Mehr als 8 stunden außer haus steuererklärung vordruck

Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man Mehrkosten die entstehen, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seiner gewohnten Arbeitsstätte tätig ist.

Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?

Wenn Arbeitnehmer weder von zuhause noch von ihrer gewohnten Arbeitsstätte aus tätig sind, fallen somit günstige Versorgungsmöglichkeiten weg. Sie können weder zuhause kochen noch die Angebote der betriebseigenen Kantine nutzen. Deshalb entstehen im Rahmen von Geschäftsreisen häufig Mehrkosten für Essen und Trinken. Diese können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwand in der Praxis

Da die Ermittlung des tatsächlichen Mehraufwands bei der Verpflegung zu aufwendig wäre, kommen hier ausschließlich Pauschalbeträge zum Einsatz. Deren Höhe hängt bei Dienstreisen im Inland von der Dauer der auswärtigen Tätigkeit ab. Bei Dienstreisen ins Ausland gibt es wiederum Tagessätze für die jeweiligen Länder. Diese werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert.

Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Mitarbeiter befinden sich häufig im Rahmen von Schulungen, Fortbildungen oder anderen Angelegenheiten außer Haus. Nicht für jedes dieser Beispiele lässt sich jedoch laut Arbeitsrecht eine Verpflegungsmehraufwand Pauschale geltend machen. Also wann bekommt man Verpflegungsmehraufwand?

Der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand lässt sich dann geltend machen, wenn ein Arbeitnehmer ohne Übernachtung mehr als acht Stunden außer Haus ist. Das heißt, er hält sich in dieser Zeit weder in seiner Wohnung noch an seiner Haupttätigungsstätte auf. Werden an einem Tag mehrere kleine Dienstreisen unternommen, dürfen diese zusammengezählt werden. Dauern sie zusammen mehr als acht Stunden, ist auch hier ein Mehraufwand für Verpflegung anzunehmen.

Ein weiterer Grund für Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand ist eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung. Neben den eigentlichen Reisekosten fallen hier natürlich auch Beträge für Essen und Trinken an. Bezüglich der Höhe der Verpflegungspauschale wird hier zwischen An- und Abreisetag und vollständig abwesenden Tagen unterschieden. Für den An- und Abreisetag gibt es keine Mindestzeiten für die Abwesenheit.

Wie wird Verpfleungsmehraufwand versteuert?

Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand, den sie ihren Mitarbeitern erstatten, als Betriebsausgabe geltend machen. Als diese vermindert er folglich den Gewinn des Unternehmens und damit das zu versteuernde Einkommen.

Arbeitnehmer können auf verschiedene Arten Steuererleichterungen durch den Mehraufwand bei der Verpflegung geltend machen. Bekommen sie die Pauschale vom Arbeitgeber erstattet, ist dieser Betrag bis zur Höhe der jeweiligen Pauschale steuerfrei.

Erfolgt keine Übernahme der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer den Mehraufwand als Werbungskosten geltend machen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen: Zahlt der Arbeitgeber für das Essen vor Ort, ist dieses zum Beispiel in der Übernachtung enthalten, muss die Verpflegungspauschale dementsprechend gemindert werden. Dabei gilt folgende Verteilung:

• Frühstück: 20 %
• Mittagessen: 40 %
• Abendessen: 40 %

Wo trage ich den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuererklärung ein?

Unternehmen können Aufwendungen für Verpflegung, die sie ihren Arbeitnehmern erstatten, in der Anlage EÜR als Betriebsausgaben deklarieren. Genauer gesagt handelt es sich hierbei um einen Punkt, den Sie unter beschränkt abziehbare Betriebsausgaben erfassen sollten.

Arbeitnehmer machen ihren Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung bei den Werbungskosten unter Reisekosten geltend. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass vom Arbeitgeber organisierte Mahlzeiten den Anspruch auf Verpflegungspauschale mindern können.

Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2020
Der Bundesrat hat am 29. November 2019 zahlreichen Änderungen im Steuerrecht zugestimmt, die der Bundestag am 7. November verabschiedet hatte (Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften - Jahressteuergesetz 2019). Das Gesetz enthält als Jahressteuergesetz 2019 viele Änderungen. Dazu gehört auch die Anhebung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2020:

• Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 24 Euro auf 28 Euro angehoben.
• Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für den An- oder Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehendem Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, von jeweils 12 Euro auf 14 Euro angehoben.
• Die als Werbungskosten abzugsfähigen inländischen Verpflegungspauschalen werden für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, von 12 Euro auf 14 Euro angehoben.

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014 Bisher war der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG (Bereich der Betriebsausgaben) geregelt und über den Verweis in § 9 Absatz 5 EStG auch im Rahmen der Werbungskosten anwendbar. Ab 2014 werden Reisekosten umfassend in § 9 EStG geregelt. Der Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen wurde in den neuen Absatz 4a überführt und ein entsprechender Verweis in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG aufgenommen (Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013).

Um den Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wurde die dreistufige Staffelung der abziehbaren Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten durch eine zweistufige Staffelung ersetzt. Im Zuge der Vereinfachung wird auf einen Teil der Berücksichtigung von Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die Berechnung der Dreimonatsfrist vereinfacht.

Grundsätzliches

Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (bis 2013 regelmäßige Arbeitsstätte) aufhält.
Ausführliche Informationen zur ersten Tätigkeitsstätte.
In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Ab 2014 wird statt der bisherigen dreistufigen Staffelung eine zweistufige Staffelung der Pauschalen (12 Euro und 24 Euro) eingeführt (Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro). Der Pauschbetrag von 12 Euro wird bereits bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden gewährt. Dieser Betrag gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Ausführliche Informationen zu den Themen:

• Mitternachtsregelung
• Kürzung der Verpflegungspauschalen
• Dreimonatsfrist und Neubeginn der Dreimonatsfrist
• Pauschalierung der Lohnsteuer bei höheren Beträgen

finden Sie auf folgenden Unterseiten:

Vorsteuerabzug bei Verpflegungskosten

Für die Kosten gilt: Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer Auswärtstätigkeit können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden.

Bei der Umsatzsteuer ist es umgekehrt: Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.

Der Vorsteuerabzug ist aber aus den tatsächlichen Verpflegungskosten möglich. Dazu muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist.

Verpflegungsmehraufwendungen und Fahrtkosten für Leiharbeitnehmer

Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom 17.06.2010 (VI R 35/08) entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen kann. Das Gericht entschied dabei aber nur über kurzfristige Einsätze.
Mit Urteil vom 15.05.2013 (VI R 41/12) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass auch Leiharbeitnehmern nur Verpflegungsmehraufwand in den Grenzen der Dreimonatsfrist zusteht.

Mit der Reisekostenreform zum 01.01.2014 ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs überholt.
Ab 2014 können Leiharbeiter im Betrieb des Entleihers eine erste Tätigkeitsstätte haben, wenn die Tätigkeit

• während des gesamten Leiharbeiterverhältnisses oder
• über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten andauert.

Dieser Auffassung tritt das Niedersächsische Finanzgericht mit Urteil vom 30.11.2016 (9 K 130/16) entgegen. Aufgrund der gesetzlichen Beschränkung der Arbeitnehmerüberlassung ist bereits aus Rechtsgründen bei Leiharbeitsverhältnissen keine dauerhafte Zuordnung zu einem Entleihbetrieb möglich. Die Revision zum Bundesfinanzhof wurde wegen grundsätzlicher Bedeutung und zur Fortbildung des Rechts zugelassen (Erste Tätigkeitsstätte für Leiharbeitnehmer).

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu (fast) jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht. Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Ausführliche Informationen zu Auslandsreisekosten

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:

Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.

Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung.

Eintragungen zu Verpflegungszuschüssen auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind die nach § 3 Nummer 13 oder 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten zu bescheinigen (Verpflegungszuschüsse oder geldwerte Vorteile aus gestellten Mahlzeiten).

Steuerfreie Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung sind unter Nummer 21 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Sofern das Betriebsstättenfinanzamt nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 Satz 2 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung hierfür eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist eine Bescheinigung dieser Beträge nicht zwingend erforderlich.

Mehraufwendungen für Verpflegung in der Einkommensteuererklärung Anlage N

Die Eintragung erfolgt auf der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit).

Mehraufwendungen für Verpflegung können auch nur pauschal geltend gemacht werden. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen mindern die abzugsfähigen Werbungskosten.

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