ABBYY. Das Highlight ist sicherlich der angeschlossene Bookscan-Server, der es ermöglicht, ganze Bücher über die App einzuscannen und zu speichern. Im Zuge dessen können mit der App sogar Doppelseiten gescannt und verarbeitet werden, wobei das Feintuning (Justierung der Ränder) gelegentlich noch durch den Benutzer erfolgen muss. |