Auch wenn Public Folders schon seit vielen Versionen von Exchange existieren, so verlief ihre Geschichte keineswegs geradlinig. Microsoft kündigte nämlich seit der Version 2007 immer wieder an, dieses Feature aufzugeben und drängte die Anwender, stattdessen SharePoint einzusetzen.
Modern Public Folders seit Exchange 2013
Trotz all dieser Versuche, Anwender von der Nutzung der Öffentlichen Ordner abzuhalten, erfreuen sie sich bis heute großer Beliebtheit. Dies veranlasste Microsoft zu einem Gesinnungswandel, der in Exchange 2013 zu einem Architekturwechsel bei den Public Folders führte ("Modern Public Folders").
Seitdem benötigen sie keine eigene Datenbank mehr (offiziell spricht man nun von "öffentlichen Postfächern"). Dies hat den Vorteil, dass öffentliche Ordner jetzt in normale Postfachdatenbanken mit aufgenommen werden, wo man sie mit einer Database Availibility Group (DAG) hochverfügbar machen kann. Mithin muss für diesen Zweck keine eigene Datenbank vorgehalten werden, die evtl. nur wenige öffentliche Ordner enthält.
Vor- und Nachteile öffentlicher Ordner
Der größte Vorteil von öffentlichen Ordnern besteht in der schnellen Einrichtung und der direkten Anbindung an Outlook. Benutzern wird dort die vollständige Struktur angezeigt, so dass sie diese leicht nach den gewünschten Inhalten durchsuchen können. Hinzu kommt die Möglichkeit, dass diese Ordner auch E-Mails empfangen können.
Der Zugriff ist bei Exchange 2016 mit Outlook ab 2010 oder Outlook on the Web (OWA) möglich. Bei OWA ist jedoch zu beachten, dass dieses nur eingeschränkt nutzbar ist. Es eignet sich für das Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Beantworten von Beiträgen. OWA kann jedoch keine öffentlichen Ordner erstellen oder löschen.
Exchange 2016 sieht selbst keine Möglichkeit vor, um auch mobil mit dem Smartphone auf öffentliche Ordner zugreifen zu können. Hier springen mehrere Hersteller mit eigenen Apps ein, deren Funktionsumfang allerdings sehr unterschiedlich ausfällt.
Öffentliche Ordner können nicht nur für das gemeinsame Bereitstellen von Daten verwendet werden. Es ist zudem möglich, den Mail-Verkehr von Gruppen auf einen öffentlichen Ordner umzuleiten um damit die E-Mails einer Verteilergruppe zu archivieren. Dazu muss der öffentliche Ordner nur für E-Mail aktiviert und Mitglied der jeweiligen Verteilergruppe sein.
Allerdings sollten Public Folder nicht für die Archivierung missbraucht werden, beispielsweise wenn Benutzer ihre Quota ausgeschöpft haben. Das würde die Postfachbeschränkungen aushebeln und den Speicherverbrauch der öffentlichen Ordner übermäßig erhöhen. Exchange bietet für diese Aufgabe eine eigene Archivierungsfunktion.
Darüber hinaus stellen öffentliche Ordner keine Versionsverwaltung sowie kein Check-in/Check-out zur Verfügung, so dass sie sich für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten nicht empfehlen.
Schließlich gestaltet sich die Volltextsuche schwierig, weil Inhalte nicht über mehrere öffentliche Ordner hinweg durchsuchbar sind. Zudem werden sie nicht von der Exchange-Suche indiziert.
Öffentliche Ordner erstellen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, öffentliche Ordner zu erstellen. Zum einen kann man dies über die Web-Konsole (ECP) tun, zum anderen mittels PowerShell. Zudem lassen sich Public Folder auch direkt im Outlook anlegen. Die Verwaltung der öffentlichen Ordner über die Exchange Toolbox, wie es noch bei Exchange 2010 möglich war, ist in der aktuellen Version nicht mehr vorgesehen.
Der einfachste Weg führt zweifellos über die Exchange Web Console (ECP). Hier sind die öffentlichen Ordner in der Leiste links zu finden.
Hier können Sie mit einem Klick auf das (+) Pluszeichen einen neuen öffentlichen Ordner erzeugen. Standardmäßig dürfen nur Administratoren öffentliche Ordner auf der Root-Ebene anlegen.
Sobald der erste öffentliche Ordner existiert, können Sie darunter eine ganze Ordnerstruktur erzeugen. Es gilt dabei jedoch die Einschränkung, dass man über die Exchange Webkonsole den Typ des Ordners (etwa Kalender, Kontakt oder Aufgabe) nicht definieren kann (Standard ist immer ein Ordner). Dieser Schritt muss über Outlook oder PowerShell erfolgen.
Ordner für den Empfang von Mails konfigurieren
Um mit einem öffentlichen Ordner E-Mails empfangen zu können, klicken sie in der rechten Leiste bei E-Mail-Einstellungen auf Aktivieren.
Das nachfolgende Fenster bestätigen Sie mit Ja. Der ausgewählte Ordner ist jetzt bereit, E-Mails zu empfangen, dies kann man in der Ansicht in der Spalte E-Mail-Aktiviert gut erkennen.
Wenn Sie nun den Ordner noch weiter konfigurieren möchten, beispielsweise eine andere E-Mail-Adresse vergeben möchten, dann markieren Sie den eben E-Mail-aktivierten Ordner und klicken Sie danach auf den kleinen Stift in der Symbolleiste.
Darüber hinaus haben Sie bei Zustelloptionen die Möglichkeit auszuwählen, wer im Namen dieser Mail-Adresse Nachrichten versenden darf (soweit ist erforderlich sein sollte).
Zugriffsrechte einräumen
Damit die jeweiligen Benutzer, welche das Postfach oder die Ordner verwenden sollen, auch damit arbeiten können, müssen Sie zum Schluss noch entsprechende Ordnerberechtigungen vergeben. Diese finden Sie wieder in der rechten Leiste unter Ordnerberechtigungen - Verwalten.
Hier können nach dem gleichen Muster, nach dem man in Outlook einen Ordner für andere Benutzer freigibt, User mit angepassten Berechtigungen eingetragen werden. Die Vergabe von Berechtigungen ist natürlich auch mit dem Outlook-Client oder der PowerShell möglich.
Beachten Sie dabei bitte: Solle ihr Ordner bereits Unterordner enthalten, so wird die Berechtigung nicht vererbt. Legen Sie hingegen unter diesem Ordner neue Ordner an, dann wird die Berechtigung auf den neu angelegten Ordner übertragen.
Nach der Migration unserer Öffentlichen Ordner vom Exchange 2010 auf Exchange 2013 wurden die Öffentlichen Ordner in Outlook 2013 nicht mehr angezeigt.
Wobei hier noch zu differenzieren ist:
Bei Domänen-PCs funktionierte in allen Outlook-Versionen alles korrekt.
Bei PCs ausserhalb der Domain, wurden die Öffentlichen Ordner in Outlook 2007, 2010, Outlook for Mac 2011 und WebApp zwar angezeigt, man konnte jedoch nicht auf sie zugreifen. Fehlermeldung in etwa:
„Der Ordner kann nicht erweitert werden. Microsoft Exchange ist nicht verfügbar. Es bestehen Netzwerkprobleme, oder der Servercomputer mit Exchange wurde für Wartungsarbeiten heruntergefahren.“
Bei Outlook 2013 wurden die Öffentlichen Ordner erst gar nicht eingeblendet. Fehlermeldungen erschienen nicht. Patch-Stand war überall der aktuellste.
Es stellte sich nach tagelanger Fehlersuche heraus, dass mal wieder ein Autodiscover-Problem vorlag.
Hier muss kurz noch etwas zum Hintergrund der neuen „modernen“ Öffentlichen Ordner von Exchange 2013 gesagt werden: diese funktionieren nun als Postfächer in der normalen Mailbox-Database. Es gibt keine eigene Öffentliche-Ordner Datenbank mehr.
Der Fehler entstand dadurch, dass die Standardadresserstellungsrichtlinie das Öffentliche-Ordner Postfach mit der primären SMTP-Adresse @Domain.local angelegt hatte. Autodiscover versucht nun „“ zu öffnen, was natürlich fehlschlägt, da DNS @Domain.local natürlich nicht funktioniert. Daher können die Öffentlichen Ordner, bzw. das dazugehörige Postfach, nicht korrekt hinzugefügt werden.
Abhilfe:
//support.microsoft.com/kb/2788136
Kurz gesagt: Ändern der primären SMTP-Adresse des Öffentlichen-Ordner Postfaches auf eine über Autodiscover erreichbare Domain, optimalerweise natürlich wie die restlichen E-Mail-Adressen der Domain. Alternativ ändern der Standardadresserstellungsrichtlinie auf die Domain, die man auch extern nutzt (@Domain.de). Wir hatten das deshalb nicht gemacht, weil wir auch Hosting betreiben und daher als „Standarddomain“ unsere @local nutzen.
Ändern der primären SMTP-Adresse der PublicFolder Mailbox:
Set-Mailbox -publicfolder „Mailbox-Name“ -PrimarySMTPAddress -EmailAddressPolicyEnabled $false
Über:
Get-Mailbox -publicfolder | fl Name,*primary*
kann man sich die Adresse(n) auch anzeigen lassen.
Es dauert ca. eine Stunde, bis Active-Directory die Autodiscover.XML wieder überall veröffentlicht hat. Anschließend blenden sich die Öffentlichen Ordner von alleine bei den Outlooks ein.
Vorausgesetzt natürlich immer, dass Autodiscover vernünftig funktioniert. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die PCs sich im internen Netzwerk oder im Internet befinden. Nur Domänen-PCs nutzen noch die Service-URI im AD, so dass Autodiscover hier ggf. umgangen wird.
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