Wann muss ich Krankmeldung an Krankenkasse schicken?

Wer krank ist, sollte sich auskurieren und gesund werden können. An Arbeiten ist während einer Erkältung oder einer anderen Erkrankung meist nicht zu denken. So weit, so gut. Arbeitnehmer können sich deshalb beim Arbeitgeber krank melden. Spätestens ab dem dritten Krankheitstag brauchen sie für die Krankmeldung eine sogenannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU).

Krankmeldung: AU für Arbeitgeber und Krankenkasse

In der Regel suchen Kranke eine Arztpraxis auf. Ein Arzt untersucht den erkrankten Patienten nicht nur, sondern kann auch die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen. Bislang stellte er dazu den "gelben Schein" in Papierform aus. Kranke Arbeitnehmer schickten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) dann mit jeweils einem Expemplar an den Arbeitgeber und an die Krankenkasse. 

Neu ab 01. Oktober: Künftig übermitteln die Arztpraxen die AU digital an die Krankenkassen. Dadurch sparen sich Arbeitnehmer einen Schritt der Krankmeldung: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr selbst an ihre Krankenkasse schicken.

Neu: digitale AU für die Krankenkassen

Der Vorteil an der neuen digitalen Krankmeldung bei den Krankenkassen, auch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) genannt: Bislang bestand das Risiko, dass der Krankengeldanspruch für gesetzlich Versicherte möglicherweise erlischt, wenn sie ihre Krankenkasse zu spät über ihre Krankmeldung informieren.

Da die Arztpraxis die AU nun direkt elektronisch an die Krankenkasse schickt, fällt das Risiko für die Patienten weg.

Tipp: Da die Änderung bei der Krankmeldung noch ganz neu ist, sollten Patienten zur Sicherheit in ihrer Praxis nachfragen, ob diese die AU auch direkt der Krankenkasse meldet. Es kann durchaus sein, dass noch nicht jede Arztpraxis über die technischen Voraussetzungen zur digitalen Übertragung verfügt.

Was noch bestehen bleibt, ist das schriftliche Exemplar, das krankgemeldete Arbeitnehmer weiterhin an ihren Arbeitgeber schicken oder dort abliefern müssen. Erst ab Juli 2022 sollen Unternehmen an das elektronische Verfahren zum Abruf der eAU angeschlossen werden, wie die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen mitteilt.

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Der Versand kann per Post geschehen, schneller und sicherer sind jedoch E-Mail oder Fax, da bei diesen Verfahren der Versand auch gleich dokumentiert ist. Viele Krankenkassen haben spezielle Vorlagen, mit denen sich die Krankmeldung schnell und unkompliziert per E-Mail verschicken lässt. Diese finden sich auf der Homepage der jeweiligen Krankenkasse. Der Versand per Fax ist ebenfalls schnell und sicher. Hier ist jedoch darauf zu achten, dass die richtige Faxnummer gewählt wird. Auch diese findet sich auf der Homepage der Krankenkasse. Bei Unklarheiten empfiehlt sich ein kurzer Anruf bei der Service-Hotline der Krankenkasse.

Krankschreibung per Post nur als Einschreiben verschicken

Wer sich trotzdem für den Postweg entscheidet, sollte den Brief auf jeden Fall als Einschreiben auf den Weg schicken. Nur dann hat der Versender auch einen Beleg darüber, dass die Post auf jeden Fall auf den Weg gebracht wurde. Die Beweispflicht liegt nämlich beim Absender und ohne Einschreibebeleg ist dies kaum nachzuweisen. Dies ist – ebenso wie das Einhalten der Frist - von besonderem Interesse, wenn es um die Zahlung von Krankengeld geht. Wichtig ist – ähnlich wie beim Fax – dass auch hier die korrekte Anschrift der Krankenkasse gewählt wird. Diese findet sich in der Regel auf der Homepage der Krankenkasse.

Krankschreibung möglichst sofort an die Krankenkasse schicken

Innerhalb von einer Woche nach Ausstellung sollte die Krankschreibung bei der Krankenkasse sein. Diese Frist ist besonders wichtig für längerdauernd Erkrankte. Wer länger als sechs Wochen krankgeschrieben ist, hat nämlich einen Anspruch auf Krankengeld. Kommt die Krankschreibung nicht innerhalb von einer Woche bei der Krankenkasse an, ist der Anspruch auf dieses Krankengeld verwirkt. Deshalb sollte diese Frist im eigenen Interesse unbedingt eingehalten werden. Diese Frist ist sogar im Sozialgesetzbuch V festgelegt. Dort heißt es unter § 49, Abs. 1 Nr. 5: „[Der Anspruch auf Krankengeld ruht,] solange die Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse nicht gemeldet wird; dies gilt nicht, wenn die Meldung innerhalb einer Woche nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgt.”

Krankschreibung an Krankenkasse: Welche Angaben dürfen nicht fehlen

Es muss erkennbar sein, ob es sich um eine Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt. Vor allem auf der Erstbescheinigung ist es wichtig zu sehen, seit wann die Arbeitsunfähigkeit besteht und wann sie festgestellt wurde. Die voraussichtliche Dauer sollte nicht länger als zwei Wochen im Voraus bescheinigt werden.

Diagnose auf dem Formular

Im Gegensatz zum Arbeitgeber, dem der Arzt die Diagnose(n) aus Gründen des Datenschutzes gar nicht mitteilen darf, sind diese auf der Bescheinigung für die Krankenkasse schon zu finden. Sie werden der Krankenkasse verschlüsselt nach den Vorgaben eines international geltenden Abkürzungssystems übermittelt.

Sind Sie krankheitsbedingt nicht in der Lage, zur Arbeit zu gehen, müssen Sie dies Ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen. Das kann zum Beispiel per Mail oder Telefon geschehen. Sind Sie länger als drei Tage nicht arbeitsfähig, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber eine vom Arzt ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – auch Krankschreibung genannt – vorlegen. Dies muss spätestens am vierten Tag geschehen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist der Arbeitgeber sogar befugt, ein entsprechendes Attest bereits vor Ablauf dieser Frist anzufordern. Einzelheiten können arbeitsvertraglich vereinbart sein. Die Ansprüche von Arbeitnehmern gegenüber ihrem Arbeitgeber bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) geregelt.

Warum muss die Krankschreibung auch bei der Krankenkasse eingereicht werden?

Die Vorlage der Krankschreibung beim Arbeitgeber ist für Arbeitnehmer in der Regel selbstverständlich. Was aber nicht jedem bewusst ist: Sie muss auch bei der Krankenkasse eingereicht werden.

Warum ist das so? Der Arbeitnehmer hat während seiner Erkrankung für die Dauer von sechs Wochen einen Anspruch auf Lohnfortzahlung durch seinen Arbeitgeber. Ist der Arbeitnehmer länger arbeitsunfähig, erhält er ab der siebten Woche von seiner Krankenkasse Krankengeld. Die Einreichung der Krankschreibung bei der Krankenkasse dient dieser als Nachweis, dass Sie krankheitsbedingt nicht arbeitsfähig sind. Einschlägig für die Rechtsbeziehungen zwischen dem Arbeitnehmer und seiner Krankenkasse – und damit auch den Anspruch auf Zahlung von Krankengeld – ist das Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V).

Vorsicht, Fristen! Wann die Krankschreibung bei der Krankenkasse sein muss

Wollen Sie Ihren möglichen Anspruch auf Krankengeld wahren, müssen Sie ihre Krankenkasse rechtzeitig über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Das bedeutet: Spätestens eine Woche nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit muss das ärztliche Attest bei der Krankenkasse eingegangen sein. Diese Frist ergibt sich aus § 49 Abs. 1 Nr. 55 SGB V.

Ohne rechtzeitige Zustellung der Krankschreibung kein Krankengeld

Mag der Papierkram auch lästig sein – In dieser Angelegenheit sollten Sie keinesfalls nachlässig sein. Denn wenn Sie es versäumen, Ihrer Krankenkasse innerhalb der Ein-Wochen-Frist die Krankschreibung zukommen zu lassen, verlieren Sie Ihren Anspruch auf die Zahlung von Krankengeld. Dabei kann es unter Umständen um hohe Summen gehen.

Beachten Sie auch: Sollten Sie längerfristig erkrankt sein und sich mehrmals eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Ihrem Arzt ausstellen lassen, muss sich jedes Attest nahtlos an das vorherige anschließen. Ergeben sich beim Nachweis Ihrer Arbeitsunfähigkeit Lücken, ist die Krankenkasse ebenfalls berechtigt, die weitere Zahlung des Krankengeldes einzustellen.

Gehen Sie auf Nummer sicher

Oft wird die Krankenkasse bereits durch den Arzt informiert. Darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen. Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und senden Sie die Krankschreibung selbst an Ihre Krankenkasse. Beachten Sie dabei aber Folgendes:

Das Wichtigste in Kürze:

  • Krankschreibungen werden künftig von den Arztpraxen digital an die Krankenkassen übermittelt.
  • Weil aber noch nicht alle Praxen die nötige Technik haben, wurde der offizielle Start verschoben.
  • Fragen Sie also nach, ob Ihre Praxis über die notwendige Technik verfügt.

Die Krankschreibung für gesetzlich Versicherte wird digital: Arztpraxen übermitteln zukünftig die Bescheinigungen über eine Arbeitsunfähigkeit (AU) online an die Krankenkassen. Verpflichtet dazu sollten die Praxen ursprünglich schon seit dem 1. Oktober 2021 sein. Dieser Termin wurde zunächst auf den 1. Januar 2022 verschoben, jedoch auch nicht gehalten.

Laut Bundesgesundheitsministerium werden derzeit (März 2022) gut 20 Prozent der Bescheinigungen elektronisch von den Praxen an die Kassen übertragen. Das geschieht über die so genannte Telematikinfrastruktur im Gesundheitswesen. Fragen Sie unbedingt in Ihrer Praxis nach, wie sie es handhabt! Druckt sie den "gelben Schein" auf Papier, müssen Sie ihn selbst an Ihre Krankenkasse schicken.

Vorlagepflicht bei der Krankenkasse

Nach Angaben des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen werden jährlich rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeiten festgestellt. Gesetzlich Versicherte haben die Pflicht, ihrer Krankenkasse die Krankschreibung rechtzeitig zu melden, um nicht später einen möglichen Krankengeldanspruch zu verlieren. Damit Ihnen keine Nachteile entstehen, sollten Sie bis zur vollständigen Digitalisierung sicherheitshalber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) immer an Ihre Kasse schicken. Zwar gibt es ein erstes Urteil dazu, dass die verspätete Umsetzung der elektronischen AU nicht zu Lasten der Versicherten gehen kann. Diese Entscheidung ist aber noch nicht rechtskräftig.

Gleicher Zeitplan fürs elektronische Rezept

Auch Rezepte sollten schon vorwiegend digital ausgestellt werden – dafür fehlt in vielen Praxen ebenfalls die nötige Technik. Hier gilt der gleiche Zeitplan wie für die Krankschreibung. Es gibt bereits Praxen und Apotheken, in denen die digitale Übermittlung funktioniert. Das rosa Papierrezept darf bei technischen Schwierigkeiten noch bis Ende Juni 2022 ausgegeben werden.

Die eAU wurde bereits mehrfach verschoben, vor allem wegen technischer Probleme und mangelnder Ausstattung der Praxen. Nach Oktober 2021 wurde es Januar 2022, und auch dieses Datum kippte das Bundesgesundheitsministerium. Grundsätzlich sind Ärztinnen und Ärzte aber gesetzlich verpflichtet, die elektronische Krankschreibung und das eRezept samt erforderlicher Technik in ihren Praxen einzuführen. Flächendeckend soll das Angebot nun voraussichtlich ab Mitte 2022 zur Verfügung stehen. Die nächste Stufe der eAU, die digitale Weiterleitung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber, ist vom 1. Juli 2022 auf den 1. Januar 2023 verschoben.