Welche Aufgaben haben Planung und Kontrolle im Unternehmen?

Controlling ist ein Begriff, der aus dem Englischen kommt. Übersetzt bedeutet Controlling so viel wie kontrollieren, steuern oder regeln. Viele Menschen nennen Rechnungswesen und Controlling in einem Atemzug und setzen dies oft gleich. Doch dies ist falsch. Wir zeigen dir in diesem Artikel, was Controlling konkret bedeutet.

Das erwartet dich heute:

Definition

Controlling als Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesen

Controlling gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und ist nur ein Teilbereich von diesem. Der große Bereich vom betrieblichen Rechnungswesen umfasst vier Teilbereiche. Dies sind das externe Rechnungswesen, das interne Rechnungswesen, die Planungsrechnung und betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung. Im Controlling hast du die Aufgabe, in einem Unternehmen alle Geschäftsvorgänge zu kontrollieren. Aus diesen Daten erstellst du Analysen, die es ermöglichen jederzeit einen genauen Überblick zu bekommen, wie es in Sachen Rentabilität, Gewinn und Wert des Unternehmens bestellt ist. Sowohl für die Strategie eines Unternehmens als auch für die Steuerung und Planung ist das Controlling ein wichtiges Instrument im Controllingprozess.

Controlling hilft Fehler schnell zu korrigieren

Für ein Unternehmen ist es wichtig, dass im Bereich Controlling eine ständige Zusammenarbeit mit allen Abteilungen eines Unternehmens stattfindet. Nur so ist es möglich, dass Fehler oder Fehlentwicklungen schnell zu erkennen und damit zu beheben bzw. zu korrigieren sind. Aus diesem Grund ist es von extremer Bedeutung, dass im Controlling die sogenannte Business Intelligence mit enthalten ist. Dies ermöglicht dir ein automatisches Sammeln von Daten und deren Auswertung. Für das Controlling ein nahezu unschätzbar wichtiger Faktor im Controlling-Kreislauf. Um alles im Unternehmen erkennen zu können, unterteilt sich das Controlling in die beiden Bereiche operatives und strategisches Controlling.

Aufgaben und Funktionen des Controlling – Der Controlling-Kreislauf

Die Hauptaufgabe von Controllern besteht darin, alle wichtigen Kennzahlen in einem Unternehmen der Geschäftsleitung bzw. dem Management in transparenter Weise darzustellen. Das Controlling spielt vor allem in großen Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Ohne diese Arbeit wäre eine sinnvolle Planung und die Definition von Zielen für ein Unternehmen kaum möglich. Je nach Größe des Unternehmens steigt auch die Anzahl der individuellen Aufgaben an. Zu den grundlegenden Aufgaben aber gehören:

• Ständige Überwachung aller Unternehmenszahlen
• Daten auswerten und transparente Aufbereitung für die Geschäftsleitung
• Unternehmen bei der Definition von Zielen und deren Erreichung zu unterstützen
• Planung und Steuerung von verschiedenen Projekten
• Wirtschaftlichkeitsberechungen erstellen
• Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen
• Zielkontrollen und Ergebniskontrollen durchführen

Aus den Aufgaben und Funktionen des Controlling leitet sich beispielsweise bei einem Projekt der Controlling-Kreislauf ab.

Planung

Die Planung stellt eine der wichtigsten Aufgaben im Bereich Controlling dar. Planungen gibt es in vielfältiger Form und Ausprägung. Es handelt sich hier für dich um die Erstellung von Budgetplanungen für Projekte oder einzelne Kostenstellen, um die Planung der Liquidität des Unternehmens bis hin zur Koordination von strategischer und operativen Planung. Im Controlling wird bei der Planung immer darauf geachtet, dass hier nicht nur auf Basis der IST-Situation geachtet wird. Vielmehr geht es auch um eine langfristige Ausrichtung des Unternehmens, also die SOLL-Situation. Im Controlling findet deshalb auch die Vision eines Unternehmens Berücksichtigung und du leitest mit deiner Planung daraus realistische Ziele und deren Zielerreichung ab.

Die Grundlage bei der Planung für das Controlling stellen die Projektpläne dar. Die in den Projektplänen enthaltenen Daten stellen dabei die Soll-Vorgaben dar. Diese Vorgaben gilt es im Rahmen der Durchführung eines Projektes zu erreichen.

Information und Durchführung

Die Rolle des Controllings in einem Unternehmen hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Das Sammeln und das Aufbereiten von Informationen und Daten wird immer mehr in bestimmte IT-Bereiche übertragen. Du im Controlling nimmst daher immer mehr Aufgaben im Bereich Kommunikation und Vermittlung wahr. In der Führungsetage wird immer mehr Wert darauf gelegt, dass Daten und Kennzahlen auf Knopfdruck abgerufen werden können. Das bedeutet aber nicht, dass deine Aufgaben im Controlling weniger Wert werden. Ganz im Gegenteil – die IT ist nur in der Lage die Daten zu sammeln und auszuwerten, aber nur du mit deinem Wissen kannst die Zahlen kompetent bewerten. Für dich ist es deshalb wichtig, dass du folgende Faktoren richtig beurteilst:

• Welche Methoden sollen am besten zur Anwendung kommen?
• Welche Daten brauchst du konkret dafür?
• Und welche Form wählst du für eine verständliche Darstellung?

Im Rahmen eines Projektes arbeiten in der Regel die Projektmitglieder ihre Aufgaben in Eigenverantwortung ab. Denn um immer auf dem aktuellsten Projektstand zu sein, bedarf es einem ständigen Informationsaustausch. Dieser Informationsaustausch muss aber in beide Richtungen erfolgen. Bist du beispielsweise der Projektverantwortliche, gehört es auch zu deinen Aufgaben, die Projektmitglieder über den Status zu informieren.

Kontrolle und Abweichungsanalyse

Bei jeder Planung bedarf es auch einer entsprechenden Kontrolle. Etwas zu planen führt nur dann zum gewünschten Ziel, wenn alles analysiert und erfasst wird, wenn es zu Abweichungen kommt. Das bedeutet aber nicht, dass jede Abweichung auch gleich negativ zu bewerten ist. In der Regel ist es kaum möglich, dass ein gestecktes Ziel wirklich konkret getroffen wird. Für dich ist es deshalb wichtig, frühzeitig mit entsprechenden Methoden zu erkennen, warum es zu einer Abweichung gekommen ist, ob diese Abweichung zu vertreten ist oder du Maßnahmen ergreifen musst, um die Zielerreichung nicht zu gefährden. Dafür gilt es immer, den Soll-Zustand und den Ist-Zustand miteinander zu vergleichen.

Steuerung

Wenn du ein Unternehmen erfolgreich leiten und steuern möchtest, brauchst du dafür auch die richtigen Controlling Kennzahlen. Das bedeutet, es ist eine Stelle notwendig, von der die benötigten Daten aussagefähig, in gewünschter detaillierter Form und vor allem auch zur gewünschten Zeit abzurufen sind. Dafür braucht es die richtigen Controlling Instrumente, welche für die genaue Ermittlung dieser Informationen notwendig sind. Im Laufe von Projekten bedeutet dies, dass es bei Abweichungen, die eine Zielerreichung gefährden, immer Gegenmaßnahmen geben muss. Notfalls gilt es dabei auch die Projektpläne anzupassen oder gar zu ändern.

Dieser Controlling Kreislauf wiederholt sich im Laufe eines Projektes immer wieder von Neuem. Dieser Vorgang hält bis zum erfolgreichen Abschlusses eines Projektes an.

Was bedeutet operatives Controlling?

Planung, Kontrolle und Steuerung für Unternehmensprozesse, sowohl kurzfristig als auch langfristig, bedeutet operatives Controlling. Für dich gilt hier, dass du die bestmöglichen Ergebnisse erzielen musst, mit den Ressourcen und Strukturen, welche dir dafür zur Verfügung stehen. Das operative Controlling steht hier eng mit dem Ziel der Maximierung von Effizienz in Verbindung.

Definition operatives Controlling

Wie einleitend bereits erwähnt, befasst sich das operative Controlling mit der Planung, Kontrolle und Steuerung von Unternehmensprozessen und Abläufen. Dies gilt sowohl für einen kurzfristigen, als auch langfristigen Zeitraum. Im Vordergrund stehen dabei folgende Punkte:

• Ergebnisse der einzelnen Quartale
• Ergebnisse aus der Produktion
• kurzfristige Abgleiche im Bereich Ist- und Sollzustand
• Darstellung der Deckungsbeiträge

Wichtig beim operativen Controlling ist, dass die Planung dafür immer aus einem Unternehmensziel abgeleitet ist, welches übergeordnet ist. Das heißt im Klartext, dass du zunächst immer im ersten Schritt die strategischen Ziele formulieren bzw. festlegen musst. Nur so kannst du auch die entsprechenden operativen Ziele daraus ableiten. In der Regel bekommt das Controlling eine Top-Down-Planung, erstellt von der Geschäftsleitung und von den verschiedenen Funktionsbereichen eine Bottum-Up-Planung. Im Controlling ist es deine Aufgabe, diese beiden Planungen in Übereinstimmung zu bringen. Unter den Controllinginstrumenten findet sich hier die sogenannte Balanced Scorecard, welche sich für diese Aufgabe perfekt eignet. Diese Balanced Scorecard stellt eine Verknüpfung zwischen strategischer und operativen Planung und Kontrolle dar.

Aufgaben beim operativen Controlling

Das operative Controlling hat drei wesentliche Aufgaben. Diese lauten wie folgt:

1. Sammeln von Daten und Informationen
2. Aufbereiten von Daten und Informationen
3. Versorgung aller Bereiche im Unternehmen dieser Informationen

Eine wichtige Aufgabe in diesem Zusammenhang ist für dich die Anfertigung und Lieferung von einem regelmäßigen Reporting, aus dem der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens zu erkennen ist. Überdies wirst du beim operativen Controlling Teilpläne aufstellen und koordinieren und zu einem ganzheitlichen Unternehmensplan zusammenführen. Deine Rolle ist also eine Vermittlerrolle zwischen der Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungen oder Fachbereichen.

Instrumente für das operative Controlling

Für das operative Controlling gibt es eine Reihe von Instrumenten, die zum Einsatz kommen.

Break-Even-Analyse

Mit der Break-Even-Analyse wird der Gesamtumsatz eines Produktes oder eines Bereiches ermittelt. Ein Unterschreiten führt zu Verlusten, ein Überschreiten zu Gewinnen. Hier spricht man auch vom Deckungsumsatz.

ABC-Analyse

Mit diesem Instrument lässt sich ein Bild von der Situation des Unternehmens darstellen. Umsatzrelevante Fragen gilt es zu beantworten und daraus wiederum müssen gezielte Maßnahmen abgeleitet werden. Zur Beantwortung der Fragen werden diese in drei Kategorien eingeteilt. A = sehr wichtig, B = durchschnittlich wichtig und C = weniger wichtig.

Deckungsbeitragsrechnung

Unter Deckungsbeitragsrechnung versteht man eine Teilkostenrechnung. Es werden nur die variablen Kosten auf die Kostenträger verrechnet.

Kosten- und Leistungsrechnung

Bei der Kosten- und Leistungsrechnung werden nur die Kosten und Leistungen herangezogen, welche in einem direkten Zusammenhang mit einer innerbetrieblichen Leistungserstellung stehen. Die Kosten- und Leistungsrechnung stellt das Gegenstück zur Finanzbuchhaltung dar.

Budgetierung

Die Budgetierung ist eines der wichtigsten Controllinginstrumente. Mit der Budgetierung wird das Ziel verfolgt, ein Budget zu erstellen, in dem die Zukunft (wie geplant) von einem Unternehmen in Form von Zahlen dargestellt wird.

Investitionsrechnung

Eine Investitionsrechnung wird erstellt, um darzustellen, ob sich die Investition in ein bestimmtes Projekt für das Unternehmen lohnt.

Soll-Ist-Vergleich

Dieser Vergleich ist eine Analyse bzgl. Kostenabweichungen. Er wird erstellt, um Kostenstellen oder Betriebsbereiche auf Wirtschaftlichkeit hin zu kontrollieren.

Was bedeutet strategisches Controlling?

Ein Unternehmen betrachtet mithilfe vom strategischen Controlling auf lange Sicht das mögliche Erfolgspotenzial. Das strategische Controlling stellt überdies eine wichtige Unterstützung des Managements und seiner strategischen Ausrichtung dar.

Definition strategisches Controlling

Das strategische Controlling hat die Aufgabe, Abweichungen von Zielen oder entstehende Probleme frühzeitig zu erkennen. Dies muss geschehen, bevor sich diese in den operativen Zahlen bemerkbar machen. Deshalb gehören die strategische Planung und die strategische Kontrolle zu den wichtigsten Aufgabenbereichen wenn es um das strategische Controlling geht. Grundlagen sind:

• langfristige Planung
• Kontrolle und Steuerung von Prozessen und Abläufen in einem Unternehmen
• Gezielte Ausrichtung auf bestimmte Märkte, Geschäftsmodelle und Zielgruppen

In der Regel arbeitet das strategische Controlling mit qualitativen Methoden. Das bedeutet, dass du dich hier an Kenngrößen orientierst, die zwar nicht immer genau messbar sind, aber zur langfristigen Ausrichtung des Unternehmens passen. Im Gegensatz zum operativen Controlling kommen hier zur Veranschaulichung und Darstellung sehr oft Grafiken zum Einsatz.

Aufgaben beim strategischen Controlling

Beim strategischen Controlling gilt es die Geschäftsleitung mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Aus dieser Anforderung heraus leiten sich auch die unterschiedlichen Aufgaben ab.

Klärung von Fragestellungen mit der Geschäftsleitung

In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung muss das strategische Controlling Fragestellungen festlegen. Diese Fragestellungen müssen analysiert und untersucht werden. Hinzu kommt, welche Informationen dafür benötigt werden, um eine vernünftige Planung der Strategie durchzuführen. Wichtig ist hier genau zu erkennen, welches Interesse die Geschäftsleitung verfolgt.

Ermittlung von strategischen Zielen

Die Geschäftsleitung muss definieren, welche Ziele für das Unternehmen wichtig sind. Überdies muss definiert werden, welche Ziele höchste Priorität haben und zu untersuchen und zu betrachten gibt.

Analyse vom Umfeld durchführen

Kennzeichnend für das strategische Controlling ist die Beobachtung von Entwicklungen in gesellschaftlicher, politischer und technologischer Richtung. Das strategische Controlling untersucht Märkte, Lieferanten und Kunden und analysiert den Vergleich mit Mitbewerbern.

Richtige Kennzahlen definieren

Aufgabe vom strategischen Controlling ist es, die richtigen Kennzahlen, Messwerte und Indikatoren zu definieren. Aus diesen müssen für die Fragestellungen Antworten abzuleiten sein.

Definition von Prozessen

Um die o.g. Messwerte, Kennzahlen und Indikatoren zu ermitteln, gilt es Prozesse und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Kennzahlen und deren Soll-Werte

Von der Geschäftsleitung müssen Soll-Werte oder Planwerte festgelegt werden. Diese braucht das strategische Controlling, um damit die entsprechenden Analysen vorzunehmen.

Überwachung von Schwellenwerten

Für jede einzelne Kennzahl legt die Geschäftsleitung einen Schwellenwert fest. Hier handelt es sich um einen Messwert, der festlegt, ob eine Kennzahl kritisch ist. Dieser Schwellenwert muss vom strategischen Controlling überwacht werden.

Ermittlung und Bewertung von Erfolgs- und Finanzkennzahlen

Der Erfolg eines Unternehmens drückt sich immer in den Finanzkennzahlen aus. Für das strategische Controlling besteht deshalb die Aufgabe, diese Zahlen für die Vergangenheit zu ermitteln und zu bewerten und eine Prognose für die Zukunft zu erstellen.

Instrumente für das strategische Controlling

Das strategische Controlling unterscheidet sich in seinen Aufgaben klar vom operativen Controlling. Deshalb musst du hier auch andere Instrumente zum Einsatz bringen.

SWOT-Analyse

Mit dem Instrument der SWOT-Analyse wird eine Situationsanalyse zur Strategiefindung erstellt. Vereint werden hier die Chancen-Risiken-Analyse und die Stärken-Schwächen-Analyse. In Paaren bilden hier Strength, Weaknesses, Opportunites und Threats vier Strategien.

Produktportfolioanalyse

Dieses Instrument dient zur Abbildung von Portfolio-Matrizen. Damit lassen sich das ganze Unternehmen, aber auch bestimmte Geschäftsfelder. Produktgruppen oder einzelne Produkte in Bezug auf eine strategische Position abbilden und beurteilen.

Competitive Intelligence

Dieses besondere Instrument dient zur Sammlung und Auswertung von Informationen über Mitbewerber auf dem Markt. So lassen sich frühzeitig Strategien an veränderte Wettbewerbssituationen anpassen.

Six-Sigma

Wer am Markt bestehen will, der muss in Sachen Qualität mit führend sein. Nur durch hohe Qualität ist Kundenbindung und Kundengewinnung möglich. Um Qualität zu sichern eignet sich dieses Instrument.

Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse ist eine systematische Ermittlung von Interessenträgern. Sie ist eine Erweiterung der Umweltanalyse dar.

Strategische Planung

Dieses Instrument stellt einen Teilbereich vom Planungssystem eines Unternehmens dar. Das Ziel ist hier eine langfristige Planung für die Entwicklung des Unternehmens.

Wettbewerbsanalyse

Dieses Instrument setzt sich aus drei Einzelanalysen zusammen. Diese sind die Konkurrenzanalyse, die Wettbewerbsstrukturanalyse und die Marktanalyse.

Benchmarking

Benchmarking ist ein Instrument, mit dem ein Unternehmen die eigenen Prozesse, Abläufe, Produkte, Werte und Techniken mit den Standardwerten oder den Werten der Mitbewerber vergleicht.

Welche Controlling Kennzahlen gibt es?

Im Controlling spielen Kennzahlen eine wichtige und bedeutende Rolle. Mit Kennzahlen ist es möglich, eine Messung von bestimmten Sachverhalten von einem Unternehmen durchzuführen. Damit das Controlling seiner Informationspflicht nachkommen kann, stellen die Kennzahlen eine wichtige Basis dar. Nur durch die Kennzahlen und deren Auswertung ist es einem Unternehmen möglich, durch das Controlling eine Quantifizierung von Zuständen und damit eine Bewertung dieser machen zu lassen. Kennzahlen braucht es sowohl im operativen als auch im strategischen Controlling. Für ein Unternehmen ist es durchaus möglich, eine große Menge an Kennzahlen zu definieren. Es ist aber empfehlenswert, dass du möglichst nur diejenigen festlegst, die auch wirklich für das Unternehmen wichtig sind.

Kennzahlen für das Controlling kannst du in bestimmte Gruppen einteilen. Trotzdem ist es wichtig, dass alle Zahlen nicht isoliert in die Betrachtung einfließen. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und deren Beschreibung.

Bilanzkennzahlen

Die Aussagekraft von Bilanzkennzahlen liegt fast immer in einem Vergleich zwischen Zeit und Branche. Das Umlaufvermögen kann durch kurzfristige Mittel gedeckt sein, wogegen das Anlagevermögen auf lange Sicht finanziert sein sollte. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Kapitalstruktur zwischen Eigenkapital und Fremdkapital ausgewogen ist.

Erfolgskennzahlen

In dieser Gruppe werden alle Kennzahlen erfasst, die für das Unternehmen ergebnisrelevante Aspekte haben. Dies können auch sehr einfache Kennzahlen sein, wie beispielsweise der Jahresüberschuss. In diese Gruppe gehört als Kennzahl auch der Cash Flow, damit von einem Unternehmen die Ertragskraft zu bestimmen ist.

Liquiditätskennzahlen

Hier wird zwischen drei Liquiditätsgraden unterschieden. Für die Liquidität ist es sehr gut, wenn das Umlaufvermögen höher ist als die kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Im Rahmen der Liquidität ist auch die Liquiditätsplanung und die Liquiditätsvorschau von großer Bedeutung!

Kennzahlen für das Personalcontrolling

Wichtig sind hier Ermittlungen über die Lohnquote, die Quote für Fehlzeiten, Quoten für Fluktuation oder Zahlen für den durchschnittlichen Personalaufwand.

Kennzahlen für Logistik und Produktion

Wie hoch ist die Lagerdauer? Wie ist es mit der Umschlagshäufigkeit der Vorräte bestellt? Passt das derzeitige Beschaffungswesen? Wie hoch sind die Kennzahlen im Bereich Produktivität?

Kennzahlen für Vertrieb und Marketing

Von Interesse sind im Vertrieb vor allem Werte wie Umsatz pro Kunde und Umsatz pro Mitarbeiter im Vertrieb. Wichtig ist auch zu wissen, wo der Break-Even-Point liegt und welchen Anteil Produkte oder Leistungen am Umsatz haben.

Ziele des Controllings

Das Controlling muss immer das Ziel haben, durch die von ihm durchgeführten Kontrollen, Analysen und den daraus abgeleiteten Empfehlungen für Maßnahmen das Unternehmen zu sichern. Die Sicherung bezieht sich hier in erster Linie auf die Ertragskraft, die wirtschaftliche Stabilität und die Wettbewerbsfähigkeit. Neben dieser Sicherung gilt für das Controlling auch das Ziel, die Rechtsposition des Unternehmens zu verbessern. Das Controlling ist ein wichtiges Organ, um dem Management Informationen zu liefern, die dabei helfen dir richtigen und realistischen Entscheidungen treffen zu können.

Fazit: Welche Bedeutung hat das Controlling?

Die Bedeutung vom Controlling hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Hast du beispielsweise damals jemanden gesagt, dass du im Bereich Controlling arbeitest, bist du nur mit Zahlen in Verbindung gebracht worden. Tag für Tag irgendwelche Daten und Zahlen zu sammeln und damit unverständliche Tabellen erstellen. Doch mittlerweile spielt das Controlling in jedem Unternehmen eine bedeutende Rolle. Das Sammeln von Daten und Informationen wird der IT überlassen.

Das Controlling selbst hat sich vielmehr zur rechten Hand der Geschäftsleitung entwickelt. Jeder Bereich eines Unternehmens wird vom Controlling genau durchleuchtet. Es gibt immer wieder Bereiche, wo man Geld einsparen kann. Es gibt aber auch Bereiche, die es lohnt zu fördern, um damit mehr Gewinn zu erwirtschaften. Überdies spielt das Controlling eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, dass ein Unternehmen seine Ziele erreicht.