Unterschied zwischen befragung und fragebogen

Bei der schriftlichen Befragung werden Informationen im Untersuchungsbereich mittels Fragebogen erhoben. Die Technik ähnelt der des standardisierten Interviews, jedoch mit dem Unterschied, dass die Befragten die Eintragungen alleine und selbst in einem vorbereiteten Fragebogen vornehmen.

Mit dem Fragebogen kann, wie beim Interview, gleichzeitig ein breites Spektrum von Informationen und Daten erhoben werden (beispielsweise Aufgaben, Kommunikationswege, Mengen, Optimierungspotenzial). Oftmals werden zu Beginn der Datenerhebung mittels Fragebogen auch Aspekte wie die summarische Aufgabenbeschreibung mit Angaben zu anfallenden Aufgaben, deren prozentualem Anteil an der gesamten Aufgabenerledigung sowie Mängel- und Verbesserungslisten zur Aufdeckung von Schwachstellen im Untersuchungsbereich abgefragt.

Der Einsatz von Fragebogen kann in personifizierter oder anonymisierter Form erfolgen, wobei letztere Auswirkungen auf Art und Umfang der zu erwartenden Information dergestalt haben kann, dass die Antworten kritischer und damit gegebenenfalls "ehrlicher" ausfallen.

6.1.3.1 Einsatzbereiche

Die Einsatzmöglichkeiten der schriftlichen Befragung entsprechen denen des Interviews in den verschiedenen Phasen einer Organisationsuntersuchung. Der Einsatzschwerpunkt der schriftlichen Befragung liegt in der Voruntersuchung und als Einstieg in die Datenerhebung der Hauptuntersuchung. Sie kann eingesetzt werden zur Erhebung von Fakten, aber auch von Meinungen und Bewertungen. Sie ist insbesondere dann geeignet, wenn ein klar umrissener, einheitlicher Informationsbedarf von einer Vielzahl von Personen besteht.

Die schriftliche Befragung bringt nur dann brauchbare Ergebnisse, wenn die zu Befragenden eine positive Grundeinstellung zur Organisationsuntersuchung haben. Bei begründeten Zweifeln an der Auskunftsbereitschaft des Untersuchungsbereichs ist eine geringe Rücklaufquote zu erwarten. Der Einsatz eines Fragebogens ist dann nicht empfehlenswert, eine andere Erhebungstechnik sollte eingesetzt werden.

6.1.3.2 Verfahrensbeschreibung

1. Vorbereitung

Die Vorbereitung eines Fragebogens muss besonders sorgfältig erfolgen. Da die Befragten während der Durchführung der schriftlichen Befragung keine spontanen Rückfragen an das Untersuchungsteam richten können, kommt der guten inhaltlichen und optischen Gestaltung des Fragebogens sowie der ausreichenden Information der zu Befragenden eine besondere Bedeutung zu.
Zur Vorbereitung gehören im Einzelnen:

• Befragungsziel und Teilnehmerkreis bestimmen,
• Erhebungsinhalte festlegen, ggf. Fragenkatalog über einzelne Interviews präzisieren,
• Fragebogen, ggf. mit Ausfüllanleitung, entwerfen (Verständlichkeit, Vollständigkeit, Fragensystematik beachten),
• Zustimmung für die Befragung einholen, soweit erforderlich: Einbindung der Personalvertretung,
• Zeitplan für die Befragung erstellen,
• Ansprechpartner für Rückfragen benennen und Erreichbarkeit sicherstellen.

Zur Vorbereitung und Gestaltung des Fragebogens gehört auch die Festlegung, ob offene oder geschlossene Fragen eingesetzt werden sollen. Bei offenen Fragen sind die Befragten frei in der Art und im Umfang ihrer Beantwortung. Der Vorbereitungsaufwand für diese Fragen ist gering, Da die Beantwortung von offenen Fragen individuell ausfällt, eignen sie sich meist nur dort, wo Meinungen, Anregungen und Verbesserungspotenzial abgefragt werden sollen. Geschlossene Fragen hingegen geben Antworten bereits vor. Der Vorbereitungsaufwand ist entsprechend hoch, da die Antwortmöglichkeiten eindeutig und vollständig formuliert werden müssen. Die Auswertung der Antworten ist bei offenen Fragen aufwändig, da die Antworten sehr unterschiedlich und mehrdeutig ausfallen können. Die Auswertung bei geschlossenen Fragen ist einfach, da es sich um standardisierte Antworten handelt. Detaillierte Informationen zu verschiedenen Fragenarten können in der Darstellung zum Interview nachgelesen werden.

1a. Planung und Vorbereitung der Datenauswertung

Zur Entwicklung des Fragebogens gehört die Planung der Auswertung bereits zwingend dazu. Der einfachste Weg ist es, die Antworten IT-unterstützt auszuwerten und möglichst den Fragebogen über das Hausnetz zur Verfügung zu stellen. So kann der Fragebogen online ausgefüllt, per E-Mail zurückgesandt und elektronisch weiterverwendet werden.

1b. Information des Untersuchungsbereichs

Ein weiterer wichtiger Aspekt in der Vorbereitung ist die umfassende Information der Beschäftigten, die an der Befragung teilnehmen sollen. Es reicht nicht aus, dem Fragebogen eine detaillierte Ausfüllanleitung beizufügen. Vielmehr gilt es, die Akzeptanz der Erhebung durch Offenheit und die Gelegenheit Fragen zu stellen, zu fördern. Dies kann im Rahmen einer Informationsveranstaltung erfolgen. Die Informationsveranstaltung sollte folgende Themen abdecken:

• Hintergründe und Ziele der Befragung,
• Teilnehmerkreis,
• Vorstellung des Fragebogens,
• Ablauf und Zeitplan / Rückgabefrist der ausgefüllten Fragebogen,
• Vertraulichkeit der Angaben im Fragebogen,
• Ansprechpartner für den Zeitraum der Befragung,
• Beantwortung von Fragen der Beschäftigten.

1c. Probelauf durchführen

Sinnvoll ist es, zur Qualitätssicherung des Fragebogens einen Probelauf zur Befragung durchzuführen. In den Probelauf werden wenige zu Befragende nach vorheriger Einverständniserklärung eingebunden. Ziel ist es herauszufinden, ob die

• Fragen von den Befragten richtig verstanden werden,
• Begrifflichkeiten eindeutig sind,
• Antworten zu den einzelnen Fragen klar voneinander abgegrenzt erfolgen,
• die Anzahl der Fragen angemessen ist.

2. Durchführung

Die Fragebogen werden ggf. mit erläuterndem Anschreiben, Ausfüllanleitung, Rücksendetermin und Nennung von Ansprechpartnern an alle Beschäftigten im Untersuchungsbereich verteilt. Zur Klärung von Fragen wird eine Ansprechstelle (Hotline) eingerichtet.

Der Rücklauf der Fragebogen innerhalb der festgelegten Rückgabefrist wird überwacht.

3. Auswertung

Nach Rücklauf der Fragebogen folgt die Auswertung der einzelnen Fragen. Zur Verringerung des Auswertungsaufwands wird diese soweit möglich IT-gestützt durchgeführt.

6.1.3.3 Bewertung

Vorteile:

• geringer personeller Aufwand bei der Datenerhebung,
• liefert viele Informationen in kurzer Zeit,
• gleichzeitige Befragung vieler Personen,
• geringe Belastung für die Befragten,
• liefert erste Informationen für eine grobe Aufgabengliederung.

Nachteile:

• Aufwändige Vorbereitung des Fragebogens erforderlich,
• Manipulationen und Einflussnahmen können nicht ausgeschlossen werden,
• Missverständnisse fallen ggf. erst bei der Auswertung auf und können nicht gleich behoben werden,
• ggf. hohe Fehlerquote,
• Verweigerung eher möglich als im persönlichen Interview,
• Informationen nur zu konkreten Fragestellungen.

6.1.3.4 Hinweise und Tipps aus der Praxis

Der Erfolg der schriftlichen Befragung steht in einem engen Zusammenhang mit der Unterstützung, die dem Vorhaben von Seiten der Behördenleitung und den jeweiligen Führungskräften zuteil wird. Für den Kreis der Befragten sollte erkennbar sein, dass die Befragung von der Führungsebene befürwortet wird. Hilfreich ist es auch, wenn die Führungskräfte in ihrem Bereich aktiv für die konstruktive Beteiligung an der Befragung werben und ihre Unterstützung durch Teilnahme an Informationsveranstaltungen dokumentieren. Vertrauensbildend ist auch die Gewinnung der Personalvertretung für eine aktive Unterstützung der Befragung. Voraussetzung hierfür ist die frühzeitige und offene Information und Einbindung der Personalvertretung.

Was bezeichnet man als Befragung in der wissenschaftlichen Psychologie?

Befragungen zählen zu den empirischen Methoden der Datenerhebung.
Neben der Psychologie nutzen auch andere Sozialwissenschaften Befragungen, um Daten über eine bestimmte Zielgruppe zu erhalten. Es geht hierbei um die Erhebung von Meinungen oder Persönlichkeitsmerkmalen. Die Befragten geben hierbei selbst Auskunft über ihre Einstellungen und Verhaltensweisen. Außerdem gibt es eine Vielzahl von Befragungsarten: schriftlich oder mündlich, standardisiert oder nicht standardisiert, strukturiert und unstrukturiert.

Es wird zusätzlich noch zwischen Gruppen- und Einzelbefragungen unterschieden. Wie der Name schon vermuten lässt, nimmt an Einzelbefragungen nur eine Person teil. Bei Gruppenbefragungen werden meistens zwischen fünf und fünfzehn Personen interviewt.

Befragungen können auch als „Survey“ stattfinden. Dabei werden die Fragebögen verschickt, von den Personen ausgefüllt und an die Forscher zurückgeschickt. Das kann sowohl postalisch als auch online stattfinden. Der Anzahl der Befragten ist hierbei theoretisch keine Grenzen gesetzt.

Ablauf einer Befragung

Ein vertrauliches Klima und Eisbrecherfragen sollen die Atmosphäre lockern.
Bevor die Befragung überhaupt losgehen kann, muss ein guter Fragebogen vorliegen. Dieser sollte nicht zu steif formuliert sein, so dass trotz vorgegebenem Ablauf keine angespannte oder unnatürliche Situation entsteht.

Am besten sollte ein Eindruck einer echten und interessanten Gesprächssituation erweckt werden, damit der Befragte gedanklich nicht abschweift. Läuft die Befragung schriftlich ab, ist ein übersichtliches Layout des Fragebogens zu gewährleisten. Eine zu hohe Anzahl an Antwortmöglichkeiten oder thematisch wechselnde Fragen können dem Befragten die Konzentration erschweren.

Das Verhältnis muss stimmen: Die Klimafrage

Zwischen Interviewer und Befragten ist ein Vertrauensklima nützlich.
Dieses kann mit einigen auflockernden Eisbrecherfragen geschaffen werden. Ein paar leichte und interessante Fragen zum Einstieg, nehmen der Situation den Prüfungscharakter.

Gleichzeitig sorgt die Vertrauensbasis dafür, dass der Befragte weniger Druck empfindet sowie offener und ehrlicher antwortet. Eine wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen ist für das spätere Testergebnis von großer Bedeutung. Falschaussagen würden dieses verzerren und das zu messende Merkmal nicht akkurat widerspiegeln.

Auf die richtige Mischung kommt es an

Bei sehr langen Fragebögen sind kleine Pausen sinnvoll.
In diesen kann der Befragte durchatmen und neue Konzentration schöpfen. Der Fokus des Befragten kann auch durch einen Wechsel von schwierigen und leichteren Fragen erhalten werden. Denn zu viele schwierige Fragen am Stück sind ermüdend, wohingegen eine lange Reihe von zu leichten Fragen den Befragten schnell langweilen oder abschweifen lassen.

Das gleiche gilt für geschlossene und offene Fragen. Geschlossene Fragen geben Antwortmöglichkeiten vor, von denen der Befragte die für ihn passendste Antwort auswählt. Offene Fragen hingegen erfordern mehr Initiative von Befragten, da hier die Antwortvorgaben fehlen. Zu viele geschlossene Fragen können langweilig werden. Durch eine Auflockerung mit einigen offenen Fragen muss der Befragte kreativ werden und selbst Lösungen erdenken. Dadurch bleibt er gedanklich eher bei dem Fragebogen. Wechselnde Fragetechniken sind daher sehr ratsam.

Bedenke! Mit der Zeit sinkt die Konzentration

Zur Ermüdung des Befragten kommt es auch, wenn der Fragebogen einfach zu lang ist.
Neben der Konzentration schwindet nach einer gewissen Zeit auch die Geduld des Befragten. Denn eine sich ewig hinziehende Befragung führt sehr häufig dazu, dass die Antwortbereitschaft des Befragten abnimmt. Das wiederum beeinflusst das Testergebnis. Statt sich Gedanken über die passende Antwort zu machen, sagt der Befragte irgendwann nur noch irgendetwas, damit die Befragung endlich zu einem Ende kommt.

Unterschied zwischen standardisierten und nicht standardisierten Befragungen

Je geschlossener die Fragen, desto höher die Standardisierung.
Der Grad der Standardisierung bestimmt, wie frei der Befragte in seinen Antworten ist. Standardisierte Befragungen sind mit geschlossenen Fragen versehen.

Hier werden dem Befragten verschiedene Antwortmöglichkeiten vorgegeben. Zwischen diesen Möglichkeiten wählt er dann die aus, der er am meisten zustimmt. Diese Form der Befragung wird für quantitative Datenerhebungen genutzt.

Quantitativ bedeutet, dass die Antworten numerisch erhoben und anschließend mit statistischen Verfahren ausgewertet werden. Bei dieser Methode werden die Daten von vielen verschiedenen Probanden erhoben und miteinander verglichen.

In der qualitativen Forschung hingegen liegt der Fokus auf dem Einzelfall. Die befragte Person gibt hier eigens formulierte Antworten auf offene Fragen. Im Gegensatz zu den geschlossenen Fragen liegen hier keine vorgegebenen Antwortmöglichkeiten vor. Auch die Standardisierung ist in diesen Fällen geringer.

Unterschied zwischen schriftlichen und mündlichen Verfahren

Schriftliche Befragungen sind besser vergleichbar, während mündliche mehr Informationen bergen.
Die schriftliche Befragung findet häufiger in der quantitativen Forschung Anwendung. Hierbei füllen die Befragten einen Fragebogen aus, der geschlossene oder offene Fragen beinhaltet. Geschlossene Fragen kommen allerdings häufiger vor.

Mündliche Befragungen werden auch Interviews genannt und beinhalten häufiger offene Fragen als Fragebögen. Grundsätzlich sind allerdings beide Frageformen in schriftlichen und mündlichen Befragungen zu finden.

Vor- und Nachteile schriftlicher Befragungen

Schriftliche ermöglichen eine sehr große Stichprobe.
Durch das Verschicken von Fragebögen kann eine wesentlich größere Anzahl an Menschen erreicht werden als durch mündliche Einzel- oder Gruppenbefragungen. Der Aufwand für den Interviewer wird bei dieser Methode ebenfalls reduziert. Denn die Fragebögen müssen zwar erstellt, verschickt und ausgewertet werden. Jedoch entfällt das direkte Gespräch mit dem Befragten, wodurch diese Methode sehr zeitsparend ist.

Außerdem kommt es hierbei nicht zu „Interviewerfehlern“. Der Interviewer kann bei einer mündlichen Befragung Fehler machen, wenn er keine Vertrauensbasis zum Befragten aufbauen kann oder Fragen versehentlich auslässt. Die Antworten der Befragten fallen in der schriftlichen Variante zudem häufig aufrichtiger aus und sind durchdachter. Sie fühlen sich nicht beobachtet und stehen nicht unter Zeitdruck beim Ausfüllen des Fragebogens. Wird noch eine anonyme Verwendung der erhobenen Daten zugesichert, werden die Fragen auch eher wahrheitsgemäß beantwortet.

Die Kehrseite einer schriftlichen Befragung wird durch höhere Ausfallquoten deutlich. Nicht alle versendeten Fragebögen werden auch zurückgeschickt. Auch das Bildungsniveau der Befragten kann ein entscheidender Faktor sein: Je höher die Bildung, desto wahrscheinlicher die Rücksendung. Dadurch wird in der anschließenden Datenauswertung allerdings nicht der Durchschnitt der breiten Bevölkerung dargestellt, sondern nur eine bestimmte Gruppe.

Auch ist nicht nachzuvollziehen, ob der Fragebogen auch wirklich von der Person ausgefüllt wurde, die ihn erhalten hat. Es kann auch vorkommen, dass der Fragebogen unvollständig bearbeitet wurde und damit unbrauchbar ist. Außerdem können andere Einflüsse ebenfalls nicht kontrolliert werden. Wurde der Fragebogen ernsthaft ausgefüllt oder in einer Runde unter Freunden zum Vergnügen und von verschiedenen Personen?

Vor- und Nachteile mündlicher Befragungen

Die Gefahr der geringen Rückläuferquote besteht bei der mündlichen Befragung nicht.
Auch ist immer klar, von wem die Fragen beantwortet werden. Schließlich wird mit dieser Person direkt gesprochen.

Da in mündlichen Befragungen häufiger offene Fragen genutzt werden, ist der Informationsgehalt ebenfalls höher. Der Befragte kann selbst Antworten geben und wählt nicht zwischen vorgegebenen Antwortmöglichkeiten, die seiner Einstellung unter Umständen gar nicht entsprechen.

Hier kommt noch hinzu, dass der Interviewer weitere Hinweise vermerken kann. Wie ist die Stimmlage des Befragten? Seine Mimik? Seine Haltung? Zudem besteht die Möglichkeit, komplizierte Fragen zu erläutern. Versteht der Proband eine Frage nicht, kann er noch einmal um eine Erklärung bitten. Bei einem ihm zugeschickten Fragebogen, bekommt er hingegen keine Erläuterung und lässt die Frage daraufhin aus oder kreuzt einfach irgendeine Antwortmöglichkeit an.

Anders als bei schriftlichen Befragungen kann es bei mündlichen zu Fehlern durch den Interviewer kommen. Auch ist die Dauer der Durchführung manchmal sehr lang und anstrengend. Sowohl für den Interviewer als auch für den Befragten.

Da auch nur eine geringe Anzahl von Befragten auf einmal interviewt werden kann, nehmen mündliche Befragungen in dieser Hinsicht noch mehr Zeit in Anspruch. Doch mündliche Befragungen sind nicht nur zeitintensiver als schriftliche. Hinzu kommen noch finanzielle Kosten. Dazu zählen Personalkosten für die Interviewer und gegebenenfalls fallen noch Kosten für die An- und Abreise an.

Unterschiede in der Fragestellung

Worin unterscheiden sich vorgegebene Antwortmöglichkeiten und die freie Beantwortung der Fragen?
Geschlossene Fragen geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor. Es handelt sich auch um sogenannte Multiple Choice Fragen, bei denen der Befragte die für ihn passendste Antwort ankreuzt.

Je nach Fragestellung kann der Befragte eine oder mehrere der Antwortmöglichkeiten wählen. Es gibt allerdings auch Varianten, in denen der Grad der Zustimmung zu bestimmten Aussagen angegeben wird. Hier entscheidet sich der Befragte dann für die Option:

• der Häufigkeit (von „nie“ über „gelegentlich“ bis „immer“),
• der Bewertung (von „trifft nicht zu“ über „trifft teilweise zu“ bis „trifft zu“)
• oder der Wahrscheinlichkeit (von „keinesfalls“ über „möglich“ bis „sehr wahrscheinlich“).

Vor- und Nachteile von geschlossenen Fragen

Ein Vorteil der geschlossenen Fragen ist die geringere Denkanforderung an den Befragten.
Dieser kann sich einfach zwischen den Antwortmöglichkeiten entscheiden und sie schnell wahrheitsgemäß beantworten. Auch der Aufwand für den Interviewer ist relativ gering. Gleichzeitig erlaubt diese Struktur der Befragung eine kosten- und zeitsparende Auswertung sowie eine sehr gute Vergleichbarkeit der Ergebnisse zwischen den einzelnen Befragten.

Allerdings besteht die Gefahr, dass die Fragen unglücklich formuliert wurden. Wenn der Befragte in dem Fall keine Möglichkeit für Rückfragen hat, hat das einen Einfluss auf seine Beantwortung der Items. Zudem besteht eine Tendenz zum „Ja-Sagen“. Möglicherweise stimmt der Befragte vielen Fragen zu, obwohl das eigentlich nicht seine Einstellungen wiedergibt.

Denn bei Befragungen besteht immer die Gefahr der sozialen Erwünschtheit. Der Befragte passt seine Antworten hierbei seinen Vorstellungen von dem an, was der Interviewer seiner Meinung nach von ihm hören will.

Die Anordnung der Fragen kann ebenfalls zum Problem werden. Manche Themen können die Beantwortung der nächsten Fragen beeinflussen.

Vor- und Nachteile von offenen Fragen

Offene Fragen lassen dem Befragten die Freiheit, die Antwort in seinen eigenen Worten zu formulieren.
Das hat den Vorteil, dass die Antworten nicht schon zu einem gewissen Grad vorprogrammiert sind und ein breiteres Informationsspektrum liefern können. Ohne Antwortvorgaben ist der Befragte auch nicht gezwungen, eine unpassende Antwort zu wählen. Bei vorgegebenen Antworten kann die eigene Meinung manchmal nicht abgebildet sein und der Befragte muss das nehmen, was ungefähr passt.

In Fragebögen kann es allerdings auch dazu kommen, dass Probanden aus Gründen der Bequemlichkeit offene Fragen nicht beantworten. Wenn sie unter der Frage einige leere Zeilen sehen, ist ihnen das manchmal bereits zu anstrengend und sie gehen zur nächsten Frage über.

Durch die Vielfalt der Informationen aus offenen Fragen ergibt sich noch ein anderes Problem: Die Vergleichbarkeit der Daten nimmt ab. Das kann zum einen daran liegen, dass der Befragte den Kern der Frage verfehlt und an der Frage vorbeiredet. Zum anderen bieten die Antworten auf offene Fragen große Interpretationsspielräume. Der Interviewer weiß nicht unbedingt, was der Befragte aussagen wollte und zieht falsche Schlüsse aus der Antwort. Hier kommt der Punkt des individuellen Ausdrucksvermögens ins Spiel. Können die Befragten sich nur schwer ausdrücken, wird das Ergebnis verzerrt.

Literatur

• Jürgen Bortz, Nicola Döring: Forschungsmethoden und Evaluation für Human- und Sozialwissenschaftler, ISBN 3540333053*
• Markus A. Wirtz (Hrsg.): Dorsch – Lexikon der Psychologie, ISBN 3456852347*
• Oswald Huber: Das psychologische Experiment. Eine Einführung, ISBN 3456860102*
• Siegbert Reiß, Viktor Sarris: Experimentelle Psychologie – Von der Theorie zur Praxis, ISBN 3868941479*

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