Der Arbeitnehmer hat die Arbeitspapiere – außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung – bei Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren und bei schuldhaftem Verlust auf Schadensersatz zu haften hat. Eigentümer der Arbeitspapiere bleibt der Arbeitnehmer. Für den Arbeitnehmer empfiehlt es sich, vom Arbeitgeber eine Quittung für die ausgehändigten Arbeitspapiere zu verlangen, um im Streitfall einen Nachweis führen zu können. Show
Die Vorlage oder Abgabe der Arbeitspapiere ist für die rechtliche Wirksamkeit des Arbeitsvertrags ohne Bedeutung. Allein wegen der Nichtvorlage des Sozialversicherungsausweises bei Beginn der Beschäftigung kann der Arbeitgeber weder fristlos noch fristgerecht kündigen, weil die Vorlagepflicht eine rein sozialversicherungsrechtliche Ordnungsvorschrift ist und kein Beschäftigungsverbot bei Nichtvorlage besteht. Im Übrigen kann der Arbeitgeber bei Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung das Arbeitsverhältnis nur dann fristlos kündigen, wenn seine eigenen Interessen in einer Weise verletzt sind, dass bei der gebotenen umfassenden Interessenabwägung dem Arbeitgeber die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zuzumuten ist. Eine ordentliche Kündigung in den ersten 6 Monaten ist stets zulässig, danach in Betrieben mit mehr als 5 bzw. 10 Arbeitnehmern nur, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft durch die Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung die Interessen des Arbeitgebers derart verletzt hat, dass die fristgemäße Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei umfassender Interessenabwägung sozial gerechtfertigt erscheint. Eine fristgemäße, u. U. sogar fristlose Kündigung ist z. B. gerechtfertigt, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer die erforderliche Arbeitserlaubnis nicht vorlegt oder eine abgelaufene Arbeitserlaubnis nicht erneuern lässt. In diesen Fällen drohen dem Arbeitgeber bei Weiterbeschäftigung Strafen. Er ist zur Kündigung berechtigt, soweit das Arbeitsverhältnis nicht wegen bewusster Umgehung des § 284 SGB III (Arbeitserlaubnis für Ausländer) von vornherein nichtig ist. 2 Ausfüllung und Herausgabe bei Beendigung des ArbeitsverhältnissesMit tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere sorgfältig und wahrheitsgemäß zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben. Hierzu gehören alle vom Arbeitnehmer zu Beginn überlassenen Arbeitspapiere sowie die Lohnsteuerbescheinigung, das Zeugnis und die Urlaubsbescheinigung. Ferner sind dem Arbeitnehmer die Meldungen an den Sozialversicherungsträger zu überlassen. Der Arbeitnehmer hat sie abzuholen (Holschuld). Ist die sofortige Aushändigung aller Arbeitspapiere am Tag des Ausscheidens aus betriebstechnischen Gründen nicht möglich, so empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer zu bescheinigen, dass sich die Arbeitspapiere noch beim Arbeitgeber befinden und demnächst ausgehändigt werden. Ausnahmsweise wird aus der Holschuld dann eine Schickschuld des Arbeitgebers, wonach die Arbeitspapiere dem Arbeitnehmer übersandt werden müssen, wenn der Arbeitgeber sie nicht rechtzeitig zur Abholung bereitgestellt oder gar ihre Herausgabe verweigert hat. Gleiches soll dann gelten, wenn dem Arbeitnehmer nicht zugemutet werden kann, die Arbeitspapiere beim Arbeitgeber selbst abzuholen, insbesondere wenn das Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber außerordentlich fristlos gekündigt und ein Hausverbot ausgesprochen wurde, der Arbeitnehmer weit entfernt wohnt oder krank ist. Eine schuldhaft verspätete Rückgabe oder falsche Ausfüllung führt zum Schadensersatzanspruch aus Verzug. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren steht dem Arbeitgeber selbst dann nicht zu, wenn er nicht befriedigte Forderungen hat. Das gilt auch bei Arbeitsvertragsbruch, wobei dem Arbeitgeber aber eine angemessene Frist zur Erledigung zu gewähren ist. Mit der Klage auf Herausgabe der Arbeitspapiere kann gleichzeitig beantragt werden, den Arbeitgeber, der dem rechtskräftigen Urteil nicht binnen einer festzusetzenden Frist nachkommt, zu einer angemessenen Entschädigung zu verurteilen. Mit der Entschädigung sind i. d. R. sämtliche Schadensersatzansprüche wegen der Nichtherausgabe, auch wegen entgangener Lohnsteuererstattung, abgegolten. 3 AusschlussfristenDie Herausgabepflichten von Arbeitspapieren werden i. d. R. nicht von tarfivertraglichen oder arbeitsrechtlichen Ausschlussfristen erfasst, da diese auf einen auf Eigentum des Arbeitnehmers gestützten Herausgabeanspruch gemäß § 985 BGB regelmäßig nicht anwendbar sind. 4 Gerichtliche ZuständigkeitFür bürgerlich-rechtliche Streitigkeiten über Arbeitspapiere sind ausschließlich die Gerichte für Arbeitssachen zuständig. Erfasst werden Herausgabe, Ausfüllung und Berichtigung der Arbeitspapiere im rein arbeitsrechtlichen Sinne wie Zeugnis, Urlaubsbescheinigung, tarifliche Lohnnachweiskarten und Bewerbungsunterlagen. Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.
Frage: Eine Mitarbeiterin verlässt uns – und wir streiten derzeit mit ihr, welche Arbeitspapiere ihr ausgehändigt werden müssen.
Sie meint, dass wir ihr den gesamten Inhalt der Personalakte aushändigen müssen. Stimmt das? Arbeitspapiere nach Kündigung: Kein Anspruch auf die gesamte PersonalakteAntwort: Nein. Das brauchen Sie nicht. Wäre ja noch schöner. Grundsätzlich gilt: Endet das Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter, dann müssen Sie ihm die Arbeitspapiere aushändigen. Welche das sind, erfahren Sie hier:
Tipp: Grundsätzlich sollten Sie die Unterlagen bis zum letzten Tag des Arbeitsverhältnisses fertig gemacht haben und dann an Ihren Mitarbeiter herausgeben. Arbeitspapiere nach Kündigung: Sie haben kein ZurückbehaltungsrechtIhr Mitarbeiter muss die Papiere grundsätzlich bei Ihnen abholen. Nur falls er verzogen oder erkrankt ist, müssen Sie sie ihm nachsenden. Sie haben außerdem kein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren, etwa wegen Schadensersatzansprüchen gegen Ihren Arbeitnehmer. Geben Sie Ihrem Arbeitnehmer also grundsätzlich alle Papiere so schnell wie möglich heraus, das spart Zeit und Ärger. Aber nur die eben genannten – und fertig.
Der Begriff Arbeitspapiere spielt bei der Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern eine Rolle. Einstellung von ArbeitnehmernZu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrags verlangen kann, gehören:
Mit der Einstellung des ersten Beschäftigten (450-Euro-Kräfte, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende) ist eine Betriebsnummer erforderlich. Nach Vorlage beim Arbeitgeber sind das Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis, der Sozialversicherungsausweis und die Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Die anderen Arbeitsunterlagen hat der Arbeitgeber sorgfältig aufzubewahren. Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers Entlassung von ArbeitnehmernZu den Arbeitspapieren die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Ende des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss, gehören:
Der Arbeitgeber hat kein Recht die Arbeitspapiere zurückzuhalten, selbst wenn er noch Forderungen gegen den Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis hat. Der Arbeitnehmer kann den Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere vor den Arbeitsgerichten einklagen. Hält der Arbeitgeber die Arbeitspapiere zurück, so macht er sich, wenn dem Arbeitnehmer aus der Zurückhaltung der Arbeitspapiere ein Schaden entsteht, schadensersatzpflichtig. Informationen zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (Entlassung von Arbeitnehmern). Lohnsteuerkarte - Steuer-ID - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland, mussten bis 2013 ihrem Arbeitgeber vor Beginn des Kalenderjahres oder bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis eine Lohnsteuerkarte vorlegen. Die Lohnsteuerkarte stellte die Wohnortgemeinde des Arbeitnehmers aus. Das Bundesministerium der Finanzen hatte im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den 1. November 2012 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) bestimmt. Ab diesem Zeitpunkt bestand für die Arbeitgeber die Möglichkeit, die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abzurufen und dem Lohnsteuerabzug 2013 zugrunde zu legen. Für alle Änderungen und Eintragungen ist ab 2011 das Finanzamt zuständig. Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber bei Arbeitsaufnahme nur noch die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen und erklären ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Alle Daten sind beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können vom Arbeitgeber dort elektronisch abgefragt werden. Bis zum 31.12.2008 erhielt jeder Bürger der BRD ein Schreiben, in dem ihm die Steueridentifikationsnummer (IdNr) und die gespeicherten Eckdaten mitgeteilt wurden. Die Nummer besteht aus 11 Ziffern, und soll keinen Rückschluss auf den Steuerpflichtigen ermöglichen. Die Steueridentifikationsnummer hat eine lebenslange Gültigkeit. Sie ist für die Einkommensteuer vorgesehen und auf den Bereich der Finanzverwaltung beschränkt. Ziel ist die Vereinfachung des Steuersystems. Die Steueridentifikationsnummer ist für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (elektronische Lohnsteuerkarte) notwendig. Informationen zur Steueridentifikationsnummer Alle gesetzlichen Festlegungen zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen finden sie im § 39 EStG - Lohnsteuerabzugsmerkmale Der Sozialversicherungsausweis bzw. Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit zugeteilter SozialversicherungsnummerEin unverzichtbares Merkmal für das Meldeverfahren ist die Rentenversicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer). Sie wird dem Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) entnommen. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wird der Sozialversicherungsausweis ab dem 01.01.2017 um eine maschinenlesbare Verschlüsselung der Daten erweitert. Der § 18h SGB IV wird entsprechend ergänzt. Die Versicherungsnummer kann dann schneller und sicherer in die Verfahren der Arbeitgeber übernommen werden. Die Verschlüsselung dient außerdem als maschinell prüfbares Echtheitsmerkmal für den Sozialversicherungsausweis. Jeder Arbeitnehmer (auch geringfügig Beschäftigte) erhält einen SV-Ausweis, der vom zuständigen Rentenversicherungsträger ausgestellt wird. Dies geschieht grundsätzlich bei der Vergabe der Versicherungsnummer. Die erstmalige Ausstellung eines SV-Ausweises erfolgt auf Antrag des Arbeitnehmers. Der Antrag ist an keine Form gebunden. Zuständig für die Annahme der Anträge auf Ausstellung eines SV- Ausweises ist die Krankenkasse. Der Sozialversicherungsausweis ist bei Beginn einer Beschäftigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Einige Beschäftigte mussten in den Ausweis ein Lichtbild einkleben und ihn während der Arbeit mit sich führen. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, besteht ab 2009 eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten (anstelle des Sozialversicherungsausweises) bei der Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen in Wirtschaftsbranchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung besteht. Die gesetzlichen Festlegungen zum Sozialversicherungsausweis finden sich im § 18h SGB IV. Die Gestaltung des Ausweises erfolgt durch die Deutsche Rentenversicherung Bund. Ausländische Arbeitnehmer, die im Rahmen der Entsendung in Deutschland tätig sind, müssen die Zugehörigkeit zum ausländischen Sozialversicherungssystem durch die Bescheinigung A1 (bis 30.04.2010 Bescheinigung E 101) nachweisen. Siehe auch Seite Arbeitnehmer. Bis Ende 2010 bekam jeder Arbeitnehmer von seinem Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis. Seit Januar 2011 ist der Sozialversicherungsausweis in der früheren Form entfallen. Stattdessen erhält jeder Arbeitnehmer ein Schreiben seines Rentenversicherungsträgers, worin ihm seine Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Der Inhalt und die Funktion des Schreibens decken sich mit dem bisherigen Sozialversicherungsausweis. © 2007-2021 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Lohnlexikon - Cookie Einstellungen verwalten |
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