Die uni-assist Hochschulen haben gemeinsame Standards für amtliche Beglaubigung und vereidigte Übersetzung. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.
Amtlich beglaubigte Kopien müssen immer enthalten:
- den Abdruck des Dienstsiegels im Original und
- die Unterschrift des Beglaubigenden im Original
Bei einer amtlich beglaubigten Kopie mit mehreren Blättern muss deutlich sein, dass jede Seite von derselben amtlichen Beglaubigung stammt. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:
- Mit dem Dienstsiegel: Das Dienstsiegel muss auf allen Seiten sichtbar sein. Dafür heftet die Person, die die Kopie beglaubigt, die Seiten versetzt übereinander und stempelt sie mit dem Dienstsiegel. So trägt jede Seite einen Teil des Dienstsiegel-Abdrucks. Die Erklärung der Beglaubigung und Unterschrift genügt dann auf nur einer Seite.
- Mit Schnur und Prägesiegel: Auch bei einer Beglaubigung durch einen Notar bzw. eine Notarin mit Schnur und Prägesiegel genügt die Erklärung der Beglaubigung und die Unterschrift auf nur einer Seite.
Wichtig: Übersetzer und Übersetzerinnen dürfen Dokumente in Original-Sprache nicht beglaubigen.
Sie müssen Ihre amtlich beglaubigten Kopien per Post zu uni-assist schicken. Ein Scan / Upload von beglaubigten Dokumenten ist nicht ausreichend. Auch eine einfache Papierkopie von einer amtlich beglaubigten Kopie wird nicht akzeptiert.
Reichen Sie Ihre Zeugnisse in der Original-Sprache ein – und zusätzlich in deutscher oder englischer Übersetzung. Dies gilt auch für Ihre Fächer- und Notenübersicht.
Werden Ihre Zeugnisse in Ihrem Herkunftsland (auch) offiziell auf Deutsch oder Englisch ausgestellt? Dann benötigen wir keine Übersetzung (Ausnahmen: siehe Länder-Hinweise).
Für die Bewerbung, ob um einen Studienplatz oder eine Arbeitsstelle, verlangen Universitäten und Arbeitgeber oftmals beglaubigte Kopien Ihrer Zeugnisse. Sie werden überrascht sein, wo man überall Zeugnisse beglaubigen lassen kann, denn für die amtliche Beglaubigung stehen zahlreiche Anlaufstellen zur Verfügung. Aber wo kann man am günstigsten und schnellsten seine Zeugnisse beglaubigen lassen?
- Besonders kostengünstig sind Beglaubigungen zumeist in Schulen und Kirchen, Schulen allerdings beglaubigen oft nur die Zeugnisse, die sie selbst ausgestellt haben. Sie sollten daher am besten Ihre frühere Schule aufsuchen oder aber in Ihrer Kirchengemeinde nachfragen. Hier werden Sie voraussichtlich kaum Wartezeiten einkalkulieren und pro Beglaubigung eine niedrige Gebühr von etwa zwei bis fünf Euro zahlen müssen.
- Weiterhin bieten Universitäten in ihrem Sekretariat regelmäßig Beglaubigungen an, die mit entsprechend geringen Gebühren belegt sind. Zumeist besteht die Möglichkeit auch hier nur für Zeugnisse, die von dieser Universität ausgestellt sind.
- Aber auch im Bürgerbüro oder Einwohnermeldeamt der eigenen Gemeinde kann man relativ günstig, für durchschnittlich fünf Euro, alle Zeugnisse von deutschen Schulen oder Universitäten beglaubigen lassen, während die Wartezeiten unterschiedlich lang ausfallen.
- Schließlich können Sie sich überall zu einem Notar begeben, der allerdings pro Beglaubigung die höchsten Kosten verlangen muss, denn die Mindestgebühr des Notars beträgt 10 Euro.
- Nehmen Sie in jedem Fall das Original und die zu beglaubigende Kopie mit und überprüfen Sie anschließend, ob alle folgenden Merkmale erfüllt sind.
- Die amtliche Beglaubigung muss mit einem Beglaubigungsvermerk versehen sein, der besagt, dass die Abschrift mit dem Original übereinstimmt.
- Falls das Schriftstück sich über mehrere Seiten erstreckt, muss der Stempel so auf der umgeknickten Ecke platziert sein, dass alle Seiten vom Stempelabdruck erfasst sind.
- Sie müssen außerdem den Abdruck eines Dienstsiegels erkennen können. Das Dienstsiegel unterscheidet sich vom reinen Schriftstempel eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters zumeist durch ein Emblem.
- Achten Sie am Ende noch darauf, dass der Beglaubigende seine Unterschrift auf die Kopie gesetzt hat.
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Bei einem Schulzeugnis handelt es sich um ein amtliches Dokument. In der Regel benötigen es zum Beleg Ihrer Qualifikationen, wenn Sie sich auf einen Job bewerben. Wenn Sie ein Studium aufnehmen oder eine Ausbildung absolvieren möchten, ist das Zeugnis ebenfalls ein essentieller Bestandteil der Bewerbungsunterlagen. In vielen Fällen reicht es aus, wenn Sie das Zeugnis einscannen und digital absenden oder wenn Sie es kopieren und einer postalischen Bewerbung die einfache Kopie des Zeugnisses beifügen. In einigen Fällen ist es jedoch erforderlich, dass statt einer einfachen eine beglaubigte Kopie eingereicht wird. Erfahren Sie hier, wann Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen müssen und wo dies möglich ist.
Eine Beglaubigung hat den Zweck, die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen. Zwar ist die Fälschung eines Zeugnisses kompliziert, aber nicht unmöglich, weshalb es Einrichtungen und Institutionen gibt, die bei einer Bewerbung eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses verlangen.
Gut zu wissen: Beglaubigt wird immer eine Kopie des Zeugnisses, die dem potenziellen Arbeitgeber übergeben wird. Das Originalzeugnis behalten Sie grundsätzlich in Ihrem Besitz.
Wann Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen müssen
Sie müssen ein Zeugnis nicht grundsätzlich beglaubigen lassen. In vielen Bereichen ist es möglich, eine einfache -unbeglaubigte- Zeugniskopie einzureichen. Erkundigen Sie sich vorab, ob die Beglaubigung notwendig ist oder nicht. Reicht ein einfach kopiertes Dokument aus, sparen Sie viel Geld.
Hier handelt es sich in der Regel um eine Einzelfallentscheidung. Die Stellen, bei der Sie Kopien des Zeugnisses vorlegen müssen, teilen Ihnen mit, ob Sie das Zeugnis beglaubigen lassen müssen oder nicht. Es gibt keine eindeutige Vorschrift. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie nachfragen, ob Ihre Kopien beglaubigt sein sollten oder nicht.
Hier wird im Bewerbungsverfahren häufig eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses verlangt:
- bei Universitäten (in der Regel nur bei der Erstbewerbung)
- Behörden als Arbeitgeber
Bei allen übrigen Arbeitgebern gilt: fragen Sie nach, sofern nicht bereits eine eindeutige Form der gewünschten Zeugniskopie mitgeteilt wurde!
Wann reicht eine einfache Zeugniskopie?
Als Alternative zur beglaubigten Variante der Zeugniskopie können Sie die Dokumente einfach kopieren und einreichen. An vielen Stellen ist dies ausreichend. Somit können Sie sich die Kosten für den amtlichen oder öffentlichen Weg sparen. Mitunter ist es notwendig, die Originale vorzulegen. So können Sie ebenso nachweisen, dass es sich um echte Dokumente handelt.
Sie wissen nicht, ob einfache Zeugniskopien ausreichen? Auch hier gilt, dass Sie nachfragen müssen. Da die Vorschriften, wie bereits erwähnt, nicht einheitlich sind, erfahren Sie durch Ihre Nachfrage, wie Sie es richtig machen.
Wo kann ich ein Zeugnis beglaubigen lassen?
Diese Stellen können Sie mit einer Zeugnisbeglaubigung beauftragen:
- Bürgeramt Ihrer Gemeinde
- Notar
- Schule, die das Original ausgestellt hat
- Pfarrer
- zusätzlich in Hessen: das Ortsgericht
Das Zeugnis amtlich oder öffentlich beglaubigen lassen
Sie können sich entscheiden, ob Sie das Duplikat Ihres Zeugnisses amtlich oder öffentlich beglaubigen lassen möchten. Öffentliche Beglaubigungen nehmen Notare vor. Andere Behörden, etwa das Bürgeramt, bieten Ihnen amtliche Beglaubigungen an. Für welche Variante Sie sich entscheiden, ist nicht zuletzt von dem Zweck abhängig, zu dem Sie das Zeugnis beglaubigen lassen möchten. Für die Nutzung der beglaubigten Kopie im Rahmen einer Bewerbung ist eine amtliche Beglaubigung in der Regel ausreichend.
Bürgeramt
Im Bürgeramt können Sie eine beglaubigte Zeugniskopie recht einfach während der normalen Öffnungszeiten erhalten. Nehmen Sie das Originalzeugnis und eine gut leserliche Kopie mit. Sie können das Duplikat auch von einem Mitarbeiter der Behörde anfertigen lassen. Dann müssen Sie aber damit rechnen, dass Sie Gebühren zu zahlen haben.
Sie können beim Bürgeramt nur die amtliche, nicht aber die öffentliche Beglaubigungsvariante wählen. Wie es der Name bereits verrät, können Sie die Kopien für amtliche Zwecke, etwa die Vorlage des Zeugnisses bei einer Behörde, nutzen.
Notare
Notare sind Kraft ihres Amtes befugt, eine beglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses anzufertigen. Auch hier legen Sie das Original vor. Wenn Sie die Dienstleistung von einem Notar vornehmen lassen möchten, benötigen Sie in der Regel einen Termin. Der Notar beglaubigt in der Regel keine Dokumente zwischendurch. Sie können das Duplikat bereits zu Hause anfertigen lassen. Mit dem Siegel bestätigt der Notar, dass er das Original gesehen hat und dass es sich um ein echtes Dokument handelt.
Sie erhalten ein öffentlich beglaubigtes Zeugnisdokument, wenn Sie einen Notar mit der Dienstleistung beauftragen. Im Unterschied zu den amtlichen Beglaubigungen enthalten die Kopien ein Siegel. Sie können diese Kopien auch für die Vorgabe bei den Behörden nutzen.
Pfarrer
Dass Sie Zeugnisse bei Ihrem Pfarrer beglaubigen lassen dürfen, wissen die wenigsten Menschen. Es ist aber möglich. Beachten Sie, dass sich die Berechtigung nur auf Zeugnisse beschränkt, die Sie im Original vorlegen. Für andere Dokumente gilt diese Berechtigung nicht.
Spezielle Regelungen für die Beglaubigung von Zeugniskopien
Gegenüber anderen Dokumenten gelten hinsichtlich der Beglaubigung von Zeugnissen besondere Vorschriften. So dürfen Schulen und ein Pfarrer ausschließlich Zeugnisse beglaubigen. Notare und Bürgerämter sind hingegen befugt, auch für weitere Dokumente beglaubigte Kopien auszuhändigen.
Ablauf einer Beglaubigung - Das Wichtigste ist die Unterschrift
Bringen Sie zur beglaubigenden Stelle das Originalzeugnis und eine einfache Kopie des Zeugnisses, welche beglaubigt werden soll.
Bei der jeweiligen Stelle wird die Zeugniskopie mit dem Original abgeglichen. Stimmt die Kopie mit dem Original überein, bestätigt die beglaubigende Person mit ihrer Unterschrift auf der Kopie, dass sie die Zeugnisse im Original gesehen hat.
Kosten für die Beglaubigung
Wenn Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, kann dies Gebühren kosten. Schulen und Pfarrhäuser bieten diese Dienstleistung häufig kostenlos an. Wenn Sie die Bürgerämter oder einen der niedergelassenen Notare aufsuchen, zahlen Sie zwischen fünf und zehn Euro pro Auftrag. Sollten Sie mehrere Zeugnisse einreichen, können die Kosten auch bei einem Euro pro Normseite liegen. Die Gebühren für die Beglaubigung der Zeugniskopie sind in der Regel sofort fällig.
Reichen Sie mehrere Zeugnisse ein, um Kopien anfertigen zu lassen, bekommen Sie in der Regel keinen Rabatt. Die Behörden definieren üblicherweise einen festen Preis, den Sie für jedes der Dokumente verlangen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die entsprechenden Kosten einkalkulieren.
Fazit
Möchten Sie ein Zeugnis beglaubigen lassen, können Sie dies beim Bürgeramt, in einer Pfarrstelle, aber auch bei einem der niedergelassenen Notare in Auftrag geben. Beachten Sie, dass Sie das Zeugnis für die Beglaubigung immer im Original vorlegen müssen. Es erfolgt ein Vergleich des Originals mit der Zeugniskopie. Ziel ist es, die Feststellung zu treffen, ob die Kopie dem Originalzeugnis entspricht. Wenn dem so ist, bestätigt der Mitarbeiter der jeweiligen Behörde dies mit einer Unterschrift. Das Beglaubigen kostet Gebühren, die sofort fällig werden. Da Sie das in einem Bewerbungsverfahren einzureichende Zeugnis nicht immer beglaubigen lassen müssen, ist es empfehlenswert, sich vorab nach den Vorgaben zu erkundigen. Eventuell können Sie Gebühren sparen, wenn Sie eine einfache Abschrift des Zeugnisses vorlegen.