Der unterschied zwischen rechnen errechnen und kalkulieren

  Finanzwissen, Liquidität  

Jörg Olvermann

Wenn man Unternehmer:innen fragt, was der zuverlässigste Indikator für den Erfolg eines Unternehmens ist, dann werden wohl die allermeisten sagen: der Gewinn bzw. der Profit. Und natürlich ist es unstrittig, dass jedes Unternehmen Gewinn erwirtschaften will. Viel wichtiger als das ist es für ein Unternehmen aber, immer genug frei verfügbare Geldmittel zu haben, um zahlungsfähig zu bleiben und eine Insolvenz zu vermeiden. Dazu ist es extrem wichtig, die Liquidität eines Unternehmens zu berechnen. Betrachtet man die beiden Begriffe etwas genauer, so ergeben sich interessante Aspekte, die für die Bewertung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens sehr wichtig sind.

Die Profitabilität eines Unternehmens wird in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt. Dabei werden ganz einfach ausgedrückt die Kosten eines Unternehmens vom erzielten Umsatz abgezogen. Ist das Ergebnis positiv, macht das Unternehmen Gewinn. Übersteigen die Kosten jedoch den Umsatz, dann ergibt sich ein negativer Saldo und die Firma macht Verlust.

Um das Verhältnis zwischen Umsatz und Kosten noch etwas näher zu beleuchten, lohnt es sich zu betrachten, wie sie zu Stande kommen. Der Umsatz lässt sich demnach berechnen, in dem man die Menge der verkauften Ware oder Dienstleistungen mit dem Preis multipliziert.

Die vereinfachte Gewinnberechnung in der GuV – auch “Income Statement” genannt

Beispiel: Wenn ein Porzellanhersteller 50.000 Tassen zu je 5 Euro verkauft, belaufen sich die Einnahmen auf 250.000 Euro. Bei den Kosten lohnt es sich, verschiedene Kostenarten zu unterscheiden. So gibt es für den Porzellanhersteller Kosten, die mit der Menge der verkauften Tassen gleichermaßen mitwachsen, während andere Kosten konstant bleiben. So muss der Porzellanhersteller für jede Tasse eine bestimmte Menge Porzellan-Rohware einkaufen.

Die Kosten für die Rohware steigen natürlich, je mehr Tassen verkauft werden. Neben diesen variablen Kosten gibt es aber auch feste Kosten, die gleich bleiben, zum Beispiel die Miete für die Fabrikationshalle.

Am Ende der Berechnung des Profits steht dann immer die Formel: Gewinn = Umsatz – Kosten.

Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer erhalten monatlich von Ihrem Steuerberater oder aus der Buchhaltung die so genannte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie gibt einen guten Überblick über die Profitabilität eines Unternehmens, vernachlässigt aber die Cashflowsicht. So werden bei Kapitalgesellschaften Offene Rechnungen schon der Umsatzseite zugerechnet, ohne dass das Geld schon geflossen ist

Die Liquidität eines Unternehmens sagt aus, wie viel frei verfügbares Geld vorhanden ist. Anders als in der Gewinn- und Verlustrechnung werden hier nicht Umsatz und Kosten verrechnet, sondern Einzahlungen mit Auszahlungen. Für die Liquiditätsermittlung wird der Anfangsgeldbestand mit den eingehenden Einzahlungen addiert und die Auszahlung davon subtrahiert. Der so genannte Cashflow hingegen stellt nur die Veränderung des Geldbestands durch die Geldzu- und abflüsse dar.

Die Berechnung der Liquidität im Cashflow Berechnung

Der berechnete Cashflow steigt also, wenn Einzahlungen erfolgen. Dabei ist es egal, wie diese Einzahlungen zu Stande kommen. Nehmen wir an, der Porzellanhersteller verkauft wie oben erwähnt 50.000 Tassen zu 5 Euro, bekommt aber gleichzeitig auch eine Umsatzsteuererstattung in Höhe von 25.000 Euro und einen neuen Unternehmerkredit in Höhe von 125.000 Euro ausgezahlt. Die Summe all dieser Einzahlungen erhöhen den berechneten Cashflow dann um 400.000 Euro.

Im Gegenzug sinkt der Cashflow, wenn Auszahlungen erfolgen. Auch hier spielt es keine Rolle, um welche Art von Auszahlungen es sich handelt. Wenn zum Beispiel der Porzellanhersteller neben laufenden Auszahlungen für Personal und Sachkosten in Höhe von 350.000 Euro auch noch für 100.000 Euro für neue Rohware bezahlt, dann belaufen sich die Auszahlungen auf 450.000 Euro.

Die einfache Berechnung des Cashflows lautet dann:
400.000 € Einzahlungen – 450.000 € Auszahlungen = – 50.000 € Cashflow

Liquidität hat also nichts mit Profit zu tun, da beide Größen unterschiedlich berechnet werden. Weiteres Beispiel: Steuervorauszahlungen wirken sich nicht auf den Gewinn aus, schmälern aber den Cashflow. Genau hier lauern große Risiken: Denn wer sich nur auf die Aussagen über den Unternehmensprofit verlässt und die Analyse und Planung der Liquidität vernachlässigt, der ist im Zweifel auf plötzliche Schwankungen in der Cashflow Berechnung nicht vorbereitet!

Wir wissen bereits, dass Profit und Liquidität auf Grundlage unterschiedlicher Berechnungen zu Stande kommen. Während der Profit ein Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung ist, in der Umsatz und Kosten verrechnet werden, betrachtet Liquidität den tatsächlichen Zu- und Abfluss von Geld in Form von Ein- und Auszahlungen. Natürlich ergeben sich Überschneidungen, denn viele Einzahlungen sind gleichzeitig Umsätze und viele Auszahlungen ergeben sich durch Kosten. Genau das macht es ja am Ende so kompliziert, die Cashflow Berechnung (in einem “Cashflow Statement”) von Gewinn Berechnung (in einem “Income Statement”) zu differenzieren.

Folgende Grafik hilft, den Unterschied schneller zu verstehen.

Erläuterungen zur Grafik:
Das Cashflow Berechnung berücksichtigt im Mittelpunkt dieselben Zahlen wie die GuV (auch Income Statement genannt). Denn viele Einzahlungen sind gleichzeitig Umsätze und die meisten Auszahlungen sind Kosten. Doch darüber hinaus und in Abgrenzung zum Income Statement bildet die Cashflow Berechnung folgende weitere Dimensionen ab.

Während im Income Statement Umsatz und Kosten meistens mit dem Rechnungsdatum wirksam werden, spielt im Cashflow Statement nur das Datum der tatsächlichen Aus- oder Einzahlung eine Rolle. Das klingt oberflächlich betrachtet banal, hat aber im Zweifelsfall große Auswirkungen.

Nehmen wir an, der Porzellanhersteller liefert Tassen im Wert von 120.000 Euro an einen Versandhändler und stellt den Betrag auch sofort in Rechnung. Die Summe wird dann bereits im laufenden Monat im Income Statement sichtbar und als Umsatz gebucht. Aber wann erfolgt die dazugehörige Einzahlung? Das kann im Zweifelsfall mehrere Wochen, ja Monate dauern. Je nachdem, welche Zahlungsbedingungen vereinbart wurden oder welches Zahlungsverhalten der Versandhändler an den Tag legt – das Datum der Einzahlung weicht oft erheblich vom Rechnungsdatum ab.

Dieser Zeitverzug kann schwerwiegende Folgen haben. Denn laut Gewinn- und Verlustrechnung erfolgte eine Einnahme, die auf dem Konto des Unternehmens noch gar nicht als Zahlung verbucht werden konnte.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen legen viele Unternehmen einen so genannten Forderungsspiegel an.

Das Cashflow Statement zeichnet alle echten Zahlungsströme auf. Dazu gehören auch Zahlungen von Geldgebern wie Banken, Investoren oder Privateinlagen durch die Unternehmer selbst. Zahlungsströme aus dem Financing Cashflow sind also beispielsweise Einzahlungen, die den Cashflow erhöhen, aber keine Einnahmen im Sinne der GuV sind. Denn es handelt sich nicht um Einnahmen, die das Unternehmen mit seiner Geschäftstätigkeit erzielt hat.

Dennoch ist der Financing Cashflow für viele Firmen von unschätzbarer Bedeutung. Ohne das Geld von Banken und Investoren könnten kaum neue, innovative Produkte und Dienstleistungen entwickelt werden.

Viele Startups beispielsweise bestehen anfänglich nur aus einer guten Geschäftsidee, deren Umsetzung aber viel Investment erfordert. Wer als Unternehmen seinen Financing Cashflow deshalb von Anfang pflegt und durch Investitionen flüssige Mittel für wichtige Investitionen zur Verfügung hat, der sichert auf Dauer die Konkurrenzfähigkeit und die Ertragslage des Unternehmens.

Der Financing Cashflow besteht aber nicht nur aus Einzahlungen. Auszahlungen zur Tilgung eines Kredits oder Kapitalentnahmen zählen ebenso zum Financing Cashflow, mindern jedoch die Liquidität.

Im Investing Cashflow werden Zahlungen erfasst, um neue Investitionsgüter wie zum Beispiel Maschinen anzuschaffen oder sie wieder zu verkaufen. Obwohl die Auszahlungen für diese Investitionen oft erheblich sind, tauchen sie im Income Statement nicht oder nur teilweise auf. Denn viele Investitionen können nicht sofort als Kosten geltend gemacht werden.

Der Betrag wird vielmehr auf mehrere Jahre “abgeschrieben”. Nehmen wir an, der Porzellanhersteller kauft einen neuen Brennofen für 25.000 Euro, der als Investitionsgut über vier Jahre abgeschrieben werden kann. Dies hat zur Folge, dass im Income Statement jährlich 6.250 Euro Kosten für die Anschaffung auftauchen, obwohl beim Kauf sofort 25.000 Euro an Auszahlungen geleistet wurden.

Umsatzsteuer müssen Unternehmen regelmäßig abführen, und das nicht nur für die bereits getätigte Geschäftstätigkeit, sondern auch in Form von Vorauszahlungen für die zu erwartende Umsatzsteuer. 

So ergeben sich Auszahlungen und manchmal auch Einzahlungen (durch Umsatzsteuererstattungen), deren Höhe erheblich sein kann, im Income Statement aber nur als durchlaufender Posten behandelt werden.

Was ist für den Unternehmenserfolg eigentlich wichtiger? Gewinn oder Liquidität? Die Antwort wird viele überraschen: Liquidität ist am Ende wichtiger als Profit!

Denn wenn ein Unternehmen nicht mehr liquide ist, ist es zahlungsunfähig und muss umgehend Insolvenz beantragen. Macht hingegen ein Unternehmen hingegen keinen Gewinn, hat aber genug Cashflow, um laufende Auszahlungen zu leisten, so ist dies für das Unternehmen oft nicht lebensbedrohlich. Unternehmen wie Tesla, Uber oder viele Startups machen es vor: Es gibt eine ganze Reihe von bekannten und hoch bewerteten Unternehmen, die über lange Perioden keinen Gewinn machen. Sie werden aber durch den reichlichen Zufluss im Financing Cash Flow „am Leben gehalten“. So steht genug Liquidität zur Verfügung, um innovative Produkte, Services und Geschäftsmodelle zu entwickeln, die als zukunftsträchtig bewertet werden. Der Cashflow von heute nimmt quasi die Gewinne von morgen vorweg und solange im Cashflow die Ein- die Auszahlungen überwiegen, stellt dies für die finanzielle Gesundheit kein Problem dar.

Liquiditätsplanung als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

Unternehmen, die nicht nur wissen, wie sich ihr Cashflow in der Vergangenheit entwickelt hat, sondern die über eine zuverlässige Prognose über die zukünftige Entwicklung der Zahlungsfähigkeit verfügen, können eine Vielzahl von Entscheidungen besser treffen.

Kommen wir dazu zum Beispiel des Porzellanhersteller zurück: Auf Basis der Liquiditätsplanung weiß die Geschäftsleitung, das in etwa sechs Monaten ein Puffer an 50.000 Euro für Investitionen zur Verfügung steht. Aus der Logistik-Abteilung kommt nun die Anforderung, innerhalb der nächsten Monate drei neue Lieferfahrzeuge im Wert insgesamt 60.000 Euro anzuschaffen. Die Geschäftsleitung hat auf Basis der Liquiditätsplanung nun mehrere Handlungsoptionen, um den Cashflow und das Investitionsverhalten zu gestalten. So könnte die Geschäftsführung frühzeitig mit Banken über einen Finanzierungsrahmen sprechen, um die fehlenden 10.000 Euro im Cashflow zu beschaffen.

Weitere Optionen wären, die neuen Fahrzeuge über einen Leasingvertrag anzuschaffen oder statt der drei Fahrzeuge erst einmal nur zwei neue Lieferfahrzeuge anzuschaffen. Schließlich könnte die Anschaffung der Fahrzeuge auch auf einen Zeitpunkt verschoben werden, an dem noch mehr Liquidität zur Verfügung steht.

Fazit: Je früher der Cashflow verlässlich geplant werden kann, umso mehr Handlungsoptionen hat ein Unternehmen, um Liquidität zu planen und zu managen. Und das wiederum senkt das Risiko, unerwartet zahlungsunfähig zu werden.

Wie stellt man eine verlässliche Liquiditätsplanung auf?

Obwohl der Nutzen einer guten Liquiditätsplanung auf der Hand liegt, wird das Thema in vielen Unternehmen vernachlässigt. Denn das Bewusstsein, dass Cashflow etwas vollkommen anderes ist, als die Gewinn- und Verlust-Übersicht der BWA, ist oft noch nicht weit verbreitet. Hinzu kommt: Den Cashflow verlässlich zu planen ist nicht einfach. Ein weit verbreitetes Instrument für die Liquiditätsplanung ist Excel. Dazu werden in den Excel-Tabellen alle Ein- und Auszahlungen der Vergangenheit aufgelistet und dann die einzelnen Werte aufgrund von Annahmen in die Zukunft fortgeschrieben. Doch das ist zeitintensiv, denn die Ist-Zahlen müssen mühsam aus der Bestandsbuchhaltung übertragen werden. Kleine Fehler in Excel setzten sich außerdem schnell fort und machen die ganze Planung unbrauchbar. Und während in großen Konzernen aufwändige Software-Lösungen und spezialisierte Controller zum Einsatz kommen, fehlen im Mittelstand oft die Mittel dafür (wie zum Bespiel auch das Handelsblatt berichtet).

Eine Lösung für einen professionellen Liquiditätsplan ist flowpilot

flowpilot arbeitet mit den Daten der bestehenden Buchhaltung, so wie auch vom Steuerberater verwendet werden, um die BWA zu erstellen. Die flowpilot Software analysiert diese Daten und stellt die zahlungswirksamen Buchungen in einem anschaulichen Cashflow-Diagramm dar. So sieht man auf einen Blick, wie sich die Zahlungsfähigkeit bisher entwickelt hat. Mit intuitiven Planungstools kann jetzt begonnen werden, Ein- und Auszahlungen in die Zukunft zu planen.

Das Ergebnis: Fundierte Szenarien für den Cashflow und eine professionelle Liquiditätsplanung!