Wie hoch dürfen geschenke an mitarbeiter sein

Neben den anlassbezogenen Aufmerksamkeiten sind auch solche Sachzuwendungen steuerfrei, die im ganz überwiegend betrieblichen Interesse erbracht werden, wenn der Wert nicht die 60-EUR-Freigrenze pro Mitarbeiter:in übersteigt. Hierzu zählen auch Getränke und Genussmittel, die Arbeitgebende im Betrieb kostenlos oder teilentgeltlich zur Verfügung stellen. Verpflegung, die Arbeitgeber:innen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes kostenlos oder bezuschusst zur Verfügung stellen, ist ebenfalls von der Lohnsteuer- und Beitragspflicht befreit, wenn die 60-EUR-Grenze pro Mitarbeiter:in nicht überschritten wird.

In einem Unternehmen steht ein dreitägiger außergewöhnlicher Arbeitseinsatz (Inventur) an. Die Arbeitgeberin bestellt an jedem der drei Tage für alle Beschäftigten Essen und Getränke, die im Unternehmen konsumiert werden. Die Verpflegungskosten belaufen sich pro Tag auf 20 EUR pro Person. Da die Kosten nicht die Grenze von 60 EUR pro Mahlzeit und Tag übersteigen und die Mahlzeiten anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gewährt werden, sind die Bedingungen für eine steuer- und beitragsfreie Aufmerksamkeit erfüllt.

Von den steuerfreien Aufmerksamkeiten abzugrenzen sind Sachbezüge für Mitarbeiter:innen. Diese müssen nicht anlässlich eines persönlichen Ereignisses gewährt werden. Entscheidend ist, dass ihr Wert nicht höher als 44 EUR ausfällt. Hierbei handelt es sich um eine monatliche Freigrenze, das bedeutet, die Kosten für die Sachbezüge dürfen pro Mitarbeiter:in im Monat die 44-EUR-Grenze nicht übersteigen.

Wichtiger Hinweis: Ab dem 1. Januar 2022 wird die monatliche Freigrenze auf 50 Euro angehoben.

Praxistipp: Steuerfreie Sachbezüge und anlassbezogene Aufmerksamkeiten haben nichts miteinander zu tun. Das bedeutet, Sie können einem:r Beschäftigten z. B. in einem Monat eine Sachzuwendung im Wert von bis zu 44 EUR (ab 2022: 50 EUR) und – sofern der oder die Beschäftigte in diesem Monat heiratet – ein Hochzeitsgeschenk im Wert von bis zu 60 EUR machen.

Neue Regelungen seit 2020 für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen

Durch das Jahressteuergesetz 2019 gibt es seit 2020 neue gesetzliche Regelungen für Gutscheine, Geldkarten und zweckgebundene Geldleistungen. Diese sehen verschiedene Einschränkungen vor:

Voraussetzung: Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn

So gelten Gutscheine und Geldkarten seit 2020 nur dann als steuerfreie 44 EUR-Sachbezüge (ab 2022: 50 EUR), wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. „Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ bedeutet, dass all diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Anspruch aus Arbeitslohn wird nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt.
• Die Leistung wird nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet.
• Die Arbeitgeberleistung wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
• Der Arbeitslohn wird nicht erhöht, wenn die Arbeitgeberleistung wegfällt.

Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung

Das Jahressteuergesetz 2019 formuliert eine klare Abgrenzung zwischen einem steuerfreien Sachbezug und einer Geldleistung, für die Steuern anfallen:

Nicht als Sachbezug, sondern explizit als Geldleistung einzustufen sind

• zweckgebundene Geldleistungen
• nachträgliche Kostenerstattungen
• Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.

Gutscheine und Geldkarten sind auch dann als Geldleistung zu behandeln, sofern sie über eine Barauszahlungsfunktion oder eine eigene IBAN verfügen oder sonst generell für Überweisungen oder für den Kauf von Devisen benutzt werden können.

Wichtig: Geldkarten und Gutscheine gelten NUR dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Nach diesen Kriterien ist ein Sachbezug von Geldkarten und Gutscheinen dann gegeben, wenn eine dieser Eigenschaften erfüllt ist:

1. Wenn diese nur in einem limitierten Netz eingesetzt werden können. Hierunter fallen beispielsweise Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City-Cards.
2. Wenn sich diese nur auf eine beschränkte Produktpalette beziehen. Hierzu zählen beispielsweise Tankkarten, Gutscheinkarten für einen Buchladen oder ein Fitnessstudio oder auch Kinokarten.
3. Wenn diese als „Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken“ eingesetzt werden. Hierzu zählen z. B. Essensmarken.

Praxistipp 1: Falls Sie Gutscheine oder Geldkarten ausgegeben haben sollten, die diese drei Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes nicht erfüllen, müssen Sie sich bis Ende 2021 noch keine Sorgen machen. Denn aufgrund erheblicher Kritik an diesen Regelungen hat das Bundesfinanzministerium diese bis zum 31. Dezember 2021 ausgesetzt. Ab dem 1. Januar 2022 müssen Sie allerdings darauf achten, die neuen Kriterien einzuhalten.

Praxistipp 2: Falls Sie sich nicht sicher sind, ob die von Ihnen ausgegebenen Gutscheine und Geldkarten die neuen Anforderungen erfüllen, sollten Sie am besten noch vor dem 31.12.2021 eine Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beim Finanzamt beantragen. Im Rahmen dieser Anrufungsauskunft können Sie nachfragen, ob die von Ihnen ausgegebenen Geldkarten oder Gutscheine die Kriterien nach dem ZAG erfüllen. Dieser Service des Finanzamts ist kostenlos.

Wie hoch dürfen Gutscheine für Beschäftigte sein?

Ob ein Warengutschein steuerfrei ist oder nicht, hängt zunächst davon ab, ob dieser zum Einkauf beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin selbst berechtigt oder aber zum Einkauf bei einem Dritten genutzt wird.

Wenn der Gutschein beim Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin einzulösen ist, dann handelt es sich immer um einen Sachbezug. Als Belegschaftsrabatt sind solche arbeitgeberbezogenen Gutscheine bis zu 1.080 EUR pro Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei.

Dies ist aber nur der Fall, wenn es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt, die nicht überwiegend für den Bedarf der Beschäftigten hergestellt, vertrieben oder erbracht werden.

Gutscheine, die Beschäftigte kostenlos oder ermäßigt erhalten und die zum Einkauf bei einem Dritten berechtigen, z. B. einem Kaufhaus, können als Sachbezug gelten. Wenn der Wert des Einkaufsgutscheins nicht höher als 44 EUR (ab 2022: 50 EUR) pro Kalendermonat ist und die weiter oben im Text genannten Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllt sind, ist er steuer- und beitragsfrei.

Hinweis: Bei der Vergabe eines Gutscheins an Arbeitnehmer:innen haben Arbeitgebende keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug, da eine unentgeltliche Wertabgabe nicht umsatzsteuerpflichtig ist.

Ein Benzingutschein, den eine Arbeitgeberin ihren Mitarbeiter:innen monatlich aushändigt, ist ein steuer- und beitragsfreier Sachbezug, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Die Beschäftigten können eine bestimmte Sachleistung (Benzin) an einem entsprechenden Ort (Tankstelle) in Anspruch nehmen.
Sie haben keinen Anspruch auf Geld, d.h. sie können sich den Betrag nicht auszahlen lassen.
Der Betrag des Gutscheins übersteigt nicht die Freigrenze von 44 EUR (ab 2022: 50 EUR).