Welche fahrtenbücher werden vom finanzamt anerkannt

Hinweise fÃŒr Gewerbetreibende und Freiberufler

Gewerbetreibende, Freiberufler oder Landwirte die ein betriebliches Kfz (das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird) auch privat fahren, haben eine steuerpflichtige Entnahme anzusetzen. FÌr die Bewertung ist nach dem Einkommensteuergesetz grundsÀtzlich die sogenannte 1-Prozent-Regelung anzuwenden, nach der monatlich pauschal ein Prozent des inlÀndischen Brutto-Listenpreises des Autos im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzÌglich Sonderausstattung anzusetzen ist.

Hinweise fÃŒr Arbeitnehmer

Auch fÌr Arbeitnehmer ist die 1 %-Regelung von Bedeutung. Fahrer von Dienstwagen mÌssen im Regelfall private Fahrten versteuern, denn hier wird ein geldwerter Vorteil angenommen. Je nach Hersteller, Modell und Ausstattung können so mehrere tausend Euro im Jahr zusÀtzliche Steuerlast anfallen.

Wer jedoch einzeln und mit Fahrtenbuch abrechnet, kann gÌnstiger davon kommen. Dabei erfÌllt nur ein Fahrtenbuch in gebundener Form die steuerlichen Vorgaben. Hierzu eignet sich das Fahrtenbuch von Avery Zweckform. Das Fahrtenbuch wird regelmÀßig von Rechtsexperten ÌberprÌft und ist vom Finanzamt anerkannt.

Hinweis: Obige ErlÀuterungen stellen eine Auswahl an allgemeinen Informationen dar. Sie erheben keinerlei Anspruch auf VollstÀndigkeit und stellen keine Auskunft, Beratung oder sonstige Dienstleistung dar. FÌr Inhalt, Richtigkeit, AktualitÀt und VollstÀndigkeit wird keinerlei Haftung Ìbernommen. Im Zweifel kann eine persönliche Beratung durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder WirtschaftsprÌfer erforderlich sein.

Wenn Sie das KFZ Fahrtenbuch korrekt einsetzen, werden Ihre Aufzeichnungen vom Finanzamt anerkannt. Für die Anerkennung eines Fahrtenbuchs müssen Sie in Deutschland besondere Anforderungen hinsichtlich der Vollständigkeit der Angaben und der Verhinderung bzw. der Dokumentation von nachträglichen Änderungen beachten.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Passagen der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) verfassten Schreiben bezüglich der Anforderungen an ein Fahrtenbuch zusammen. Weiterhin zeigen wir Ihnen die Lösungen unseres KFZ Fahrtenbuchs, um den Anforderungen vom Finanzamt zu entsprechen.

Die kompletten Schreiben finden Sie unten zum Download.

Das (BMF) hat mit Schreiben vom 21.01.2002 Anforderungen an ein Fahrtenbuch festgelegt und mit Schreiben vom 07. 07.2006 und 18.11.2009 die Anforderungen an den Nachweis der betrieblichen Nutzung von Kraftfahrzeugen konkretisiert.

Im Jahr 2013 hat die Oberfinanzdirektion (OFD) Rheinland die Anforderungen zur „Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs“ weiter präzisiert.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Alle Vorgaben müssen erfüllt werden

Unser KFZ Fahrtenbuch wurde anhand der Vorgaben des BMF und der OFD Rheinland zur Vollständigkeit der Angaben und der Dokumentation von nachträglichen Änderungen entwickelt.

Zur Vollständigkeit der Daten heißt es in den BMF-Schreiben:
„Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.“
Unser KFZ Fahrtenbuch führt diese Angaben und bietet viele Funktionen, die die Eingabe und Änderung Ihrer Daten erleichtern.

Zu nachträglichen Änderungen heißt es weiterhin:
„Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.“
Unsere KFZ Fahrtenbuch Software bietet einen “rechtssicheren Finanzamtmodus”. Ist dieser aktiviert, speichert das KFZ Fahrtenbuch Ihre Eingaben so ab, dass sie nachträglich nicht ohne eine Dokumentation verändert werden können. Änderungen sind in diesem Modus nur in beschränktem Umfang möglich. Nachträgliche Änderungen werden auf diese Weise dokumentiert.

Fahrtberichte und Änderungshistorie
Im KFZ Fahrtenbuch gibt es einen druckbaren PDF Bericht, den Sie sich bequem mit nur einem Klick erstellen lassen können. Sie haben die Möglichkeit, Privatfahrten und stornierte Fahrten anzuzeigen. Alle Fahrten werden mit dem Zeitstempel auflistet. Bei geänderten oder stornierten Fahrten ist der ursprüngliche Zustand der Daten sowie deren Änderungshistorie mit Datum, Uhrzeit und Benutzername ersichtlich. Die Änderungshistorie kann somit vom Anwender nicht nachträglich manipuliert werden.

Fahrtenbücher müssen lückenlos und zeitnah geführt werden
Diese Anforderung kann nur der Anwender selbst erfüllen, indem er alle Fahrten lückenlos und zeitnah mit der KFZ Fahrtenbuch Online Edition oder unseren KFZ Fahrtenbuch Apps dokumentiert. Sollte eine Fahrt noch unvollständig erfasst worden sein – z.B. ohne Zweck der Fahrt – erhalten Sie die Smartphone-typische Benachrichtigung in Form einer roten Zahl angezeigt. So geht Ihnen keine Fahrt verloren und Sie bleiben rechtskonform.

Zeitnah heißt innerhalb von bis zu fünf Kalendertagen! Nach deutscher Rechtslage ist diese Vorgabe dann erfüllt, wenn das Fahrtenbuch innerhalb von bis zu fünf Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt geführt wird.

Dabei müssen die Fahrten mit allen erforderlichen Angaben im Fahrtenbuch erfasst werden. Der Buchungszeitpunkt wird von der Software KFZ-Fahrtenbuch gespeichert und kann später durch Ausgabe eines Buchungsprotokolls nachvollzogen werden.

Keine amtliche Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbüchern!

Derzeit gibt es keine Behörde, die eine Eignung von Fahrtenbuch-Software amtlich bestätigt.

Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Eine derartige Zertifizierung / Zulassung könnte sich auch immer nur auf eine bestimmte Programmversion beziehen, weil bei einer Versionsänderung zertifizierungs- / zulassungsschädliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden könnten.
Selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR – geforderten Angaben enthält.

Die Prüfung, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann deshalb immer nur für den jeweiligen Einzelfall erfolgen.“, heißt es dazu laut OFD Rheinland.

Bitte beachten Sie: Unseren Erfahrungen nach beurteilt ein Betriebsprüfer nicht vorrangig die Software, sondern die von Ihnen damit erstellten Aufzeichnungen. Es besteht daher immer die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch nicht anzuerkennen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Aufzeichnungen unvollständig oder nicht zeitnah gemacht worden sind. Gleiches gilt für widersprüchliche Angaben. Beispielsweise können Verknüpfungen von Kilometerständen aus dem Fahrtenbuch mit Werkstattquittungen oder ein Vergleich des Fahrtenbuches mit dem Datum von Tankbelegen oder sonstigen Dokumenten herangezogen werden.

Führen Sie Ihr KFZ Fahrtenbuch also wahrheitsgemäß, korrekt, zeitnah und vollständig. Viele nützliche Funktionen und Auswertungen haben wir bereits in unsere Software-Lösung implementiert, die Ihnen das Erfassen der Fahrten leichter macht.

Laut Schreiben des BMF ist ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, „wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.“
Ihrer Betriebsprüfung steht mit unserem KFZ Fahrtenbuch also nichts mehr im Wege!

PDF Download

BMF Schreiben 1  BMF Schreiben 2BMF Schreiben 3

Weiterführende Links

Funktionen im Überblick ›
KFZ Fahrtenbuch Versionen im Überblick ›
Fragen und Antworten rund um das KFZ Fahrtenbuch ›
Erste Schritte mit dem KFZ Fahrtenbuch ›

Wenn es um das Fahrtenbuch geht, schaut das Finanzamt bei Selbstständigen ganz genau hin. Beschäftigt man sich mit den gesetzlichen Ausführungen, den dazugehörigen Richtlinien sowie die steuerlichen Kommentare von Fachverlagen und der geltenden Rechtsprechung, erscheinen die steuerlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch eine enorme Hürde zu sein.

Die Lohnsteuerrichtlinie zur Bewertung von Sachbezügen gibt Auskunft darüber, welche Angaben das Finanzamt im Fahrtenbuch prinzipiell erwartet:

„Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

a) Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,b) Reiseziel und bei Umwegen auf die Reiseroute,

c) Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.“

In der Praxis bedeutet es, dass jeder einzelne Kilometer an jedem einzelnen Tag eines Jahres aufgezeichnet werden muss. Fehlt ein Eintrag oder sind Einträge nicht stimmig, ist das Problem größer, als es zunächst den Anschein hat.

Denn sobald das Finanzamt eine Unstimmigkeit feststellt, hat es den Fuß in der Tür, tiefergehende Prüfungen vorzunehmen. Im Zweifel verwirft es die angesetzten Kosten und nimmt eine Schätzung vor. Diese Schätzungen sind nie zum Vorteil eines Steuerpflichtigen, sondern immer zum Nachteil.
 

Welche Methode ist günstiger: Fahrtenbuch oder pauschale Versteuerung?

Im Beitrag Firmenwagen für Selbstständige haben wir ausführlich den Unterschied zwischen der 1- Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode erläutert. Im Prinzip rechnet sich das Führen des Fahrtenbuchs fast immer dann, wenn zum Beispiel

• der betriebliche Nutzungsanteil hoch ist,
• das Fahrzeug einen hohen Bruttolistenpreis hat,
• der steuerliche Abschreibungszeitraum bereits vorüber ist,
• ein gebrauchtes Fahrzeug angeschafft wird oder
• eine geringe Kilometerleistung pro Jahr zusammenkommt.

Kommen Sie nach eingehender Überlegung zu dem Schluss, ein Fahrtenbuch zu führen, werden Sie sehr schnell merken, wie aufwändig die Erfassung ist. Diszipliniert müssen Sie jede einzelne Fahrt akribisch erfassen. Es spielt keine Rolle, ob die Fahrt zum Kunden 5 km oder 500 km beträgt, sie müssen immer die geforderten Informationen eintragen:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt,
• Ziel ggf. inklusive Umwegen,
• Reisezweck und
• Name des Geschäftskontakts.

Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie ebenfalls Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und zum Ende Ihrer Fahrt eintragen und mindestens die Notiz „privat“ eintragen. Fahren Sie sehr viel mit dem Auto, wünschen Sie sich eine Unterstützung und spielen sicherlich bald mit dem Gedanken, ein elektronisches Fahrtenbuch zu nutzen. Klingt einfach, ist aber mit einigen Problemen verbunden.
 

Steuerliche Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern ist problematisch

Es klingt unglaublich, doch das Finanzamt erkennt nicht alle angebotenen elektronischen Fahrtenbücher an. Vielmehr existieren ganz genauer Vorschriften innerhalb der Verwaltung bezüglich elektronischer Fahrtenbücher. Die Verwaltungsvorschriften enthalten Hinweise darauf, welche steuerlichen Anforderungen das von Ihnen gewählte elektronische Fahrtenbuch erfüllen muss, damit das Finanzamt dieses akzeptiert und nicht komplett verwirft.

• Grundsätzlich müssen elektronischer Fahrtenbücher so aufgebaut sein, dass eine nachträgliche Änderung von Eintragungen grundsätzlich ausgeschlossen ist.
• Wenn ein fehlerhafter Eintrag vorgenommen wurde, muss dieser offensichtlich storniert und in einem neuen Datensatz korrigiert werden.
• Aus diesem Grund sind selbst erstellte Excel-Tabellen oder Vorlagen aus dem Internet mit veränderlichen Tabellenkalkulationsdokumenten kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne der steuerlichen Vorschriften. Das hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil vom 16.11.2005, VI R 64, BStBl / II S. 410 entschieden.
   

Nachträgliche Ergänzungen im elektronischen Fahrtenbuch nur eingeschränkt zulässig

Die Änderungen in einem elektronischen Fahrtenbuch dürfen allerdings nicht zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen, sondern müssen zeitnah geschehen. Zeitnah ist aus Sicht der Finanzbehörden ein Zeitraum von sieben Kalendertagen. Steuerpflichtige, die sich dazu entschieden haben, Web-basierte Software zu nutzen, sehen sich gezwungen, ihren Nachtrag auszudrucken, mit Datum zu versehen und abzulegen. Gleichzeitig muss die Software einen unveränderlichen Eintrag aufzeichnen, der die Änderung zweifelsfrei und dauerhaft bestätigt. Das ist die sicherste Methode, um eine nachträgliche Ergänzung nach den Vorstellungen des Finanzamts hieb- und stichfest zu machen.

Praxistipp: Eine Software, die per GPS elektronisch und automatisch Fahrten aufzeichnet, sollte mit Vorsicht angewendet werden. Die per GPS berechneten Kilometerleistungen und der tatsächliche Kilometerstand auf dem Tacho weichen in der Regel voneinander ab. Finanzverwaltungen empfehlen, den tatsächlichen Tachostand turnusmäßig, zum Beispiel quartalsweise oder halbjährlich, zu dokumentieren.
 

Aufbewahrungsfrist und Verfügbarkeit von Daten im elektronischen Fahrtenbuch

Wer denkt, damit allen Anforderungen genüge getan zu haben, der irrt. Fahrtenbücher müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen lesbar gemacht werden können. Ändert sich die Technik und wird es dadurch unmöglich, die hinterlegten Daten abzurufen, haben Steuerpflichtige ein Problem. Man erinnert sich noch an die Disketten, die heutzutage keiner mehr nutzt, weil es keine Lesegeräte mehr gibt.

Sorgfältig auswählen und vom Finanzamt absegnen lassen

Aus den genannten Gründe ist es unbedingt ratsam, die Software eines Herstellers zu benutzen, der die Garantie dafür übernimmt, dass sein Fahrtenbuch die aktuellen steuerlichen Anforderungen erfüllt und, dass zukünftige steuerliche Änderungen zeitnah in der Software eingearbeitet werden. Das Problem ist nämlich, dass es kein offizielles Zertifizierungsverfahren dazu gibt. Ob die Software von der Finanzverwaltung anerkannt wird, bleibt immer eine Einzelfallentscheidung.

Eine gute Möglichkeit ist, zum Beispiel die neue Software einen Monat lang zu benutzen und die Eintragungen dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Wenn das Finanzamt den Auszug aus dem Fahrtenbuch anerkennt, haben Steuerpflichtige Sicherheit für die Zukunft. Wichtig: Lassen Sie sich die Anerkennung schriftlich bestätigen, damit Sie sich im Zweifel darauf berufen können.