Wie melde ich mich am telefon wenn ich anrufe

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Von Indeed Editorial Team

11. November 2021

Telefonieren ist immer noch die schnellste und unkomplizierteste Kommunikationsmethode. Gerade im geschäftlichen Kontext ist es wichtig, sich richtig am Telefon zu melden. Egal, ob Sie anrufen oder ein Telefonat entgegennehmen: Der erste Eindruck zählt und es gibt bestimmte Regeln, die Sie einhalten sollten. So schaffen Sie die Basis für ein erfolgreiches Gespräch und bleiben bei Ihrem Gegenüber positiv in Erinnerung. Aber wie meldet man sich am Telefon? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie reagieren, wenn Sie einen Anruf erhalten oder für andere entgegennehmen, und wie Sie sich melden, wenn Sie selbst anrufen.

Unterschiede zwischen geschäftlichen und privaten Telefonaten

Das Telefon ist auch heute noch unser ständiger Begleiter. Obwohl mittlerweile auch viel über E-Mail oder Messenger-Dienste kommuniziert wird, ist der Griff zum Hörer immer noch der schnellste Weg, Informationen auszutauschen.

Wenn Sie sich im geschäftlichen Umfeld aber so am Telefon melden, wie im privaten Bereich, wirkt das schnell unprofessionell. Die Art und Weise, wie Sie ans Telefon gehen, trägt viel dazu bei, wie das anschließende Gespräch verläuft. Der erste Eindruck zählt. Auch und gerade am Telefon. Ein Anruf, bei dem Ihr Gegenüber das Gefühl hat, nebenbei abgefertigt zu werden, trägt schnell dazu bei, dass Spannungen entstehen, die leicht vermeidbar wären.

Wie meldet man sich, wenn man angerufen wird?

Wenn Sie einen Anruf erhalten, sind Sie in den meisten Fällen gerade mit etwas anderem beschäftigt. Trotzdem sollten Sie jedes Telefonat mit der gleichen Freundlichkeit und Professionalität entgegennehmen. Ihr Gegenüber kann nichts dafür, dass Sie gerade gestresst oder in Zeitnot sind. Er oder sie hat ein Anliegen, das wichtig genug scheint, Sie anzurufen. Mit der richtigen Art, das Telefonat entgegenzunehmen, zeigen Sie Ihre Wertschätzung, – und die sollte für alle Gesprächspartner*innen gleich sein.

Lassen Sie es nicht zu lange klingeln

Es gibt kaum etwas Frustrierenderes, als ewig in einer Warteschleife zu hängen. Sicher kennen Sie dieses Gefühl auch. Wenn Sie angerufen werden, versuchen Sie daher, das Telefon maximal dreimal klingeln zu lassen.

Manchmal steckt man in Aufgaben, die volle Konzentration erfordern und bei denen jede Unterbrechung stört. In dem Fall sollten Sie den Anrufschutz einstellen oder auf Kolleg*innen umleiten. Selbstverständlich erst nach entsprechender Rücksprache.

Alternativ nehmen Sie das Telefonat freundlich entgegen und bitten Ihr Gegenüber, kurz zu warten. So weiß die anrufende Person, dass es gleich weitergeht und hängt nicht in der Luft. Es ist dann aber natürlich wichtig, dass Sie tatsächlich schnell wieder ans Telefon zurückkehren.

Nehmen Sie jedes Telefonat gleich freundlich entgegen

Auch wenn das Telefon gefühlt pausenlos klingelt, melden Sie sich bei jedem Anruf so, als ob Sie das erste Mal an diesem Tag rangehen. Lächeln Sie ruhig beim Reden. Sitzen Sie aufrecht und beschäftigen Sie sich nebenbei nicht mit etwas anderem. Ihr Gegenüber sieht das zwar nicht, ihre Stimme klingt aber anders und es fällt Ihnen so auch leichter, aufmerksam und höflich zu sein.

Achten Sie darauf, trotzdem natürlich zu sprechen und nicht gekünstelt zu klingen. So fühlt Ihr Gegenüber sich ernst genommen und wertgeschätzt.

Melden Sie sich mit den wichtigsten Informationen

Ihr Gegenüber möchte zuerst wissen, ob er oder sie den richtigen Anschluss gewählt hat. Stellen Sie sich daher direkt vor. In vielen Unternehmen gibt es klare Vorgaben, mit welcher Formel Sie sich melden sollten. Treten Sie eine neue Stelle an, erkundigen Sie sich am besten gleich danach.

Können Sie selbst entscheiden, ist die folgende Variante empfehlenswert:

Firmenname, eventuell Ihre Abteilung, „Sie sprechen mit“ Ihr Name.
z. B. Müller GmbH, Marketingabteilung, Sie sprechen mit Erika Mustermann.

So weiß Ihr Gegenüber, dass er oder sie beim richtigen Unternehmen und in der gewünschten Abteilung gelandet ist. Meist ist das am wichtigsten. Durch die Nennung Ihres Namens ganz am Ende kann Ihr Gegenüber ihn zusätzlich besser verstehen und sich merken.

Möchten Sie den Einstieg noch etwas offener gestalten, hängen Sie ein „Wie kann ich Ihnen helfen?“ an.

Notieren Sie sich den Namen des Anrufenden

Im Idealfall haben Sie immer Zettel und Stift in Reichweite. Stellt sich Ihr Gegenüber vor, notieren Sie sich direkt den Namen. So vergessen Sie ihn nicht im Laufe des Gesprächs. Haben Sie den Namen nicht gut verstanden, fragen Sie ruhig noch einmal nach.

Wenn möglich, sprechen Sie Ihre/n Gesprächspartner*in im Laufe des Telefonats auch noch einmal mit Namen an. Das zeigt, dass Sie mit den Gedanken voll dabei sind, und hilft Ihnen, sich den Namen noch besser zu merken.

Verlassen Sie sich nicht auf die Rufnummernerkennung

Moderne Telefonanlagen zeigen mittlerweile an, falls eine anrufende Nummer in den Kontakten gespeichert ist. Das kann hilfreich sein. Sie sollten die anrufende Person aber trotzdem nicht direkt mit Namen begrüßen.

Zum einen kann es immer sein, dass jemand anderes den Anschluss nutzt. Zum anderen ist es auch möglich, dass ein Gespräch weitergeleitet wurde. Melden Sie sich dann salopp, wie Sie es bei Ihrem Team gewöhnt sind, ist vielleicht am anderen Ende ein/e wichtige Kund*in, die sich über diese Begrüßung wundert.

Bleiben Sie freundlich und professionell

Ihr Gegenüber ist schwer verärgert oder möchte einfach nur Frust ablassen? Bleiben Sie freundlich. Das bedeutet nicht, dass sie bei allen Punkten mitgehen müssen. Halten Sie sich aber immer vor Augen: Dass Ihr Gegenüber ungehalten ist, hat nichts mit Ihnen persönlich zu tun.

Schwierige Telefonate bringen Sie am besten in eine gute Bahn, indem Sie zuhören, Ihr Gegenüber ausreden lassen, und anbieten, eine Lösung zu finden. Ist das nicht sofort möglich, notieren Sie sich den Namen und eine Kontaktmöglichkeit und versprechen Sie zeitnahe Hilfe.

Wie nehmen Sie ein Telefonat an einem anderen Apparat entgegen?

Nicht immer melden Sie sich an ihrem eigenen Gerät, sondern nehmen ein Gespräch entgegen, weil Sie gerade in der Nähe des Telefons sind. Oder Telefonate werden intern zu Ihnen weitergeleitet. In beiden Fällen achten Sie bitte darauf, dass der oder die Anrufer*in bestimmt weiß, dass Sie nur in Vertretung ans Telefon gehen. Melden Sie sich am besten in folgender Form:

Unternehmensname, „am Apparat von“ Name des Angerufenen, „Sie sprechen mit“ Ihr Name
z. B. „Müller GmbH, am Apparat von Erika Mustermann, Sie sprechen mit Max Schmitt.“

Ist das Telefon zu Ihnen umgeleitet worden oder nehmen Sie den Anruf vertretend entgegen, weil die angerufene Person gerade nicht am Platz ist, bieten Sie Ihre Unterstützung an. Das geht ganz einfach, indem Sie fragen, ob Sie weiterhelfen können oder etwas ausrichten sollen. Denken Sie unbedingt daran, den Namen und eine Rückrufnummer zu notieren.

Wie melden Sie sich am Telefon, wenn Sie anrufen?

Lassen Sie es lange genug klingeln

Machen Sie sich bewusst, dass die Person, die Sie gerade erreichen möchten, in den seltensten Fällen auf Ihren Anruf wartet. Legen Sie zu schnell wieder auf, hat die angerufene Person vielleicht gerade die aktuelle Tätigkeit unterbrochen und hört dann nur noch das Freizeichen. Das ist ärgerlich.

Geben Sie Ihrem Gegenüber daher Zeit, Ihren Anruf entgegenzunehmen, und melden Sie sich freundlich, auch wenn es länger gedauert hat.

Stellen Sie die Rufnummern-Unterdrückung aus

Moderne Telefone zeigen die Rufnummer des Anrufers an. Das hat mehrere Vorteile. Zum einen sieht man so direkt, wer anruft. Vorausgesetzt, Ihre Nummer ist als Kontakt gespeichert. Zum anderen können Sie zurückgerufen werden, falls Sie niemanden erreicht haben.

Anrufe mit unterdrückter Nummer, also anonyme Anrufe, werden von den meisten als unhöflich empfunden. Es kann sogar passieren, dass Ihr Anruf genau aus diesem Grund nicht entgegengenommen wird.

Die Rufnummern-Unterdrückung sollten Sie nur einschalten, wenn Sie jemanden erreichen möchten, bei dem Sie vermuten, dass er oder sie ein Telefonat mit Ihnen vermeiden möchte. In dem Fall kann ein Anruf ohne Kennung Erfolg bringen.

Melden Sie sich auch als Anrufende*r mit allen relevanten Informationen

Stellen Sie sich zuerst kurz vor, statt direkt mit der Tür ins Haus zu fallen. Ihr Gegenüber möchte wissen, mit wem er oder sie spricht. Da Sie anrufen, ist Ihr Name am wichtigsten für die Person am anderen Ende. Nennen Sie zusätzlich den Firmennamen. Setzen Sie bitte nicht voraus, dass Ihr/e Gesprächspartner*in automatisch weiß, wo sie hingehören.

Sprechen Sie dabei deutlich und nicht zu schnell, damit Sie gut verstanden werden. Gerade am Anfang eines Telefonats braucht man oft einen kleinen Moment, um gedanklich voll bei der Sache zu sein.

Wenn Sie wissen, dass Ihr Gespräch länger als ein paar Sätze dauern wird, fragen Sie kurz nach, ob es gerade passt oder ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anrufen sollen.

Bestätigen Sie wichtige Informationen per E-Mail

Geht es im Telefonat um wichtige Fakten oder Informationen, fassen Sie die wesentlichen Punkte am besten noch einmal in einer kurzen Mail zusammen, in der Sie sich auf das Gespräch beziehen. So gehen Sie sicher, dass nichts falsch verstanden wurde und alle Beteiligten auch später noch auf die Informationen zurückgreifen können.